Hankinta, energiakaivokentän vaikutusalueen laskentatyökalu, kaupunkiympäristön toimiala

Projektitoimisto-yksikön päällikkö päätti hankkia horisontaaliseen yhteistyöhön liittyen Geologian tutkimuskeskukselta energiakaivokenttien vaikutusalueen laskentatyökalun suunnitteluun, toteutukseen, ylläpitoon sekä mahdolliseen jatkokehitykseen liittyviä palveluita. Kaupunkiympäristön toimialan osuus hankinnan arvosta on arviolta enintään 251 420 euroa (alv 0 %).

Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Kaupunkiympäristön toimialalla on käynnistetty ICT-kehittämisprojekti, jonka tavoitteena on kehittää digitaalinen työkalu energiakaivokenttien vaikutusalueen laskentaan (eVala). Työkalun on tarkoitus tukea erityisesti rakennusvalvonnan lupaprosesseja. Esimerkiksi maalämpökaivon poraaminen edellyttää toimenpidelupaa rakennusvalvonnalta, ja lupakäsittelyn yhteydessä on tarpeen arvioida kiinteistöillä sijaitsevien energiakaivojen yhteisvaikutuksia.

Työkalu on tarkoitus toteuttaa yhteistyössä Geologian tutkimuskeskuksen kanssa. Geologian tutkimuskeskus on työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalaan kuuluva, puolueeton ja voittoa tavoittelematon valtion virasto. Geologian tutkimuskeskuksen kanssa on vuosien 2023–2024 aikana neuvoteltu mahdollisuudesta toteuttaa työkalu niin sanotulla horisontaalisen yhteistyön mallilla sekä tähän liittyvän yhteistyösopimuksen ehdoista.

Tarkoituksena on, että yhteistyön tuloksena syntyisi tietoverkon kautta selaimella käytettävä helppokäyttöinen ja yhteismitallinen sovellus, jolla loppukäyttäjä pystyy tekemään laskelmia ja arvioimaan energiakaivokenttien vaikutuksia kiinteistöjen välillä. Tarkoituksena on, että työkalu toteutetaan Geologian tutkimuskeskuksen käyttöympäristöön, ja Geologian tutkimuskeskus tulee omistamaan työkalun sekä vastaamaan sen kehittämisestä ja ylläpidosta. Kaupunkiympäristön toimiala osallistuu muun muassa työkalun rahoitukseen, käyttäjävaatimusten määrittelyyn ja saa oikeudet käyttää työkalua ja muita yhteistyöhön liittyviä aineistoja.

Sopimukseen liittyvä yhteistyö jakautuu suunnittelu-, toteutus- ja palveluvaiheeseen. Yhteistyön tarkemmista ehdoista on tarkoitus sopia päätöksen liitteenä olevan sopimusluonnoksen ehtojen mukaisesti. Suunnittelu-, toteutus- ja palveluvaiheissa kustannustenjaosta on tarkoitus sopia siten, että Kaupunkiympäristön toimiala vastaa 70 prosentista ja Geologian tutkimuskeskus 30 prosentista kustannuksista.

Kaupunkiympäristön toimialan suurempi maksuosuus on perusteltavissa sillä, että ensi vaiheessa kehitettävä työkalu tulee sellaisenaan palvelemaan lähinnä Kaupunkiympäristön toimialan tarpeita. Sopijapuolet ovat kuitenkin suhtautuneet lähtökohtaisesti myönteisesti myös ajatukseen siitä, että yhteistyöhön ja työkalun käyttäjiksi voisi liittyä myöhemmin myös muita vastaavia tehtäviä hoitavia julkisyhteisöjä. Mikäli työkalun käyttöä haluttaisiin laajentaa esimerkiksi muiden julkisyhteisöjen käyttöön, tällaisesta muutoksesta ja sen vaikutuksista esimerkiksi sopijapuolten maksuosuuksiin neuvotellaan ja sovitaan erikseen.

Yhteistyön kustannusten on etukäteen arvioitu jakautuvan siten, että suunnitteluvaiheen arvonlisäverottomat kustannukset olisivat Kaupunkiympäristön toimialalle enintään 31 692 euroa, toteutusvaiheen kustannukset enintään 111 232 euroa sekä palveluvaiheeseen liittyvät jatkuvien palveluiden kustannukset enintään 38 496 euroa 48 kuukaudelta laskettuna. Lisäksi sovelluksen mahdollisiin erikseen tilattaviin jatkokehitystöihin varaudutaan enintään 70 000 euron osuudella 48 kuukaudelta laskettuna. Näin ollen Kaupunkiympäristön toimialan osuudeksi kaikista hankinnan 48 kuukauden ennakoiduista kustannuksista voidaan lasketa enintään 251 420 euroa.

Hankintaan ei sovelleta hankintalakia, sillä kyse on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 16 §:n mukaisesta hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävästä hankintayksiköiden välisestä horisontaalisesta yhteistyöstä.

Hankinnan kilpailuttamatta jättämisen perustelut

Hankintalain 16 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintayksiköiden väliseen hankintaan, jolla hankintayksiköt toteuttavat yhteistyössä ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi niiden vastuulla olevat yleisen edun mukaiset julkiset palvelut. Lisäksi edellytyksenä on, että enintään viisi prosenttia ja enintään 500 000 euron osuus yhteistyön piiriin kuuluvista palveluista tuotetaan muita kuin sopimuksen osapuolia varten.

Tässä tapauksessa molemmat yhteistyön osapuolet eli kaupunkiympäristön toimiala ja Geologian tutkimuskeskus ovat julkisia hankintayksiköitä. Molemmilla hankintayksiköillä on myös sellaisia limittäisiä lakiin perustuvia ja yleisen edun mukaisia tehtäviä, joiden takia yhteistyöhön liittyvät hankinnat voidaan toteuttaa 16 §:n mukaisella horisontaalisen yhteistyön mallilla.

Kaupunkiympäristön toimialan alaisuudessa toimivien rakennusvalvontapalveluiden tehtävänä on käsitellä maankäyttö- ja rakennuslain (132/1999) mukaisesti maalämpökaivon poraamiseen liittyvät toimenpideluvat ja arvioida lupakäsittelyn yhteydessä myös maankäytöllisiä ja ympäristöllisiä vaikutuksia. Nyt kehitettävä työkalu palvelee erityisesti lupakäsittelyyn liittyvää vaikutusten arviointia. Työkalussa on tarkoitus hyödyntää kaupunkiympäristön toimialan tuottamia kartta-aineistoja.

Geologian tutkimuskeskuksesta annetun lain (167/2011) mukaisesti Geologian tutkimuskeskuksen toiminnan tavoitteita ovat muun muassa luoda ja ylläpitää kansainvälisesti korkeatasoista tieteellistä geologian alan tietoa ja osaamista sekä tuottaa innovaatioita yhteiskunnan ja elinkeinoelämän tarpeisiin. Tässä tapauksessa kyse on uudentyyppisen, kaupunkiympäristön toimialaa ja tulevaisuudessa mahdollisesti muitakin viranomaistoimijoita palvelevan innovatiivisen ratkaisun toteuttamisesta. Geologian tutkimuskeskuksen tuottamaa geologista tutkimustietoa hyödynnetään myös nyt kehitettävän työkalun laskelmien lähtötietoina.

Horisontaalista yhteistyötä koskevan poikkeuksen soveltamista puoltaa lisäksi se, että yhteistyötä ja siihen liittyviä hankintayksiköiden välisiä varojen siirtoja ohjaavat ainoastaan yleisen edun mukaiset näkökohdat. Kummankaan osapuolen tarkoituksena ei ole tehdä yhteistyösopimuksen perusteella voittoa tai muukaan vastaava kaupallinen tarkoitus, vaan kustannustenjakoperiaatteet on määritelty siten, että yhteistyötä toteutetaan omakustanneperusteisesti. Tarkoitus on myös sopia siitä, että jos hankintayksiköt käyttävät yhteistyön toteuttamiseen liittyen alihankkijoinaan yksityisiä toimijoita, kumpikin hankintayksikkö vastaa tahollaan siitä, että tällaiset alihankinnat on toteutettu hankintalain vaatimusten mukaisesti.

Valtiontukiarviointi

Helsingin kaupungin talousarvion noudattamisohjeiden mukaan kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja virastojen on kaikkien sellaisten toimenpiteiden yhteydessä, joilla kaupunki kanavoi varoja yrityksiin, selvitettävä ennakkoon tuen hyväksyttävyys EU:n valtiontukisääntelyn näkökulmasta sekä sisällytettävä kyseinen valtiontukiarviointi asiaa koskevaan päätökseen.

Yhteistyön puitteissa toteutettavassa hankinnassa on kyse lähtökohtaisesti vastikkeellisen palvelun suorittamisesta, eikä valtiontuesta yritykselle. Kuitenkaan hankintaa ei kilpailuteta, joten hankinnalle ei ole määriteltävissä tarkkaa kilpailutettua markkinahintaa ja siten on mahdollista, että osa hankinnasta olisi katsottavissa tosiasiallisesti tueksi yritykselle. Tästä syystä hankinnasta on suoritettava valtiontukiarviointi.

Valtiontukiarvioinnin osalta on todettavissa, että kyse on kahden julkisen hankintayksikön välisestä järjestelystä, johon liittyvää varojen siirtoa ohjaavat ainoastaan yleisen edun mukaiset tavoitteet. Siten varojen siirroissa kyse ei ole hankintayksikön näkemyksen mukaan sellaisesta yrityksen taloudellisesta toiminnasta, jota valtiontukisääntely koskisi. Mikäli hankintayksiköt kanavoivat järjestelyyn liittyviä varoja edelleen alihankkijoilleen tai vastaaville yksityisille toimijoille, hankintayksiköiden olisi tällaisten järjestelyjen osalta edelleen varmistuttava osaltaan hankinta- ja valtiotukisääntelyn noudattamisesta. Tästä on kirjattu asiaan kuuluvat ehdot myös hankintayksiköiden väliseen yhteistyösopimukseen.

Siten on todettavissa, ettei yhteistyöhön liittyvä sopimusjärjestely sisällä tosiasiallista valtiontukea yritykselle. Lisäksi voidaan huomioida, että arvio Kaupunkiympäristön toimialan osuudesta koko hankkeen yhteenlasketuista kustannuksista jäisi joka tapauksessa komission asetuksessa (EU) 2023/2831 vähämerkityksisille valtiontuille määritellyn 300 000 euron de minimis -kynnyksen alle.

Sopimuksen syntyminen

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu.

Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes työkalun hyväksytystä käyttöönotosta on kulunut 12 kuukautta. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ja on irtisanottavissa kaupunkiympäristön toimialan osalta 6 kuukauden ja Geologian tutkimuskeskuksen osalta 12 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta) mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaisesti projektitoimisto-yksikön päälliköllä on hankintavaltuudet ICT-hankinnoissa enintään 800 000 euroon (alv 0 %) saakka. Yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.