Hankinta, kävelyn apuvälineet, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

A Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää valita kävelyn apuvälineiden hankinnassa osa-alueittain ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Osa-alue 1: Kävelykepit jääpiikillä, ei taittuvat
1. Tukimet Oy
2. Berner Oy

Osa-alue 2: Kyynärsauvat jääpiikillä
1. Tukimet Oy
2. Berner Oy

Osa-alue 3: Kyynärsauvat jääpiikillä, anatominen
1. Tukimet Oy
2. Respecta Oy

Osa-alue 4: Kävelytelineet nelipyöräiset I
1. Respecta Oy
2. Tukimet Oy
3. Respecta Oy

Osa-alue 5: Kävelytelineet nelipyöräiset II
1. Apuvälinehuolto Avux Oy
2. Camp Scandinavia Oy
3. Respecta Oy
4. Tukimet Oy
5. Berner Oy

Osa-alue 6: Kävelytelineet nelipyöräiset III, XL-koko
1. Nordic Wear Intl Oy
2. Apuvälinehuolto Avux Oy
3. Tukimet Oy
4. Camp Scandinavia Oy

Osa-alue 7: Kävelypöydät erillisillä kyynärvarsituilla
1. Tukimet Oy
2. Berner Oy
3. Respecta Oy
4. Algol Trehab Oy
5. Camp Scandinavia Oy

Osa-alue 8: Kävelypöydät I, kyynärvarsitukipöydällä (kaasujousi)
1. MediMattress Oy
2. Algol Trehab Oy
3. Berner Oy
4. Camp Scandinavia Oy

Osa-alue 9: Kävelypöydät II, erillisellä kyynärvarsitukipöydällä (kaasujousi)
1. MediMattress Oy
2. Berner Oy

Osa-alue 10: Kävelypöydät III, erillisellä kyynärvarsitukipöydällä (sähköinen)
1. MediMattress Oy
2. Berner Oy

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valinnat ja ensisijaisuusjärjestys on tehty tarjousvertailun (liite 1 Tarjousten vertailutaulukko) mukaisesti.

Kunkin toimittajan kanssa tehdään erillinen sopimus. Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 15.2.2025–30.1.2027. Sopimusta voidaan tilaajan niin päättäessä jatkaa kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokaudet mukaan lukien on noin 2 400 000 euroa (alv 0 %).

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

B Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii tarpeiden mukaan kävelyn apuvälineitä lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille sekä toimialan eri yksiköiden käyttöön.

Hankinnan kohde

Kilpailutettu hankinta koskee kävelyn apuvälineiden hankintaa. Hankinnan tavoitteena on perustaa kävelyn apuvälineiden hankinnasta puitejärjestely Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön.

Hankinta oli jaettu 10 osa-alueeseen:

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon.

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 21.10.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee täyttyä koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 4.11.2024 klo 16.00 mennessä. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai 29 kysymyskokonaisuutta, johon vastattiin 8.11.2024.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty.

Rinnakkaiset tarjoukset hyväksyttiin osa-alueissa 4, 5 ja 6.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 21.11.2024 klo 9.00 mennessä tarjouksensa jätti yhdeksän (9) tarjoajaa. Tarjoajat jättivät tarjouksia osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1: Kävelykepit jääpiikillä, ei taittuvat:
- Berner Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 2: Kyynärsauvat jääpiikillä:
- Berner Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 3: Kyynärsauvat jääpiikillä, anatominen:
- Berner Oy
- Nordic Wear Intl Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 4: Kävelytelineet nelipyöräiset I:
- Respecta Oy (kaksi tarjousta)
- Tukimet Oy

Osa-alue 5: Kävelytelineet nelipyöräiset II:
- Apuvälinehuolto Avux Oy
- Berner Oy
- Camp Scandinavia Oy
- Nordic Wear Intl Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 6: Kävelytelineet nelipyöräiset III, XL-koko:
- Apuvälinehuolto Avux Oy
- Camp Scandinavia Oy
- Nordic Wear Intl Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 7: Kävelypöydät erillisillä kyynärvarsituilla:
- Algol Trehab Oy
- Berner Oy
- Camp Scandinavia Oy
- Respecta Oy
- Tukimet Oy

Osa-alue 8: Kävelypöydät I, kyynärvarsitukipöydällä (kaasujousi):
- Algol Trehab Oy
- Berner Oy
- Camp Scandinavia Oy
- MediMattress Oy
- Respecta Oy

Osa-alue 9: Kävelypöydät II, erillisellä kyynärvarsitukipöydällä (kaasujousi):
- Berner Oy
- MediMattress Oy

Osa-alue 10: Kävelypöydät III, erillisellä kyynärvarsitukipöydällä (sähköinen)
- Berner Oy
- MediMattress Oy

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 21.11.2024 sähköisessä järjestelmässä. Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä saapuneisiin tarjouksiin Algol Trehab Oy:ltä, Berner Oy:ltä, Nordic Wear Intl Oy:ltä, Respecta Oy:ltä sekä Tukimet Oy:ltä.

Algol Trehab Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 7 tarjottujen tuotteiden pyörien kokoon liittyen.

Berner Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 5 tarjottujen tuotteiden pyörien kokoon liittyen sekä lisäksi tarjouslomakkeessa ilmoitettuun toimittajan rekisteröitymiseen liittyvään viranomaisvaatimukseen liittyen.

Nordic Wear Intl Oy:ltä pyydettiin täsmennystä huoltopalveluiden järjestämiseen ja alihankintaan liittyen.

Respecta Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 5 tarjotun tuotteen ilmoitettuun painoon liittyen.

Tukimet Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 2 tarjotun tuotteen vaatimustenmukaisuusvakuutukseen sekä esitteessä ja tarjouslomakkeessa ilmoitettuun tuotteen korkeudensäätöväliin liittyen.

Kaikki tarjoajat toimittivat vaaditut täsmennykset täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa.

Tarjousten tarkistamisen ja saatujen täsmennysten perusteella kaikki saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli halvin hinta. Tarjousten laatutekijät oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla. Tarjoukset vertailtiin ja valinnat tehtiin osa-alueittain. Hintojen vertailussa huomioitiin osa-alueittain jokainen positio (kohde). Kullakin osa-alueella osa-aluekohtainen kokonaisvertailuhinta muodostui tarjouksessa annetuista positiokohtaisista yksikköhinnoista kertomalla yksikköhinta kyseisen position arvioidulla vuosittaisella hankittavalla määrällä ja laskemalla näin saadut osa-alueen positioiden vertailuhinnat yhteen. Tarjoajat asetettiin tarjouksen saaman kokonaisvertailuhinnan perusteella osa-alueittain ensisijaisuusjärjestykseen.

Tarjoajien tarjouksen saama kokonaisvertailuhinta sekä ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Kävelyn apuvälineiden hankinnan ennakoiduksi kokonaisarvoksi on arvioitu noin 2 400 000 euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Sopimusten allekirjoittaminen

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen) tai muuttamiseen, päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä ja muuttamista koskeva päätösvalta on toimialajohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.