Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2022, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan liikuntajaosto merkitsee tiedoksi KPMG Oy:n tilinpidon tarkastusraportit koskien vuoden 2022 avustuksen saajia.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan liikuntajaosto päättää periä takaisin vuoden 2022 määrärahasta SC Helsinki United ry:lle myönnetyt toiminta- ja tilankäyttöavustukset, koska avustuksia ei ole käytetty liikuntajaoston 5.4.2022, § 8 päätöksen mukaisiin tarkoituksiin. Takaisinperittävä summa on 5 468 euroa. Avustuksen takaisinmaksu tapahtuu Helsingin taloushallinnosta saapuvalla laskulla.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta sekä hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4.)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa (liikunta, kulttuuri ja nuoriso) palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidon tarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Tarkastukset toteutettiin yhdessä nyt viidettä kertaa kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätöksen (6.6.2023, § 76) mukaisesti. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidon tarkastuksen koskien vuotta 2022 kokouksessaan 11.6.2024, § 79. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2025.

Liikuntajaoston, nuorisojaoston ja kulttuuri- ja kirjastojaoston avustuksista päätettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusperiaatteita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita. Liikuntajaosto päätti vuoden 2022 liikunnan avustuslajikohtaisista kriteereistä ja myöntämisperusteista kokouksessaan 2.11.2021, § 22.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muita toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastusten keskeisenä tavoitteena on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla myös kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustuksiin liittyvää neuvontaa ja opastusta. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin.

Vuoden 2022 tilinpidon tarkastuksen toteuttajana jatkoi KPMG Oy toimeksiantosopimuksella. Liikunnan avustusten osalta seurojen toimintaa tarkasteltiin suhteessa kaupunkiyhteisiin avustusohjeisiin ja periaatteisiin, liikuntajaoston päättämiin toiminta- ja tilankäyttöavustusten myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastus kohdistui kuuteen avustusta saaneeseen liikuntaseuraan, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen. Tarkastettaville seuroille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, jotka heidän tuli toimittaa tarkastusta varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tarkastetut liikuntaseurat olivat:

Yhteenvetona tarkastuksista todettiin, että yhdistykset tekevät parhaansa taloudenhallinnassa ja toiminnan seurannassa. Haasteita tuottaa tietosuojan näkökulmasta osallistujatietojen arkistointi. Yhdistykset ovat hyvin varovaisia asian suhteen ja osittain tietoja oli ehditty jo hävittää.

Ainoastaan yhden seuran kohdalla oli havaittavissa selviä puutteita. Tarkastuksen yhteydessä KPMG totesi, että SC Helsinki United ry:n toiminnasta ei ole varmuutta eikä taloudenhoidosta annettu luotettavaa kuvaa. Vuoden 2022 toiminta-avustuksen käyttöä ei voitu tarkistaa kirjapidosta, eikä hallituksen kokouspöytäkirjoja ollut saatavilla. KPMG:lle toimitettu aineiston perusteella, ei voitu todentaa, että kyseinen seura toimisi kertomansa mukaan. Tarkastuksen perusteella yhdistyksen toiminnassa on lukuisia hallinnollisia puutteita ja sääntöjenvastaisuuksia. Koska avustusta ei voida katsoa tarkastuksen perusteella käytetyksi avustuspäätöksen mukaiseen käyttötarkoitukseen, tulee se maksaa takaisin.

SC Helsinki United ry:n kanssa pidettiin kokous 8.8.2024, jossa seuran kanssa käytiin läpi tarkastusraportti sekä miten sen tulee vastaisuudessa menetellä ja korjata toimintaansa, jotta seura voisi saada avustuksia jatkossa. Kaikkien tarkastuksen kohteina olleiden seurojen kanssa järjestetään vastaava palautekeskustelu, jossa käydään läpi tarkastuksen tulokset.