Hankinta, yhteishankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, kaupunginkanslia

Kaupunginhallitus päättää hylätä toimisto- ja julkitilakalusteiden hankintapäätökseen 31.10.2024 § 129 kohdistuvan Duo Interior Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen.

Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnassa (H018-24) tarjouksen antanut Duo Interior Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu kansliapäällikön toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinnasta 31.10.2024 § 129 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Duo Interior Oy vaatii hankintapäätöstä oikaistavaksi uudella, tarkistetulla päätöksellä taikka toissijaisesti hankinnan keskeyttämistä.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään ensinnä, että vertailu on tehty virheellisesti hintaliitteen puuttuvan laskukaavan vuoksi.

Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjoajia lataamaan tarjoukseensa tarjouspyynnön hintaliite (liite 5) täytettynä. Excel-muotoisessa hintaliitteessä on pyydetty hinnat riveittäin 28 eri pääpositiolle (tuotteelle) ja kolmelle alapositiolle (alatuotteelle). Vertailuhinta on määritelty selvästi hintaliitteen K-sarakkeessa: ”Nettohinta/kpl alv 0 % (Käytetään vertailuhintana)”. Tarjousportaalissa hankintamenettelyn aikana avoimesti julkaistussa lisätiedoissa (kysymykset ja vastaukset -osiossa) on vahvistettu millä tavoin vertailuhinta muodostuu. Kysymykseen "Muodostuuko vertailuhinta siitä, että hintaliitteen tuotteen nettohinta/kpl (K-sarake) kerrotaan määrällä (C-sarake) ja näin saadut rivikohtaiset vertailuhinnat lasketaan kaikista positioista (yht. 28 kpl) yhteen?" on vastattu yksiselitteisesti "Kyllä".

Tarjoajia on toisin sanoen pyydetty merkitsemään hintaliitteen K-sarakkeeseen tuotteen nettohinta ilman arvonlisäveroa. Hintapyyntö ei ole epäselvästi merkitty. Tarjouspyynnön kohdassa ”Päätöksenteon perusteet” todetaan, että ”Puitejärjestelyyn valitaan enintään kymmenen (10) sopimustoimittajaa. Toimittajat asetetaan halvimman vertailuhinnan perusteella etusijajärjestykseen. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään tässä hankinnassa ainoastaan halvinta hintaa. Hankittaville palveluille on asetettu vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien palveluiden pitää täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät täyty, hylätään tarjous tarjouspyynnön vastaisena.”

Hankintayksikkö on noudattanut tarjousvertailussa tarjouspyynnössään ilmoittamaansa menettelyä. Hankintayksikkö ei pidä hintaliitteen hintapyyntöä epäselvänä. Hintapyyntö on hyvin yksinkertaisella tavalla ilmoitettu hintaliitteellä. Vertailuhinnan muodostamista on selvitetty hankintamenettelyn aikana tarjousportaalin lisätiedoissa.

Toiseksi hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään, että hankintayksikkö olisi virheellisesti hyväksynyt Isku Interior Oy:n hankintaan soveltuvaksi tarjoajaksi. Hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan Isku Interior Oy ei täytä tarjouspyynnön taloudellista ja rahoituksellista vaatimusta.

Tarjoajan taloudellista ja rahoituksellista tilannetta on tarjouspyynnössä arvioitu pyytämällä tarjoajia vastaamaan ”Kyllä” kysymykseen ”Taloudellisen tilanteen tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavan tahon ratingluokituksessa on vähintään A tai riskiluokitus 1-3 tai vastaava.” Jos tarjoaja on vastannut ”Kyllä”, on tarjouksen liitteeksi tullut ladata ”Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava raportti, joka sisältää tarjoajan ratingluokituksen.”

Hankintayksikkö on tasapuolisesti tarkastanut kaikki tarjousten liitteiksi ladatut raportit. Isku Interior Oy:n raportti täytti vaatimuksen, jolloin hankintayksikkö hyväksyi tarjoajan mukaan menettelyyn.

Kolmanneksi hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään väitteitä puutteista käytettyjen kalusteiden verkkokauppavaatimuksen täyttämisessä. Hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan Lekolar-Printel Oy, Kuopion Woody Oy, Arvo Piiroinen Oy ja Isku Interior Oy eivät täytä vaatimusta.

Tarjouspyynnön mukaan ”Tarjoajalla tulee olla verkkokauppa tai muu sähköinen tilausjärjestelmä, jossa myytäviin käytettyihin kalusteisiin voi helposti tutustua.” Kysymykseen on tullut vastata ”Kyllä”. Tarjoukseen on vastauksen lisäksi tullut ladata kuvaus sähköisestä tilausjärjestelmästä. Hankintayksikkö on tarjoajien tarjousten perusteella hyväksynyt ”Kyllä”-vastauksen ja tasapuolisesti ja syrjimättä tarkastanut tarjouksen oheen ladatut kuvaukset sähköisestä tilausjärjestelmästä. Kuvaukset ovat täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksen.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään lisäksi, ettei käytettyjen kalusteiden vaatimus täytä hankinnan kohteelle hankintalaissa asetettuja vaatimuksia.

Tarjouspyynnön mukaan kilpailutuksen tavoitteena on solmia hankintasopimukset "kattavasta valikoimasta toimisto- ja julkitilakalusteita". "Sopimus kattaa määriteltyjen tuotteiden lisäksi myös sopimuskumppanin muun toimisto- ja julkitilakalustevalikoiman niin, että toimialojen, liikelaitoksien sekä Helsingin Konsernihankinta Oy:n osakkaiden kaikki erilaiset tarpeet voidaan toteuttaa. Tarjoajalla tulee olla valikoimissaan kattava valikoima sekä toimisto- että julkitilakalusteita. Julkitilakalusteilla tarkoitetaan esimerkiksi aulatilaan soveltuvia kalusteita."

Tarjouspyynnön mukaan hankinnan kohde on suhteellisen laaja, mutta kuitenkin selvästi rajattu toimisto- ja julkitilakalusteiden kategoriaan. Vaikkakaan hankinnan kohteen kuvausta ei ole enää käytettyjen kalusteiden verkkokauppavaatimuksen yhteydessä toistettu, on selvää, että käytetyillä kalusteilla tarkoitetaan hankinnan kohteen mukaisia kalusteita. Tällä yhteishankinnalla ja hankintaa toteuttavalla hankintasopimuksella on tarkoitus hankkia nimenomaan toimisto- ja julkitilakalusteita. Hankintaoikaisuvaatimuksessa viitattuja päiväkoti- ja koulukalustehankintoja varten Helsingin kaupungilla on erilliset menettelynsä ja hankintasopimuksensa.

Neljännessä hankintaoikaisuvaatimuksen kohdassa Duo Interior Oy viittaa poikkeuksellisen suuriin hintaeroihin ja tarjottujen hintojen oikeellisuuteen suhteessa tarjouspyynnön vaatimuksiin. Hankintayksikkö on hankintamenettelyn aikana vaatinut kilpailutuksessa ensimmäiseksi tulleelta tarjoajalta hankintalain 96 §:ssä tarkoitettua selvitystä tarjouksen hinnoista ja kustannuksista. Hankintayksikkö on tarkastanut selvityksen ja todennut sen osoittavan, ettei tarjoaja selvityksen perusteella riko lain säännöksessä mainittuja velvoitteita. Selvityksen perusteella ei myöskään ole syytä epäillä, etteikö tarjoaja kykenee toteuttamaan sopimusvelvoitteitaan sopimuskauden aikana riittävällä tavalla. Vertailussa tarjotut hinnat noudattavat muutoin tavanomaista jakaumaa eikä mikään viittaa siihen, että tarjouspyyntö olisi tuottanut keskenään vertailukelvottomia tarjouksia.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta on hallintolain 34 §:n mukaisesti kuultu seuraavia hankintaoikaisuvaatimuksessa mainittuja tähän hankintamenettelyyn osallistuneita tarjoajia: Arvo Piiroinen Oy, Isku Interior Oy, Kuopio Woodi Oy ja Lekolar-Printel Oy. Lausunnot ovat tämän esityksen liitteinä julkisilta osin.

Kuulemisessa ei ole noussut esiin seikkoja, jotka tukisivat hankintaoikaisuvaatimuksen väitteitä. Lausunnot vahvistavat hankintayksikön käsitystä siitä, ettei hankintamenettelyssä ole tapahtunut virhettä.

Hankintayksikkö on noudattanut hankintamenettelylle hankintalaissa asetettuja säännöksiä ja tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.