Hankinta, minikilpailutus, asiakaskokemuksen ja palveluympäristön kehittämisen, palvelukonseptin ja tilakuvauksen muotoilu, Malminkartanon kirjasto, uudisrakennus
Malminkartanon kirjaston uudisrakennuksen asiakaskokemuksen ja palveluympäristön kehittämisen, palvelukonseptin ja tilakuvauksen muotoilun hankinta
Päätös
Hallintojohtaja päätti, että Malminkartanon kirjaston uudisrakennuksen asiakaskokemuksen ja palveluympäristön kehittäminen, palvelukonseptin ja tilakuvauksen muotoilu hankitaan Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn kuuluvalta palveluntuottajalta Pentagon Design Oy:ltä.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on enintään 40 460 euroa. Sopimuskausi on 10.4.-16.10.2024. Samalla hallintojohtaja valtuuttaa viestintä- ja markkinointipäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.
Päätöksen perustelut
Hankinta tehtiin minikilpailutuksena puitesopimuskumppaneiden kesken
Hankinta on minikilpailutettu Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyn H 88-21/HEL 2022-002395 mukana olevien tarjoajien kesken. Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille kuudelle palveluympäristöjenmuotoilun osa-alueen puitesopimustoimittajalle. Tarjouksen jätti määräaikaan 28.3.2024 kello 12.00 mennessä neljä tarjoajaa: Rune & Berg Design Oy, Kuudes Kerros Helsinki Oy, Agile Work Oy ja Pentagon Design Oy.
Minikilpailutukseen osallistuneet tarjoukset arvioitiin ja pisteytettiin Malminkartanon kirjaston palvelumuotoilun projektiryhmän kanssa. Ryhmään kuuluu edustus kirjastopalveluista, kulttuuripalveluista, nuorisopalveluista, toimialan tilapalveluista sekä vuorovaikutusasiantuntija viestintä- ja markkinointipalveluista.
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa arvioitiin laadun ja hinnan suhdetta, laatu 60 % ja hinta 40 %. Laadun vertailussa kiinnitimme huomiota referensseihin, prosessin kuvaukseen, osallisuuden toteutumiseen ja projektitiimin kokoonpanoon. Arviointitaulukko on liitteenä.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valittiin
Vertailun perusteena kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Pentagon Design Oy. Pentagon Designin tarjous vastasi parhaiten arvioituihin osa-alueisiin.
Pentagon Designin tarjouksessa oli huomioitu kirjaston uudistuva rooli monipuolisena kansalaispalveluna ja moniulotteisena toimintaympäristönä. Tarjouksessa esitettiin uskottavia tapoja lähestyä Malminkartanon kaupunkiuudistusalueen erityiskysymyksiä, segregaation ehkäisyä ja osallisuuden monipuolisuutta Malminkartanon kirjastohankkeessa. Osallistamisen kuvauksessa oli huomioitu nykyisten asiakkaiden lisäksi myös potentiaaliset asiakkaat sekä erityisryhmät. Prosessin kuvaus oli esitetty selkeästi ja aikataulutus ja vaiheistus oli tiukan aikataulun puitteissa ja realistinen.
Hankinnan kohde ja lopputulokset
Palvelumuotoiluhankinnan lopputuotoksia ovat Malminkartanon kirjaston uudisrakennuksen palvelukonsepti sekä tilakuvaus. Uuden kirjaston suunnittelussa on tunnistettu alustavasti joitain keskeisiä kysymyksiä ja haasteita, joihin palvelumuotoiluvaiheessa haetaan ratkaisuja. Kirjaston alustavaa palvelukonseptia ja tilakuvausta kehitetään työssä näistä tunnistetuista haasteista ja tavoitteista käsin:
• Asukkaiden yhteisöllisyyden lisääminen ja mahdollistaminen ovat uudessa kirjastossa keskeisessä osassa. Malminkartano on kaupunkiuudistusalue, mikä luo uuden kirjaston kehittämiselle roolia ja painetta esimerkiksi segregaation ehkäisyssä alueella. Kirjaston kehittämistyöhön tulee osallistaa alueen sidosryhmiä monipuolisesti.
• Nykyinen Malminkartanon kirjasto palvelee suhteellisen pientä käyttäjäkuntaa, uuden kirjaston tulee tavoittaa Malminkartanon ja lähialueiden asukkaat ja muut sidosryhmät laajemmin.
• Julkista, asukkaiden käytössä olevaa tilaa on alueella vähän, joten uuden kirjaston tilojen tulisi taipua erilaisiin ja monenlaisiin tarpeisiin. Uudet, rakennettavat tilat ovat herättäneet kiinnostusta myös kaupungin muissa toimijoissa ja keskusteluja on käyty muun muassa koulujen, nuorisopalveluiden, liikunnan ja kulttuurin kanssa.
• Lasten, lapsiperheiden ja nuorten palvelut, toiminnot ja tilat ovat Malminkartanon uudessa kirjastossa tärkeässä roolissa.
• Yhtenä tavoitteena hankkeella on harrastamismahdollisuuksien vahvistaminen kampusalueella.
Malminkartanon kirjaston alustava, yhdessä asiakas- ja sidosryhmien kanssa kehitetty palvelukonsepti käsittää seuraavat osa-alueet:
• Kattava asiakas- ja sidosryhmätieto - muodostetaan ymmärrys tarpeista ja toiveista yhdessä keskeisten asiakas- ja sidosryhmien kanssa.
• Asiakas- ja sidosryhmäymmärrykseen perustuvat avainasiakasprofiilit sekä kuvaus näiden asiakkaiden ja sidosryhmien kriittisimmistä tarpeista.
• Tavoitellun asiakaskokemuksen periaatteet tai ajurit, jotka ohjaavat myöhemmän vaiheen tilasuunnittelua.
• Palvelurajaukset - edellisistä johdettu alustava listaus ydinpalveluista.
Malminkartanon kirjaston tilakuvaus pohjautuu työssä syntyvään palvelukonseptiin ja sisältää seuraavat osa-alueet:
• Keskeisempien asiakaspolkujen kuvaus tilassa.
• Toiminnalliset ja tunnelmalliset tilakuvaukset tai suunnitteluperiaatteet.
• Palveluympäristöjen hierarkia ja tilojen keskinäiset riippuvuussuhteet.
• Tavoiteltu kokemus tiloittain.
• Tavoiteltu toiminnallisuus tiloittain.
This decision was published on 16.04.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta joko tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai pyytämällä markkinaoikeudelta käsittelylupaa valituksen tekemiseksi taikka tekemällä molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin muutoksenhakija haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä käsittelylupaa.
Lupa on myönnettävä, jos
- asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samankaltaisissa asioissa tärkeää tai
- siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.
Käsittelylupahakemus ja valitus toimitetaan markkinaoikeudelle yhdessä.
Muutoksenhakuaika
Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen noudattamatta hankintalain mukaista odotusaikaa.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Käsittelylupahakemus ja valitus on toimitettava muutoksenhakuviranomaiselle viimeistään muutoksenhakuajan viimeisenä päivänä ennen muutoksenhakuviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos muutoksenhakuajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa käsittelylupahakemuksen ja valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Muutoksenhakuviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Muutoksenhakuasiakirjan muoto ja sisältö
Muutoksenhakuasiakirja, joka sisältää käsittelylupahakemuksen ja valituksen, on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Käsittelylupahakemuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös)
- peruste, jolla käsittelylupaa haetaan
- syyt, joiden nojalla hakija katsoo, että käsittelyluvan myöntämiselle on olemassa edellä mainittu peruste.
Valituksessa on ilmoitettava
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset)
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Muutoksenhakuasiakirjassa on ilmoitettava muutoksenhakijan nimi ja yhteystiedot. Jos muutoksenhakijan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos muutoksenhakuasiakirjan laatijana on joku muu henkilö, asiakirjassa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.
Muutoksenhakuasiakirjassa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli muutoksenhakija on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinaoikeus valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Muutoksenhakuasiakirjaan on liitettävä
- muutoksenhaun kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan hankintalaissa määritellyn odotusajan kuluttua. Puitejärjestelyihin perustuvien hankintojen osalta hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen ennen odotusajan päättymistä, mutta tällöin valitusaika on 14 vuorokauden sijasta 30 vuorokautta päätöksen tiedoksisaannista.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Johanna Laukkanen, vuorovaikutusasiantuntija, puhelin: 09 310 34904
Essi Eranka, viestintä- ja markkinointipäällikkö, puhelin: 09 310 74342