Työryhmän asettaminen, tietosuojatyöryhmä, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö asetti pysyvän Helsingin kaupungin tietosuojatyöryhmän.

Työryhmän tehtävänä on koordinoida kaupungin tietosuojakäytäntöjen yhtenäisyyttä. Työryhmän tehtävänä on myös kehittää kaupungin tietosuojakäytäntöjä koskevaa ohjeistusta sekä prosesseja tietosuojan toteuttamiseksi ja sen osoittamiseksi, että tietosuoja toteutuu kaupungin toiminnassa.

Työryhmän jäsenistöön kuuluvat tietosuojavastaava, apulaistietosuojavastaava, sekä kaupunginkanslian, toimialojen, virastojen ja liikelaitosten tietosuojan ja tietoturvan vastuuhenkilöt. Työryhmän työskentelyyn voivat osallistua myös muut kaupungin eri organisaatioiden erikseen osoittamat tahot.

Työryhmän puheenjohtajana toimii tietosuojavastaava.

Työryhmä asettaa tarvitsemansa alatyöryhmät, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin työryhmän jäseniä. Työryhmä ottaa itselleen tarvitsemansa sihteerit.

Jos varsinaiselle jäsenelle ei ole nimettyä varajäsentä, voi varsinainen jäsen pyytää kokoukseen sopivaksi katsomansa sijaisen. Organisaatio voi vaihtaa työryhmän jäsenen esimerkiksi tehtävävaihdosten tai henkilöstömuutosten vuoksi.

Työryhmän toimintaan osallistuvat henkilöt valitaan asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Työryhmä raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle antaen vuosiraportin työryhmän toiminnasta vuosittain kesäkuun loppuun mennessä.

Kansliapäällikkö asetti kaupungille ensimmäisen tietosuojatyöryhmän vuonna 2017. Vuodesta 2018 tietosuojatyöryhmä on asetettu kahden vuoden välein.

Nyt asetettava työryhmä jatkaa aiempien työryhmien työtä. Työryhmän työskentelylle on pysyvä tarve, sillä on tunnistettu, että tietosuojan merkitys kasvaa jatkuvasti. Tietosuojatyö Helsingin kaupungilla vaatii jatkuvaa kehitystä ja yhtenäistämistä koko kaupungin laajuudessa.

Tietosuoja on otettava huomioon kehitettäessä ja suunniteltaessa kaupungin toimintaa sekä valittaessa ja käytettäessä sovelluksia, palveluja ja tuotteita, jotka perustuvat henkilötietojen käsittelyyn tai käsittelevät henkilötietoja. Sisäänrakennetulla ja oletusarvoisella tietosuojalla on varmistettava, että kaupunki pystyy täyttämään tietosuojavelvoitteensa. Kaupungin tulee toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi kaupungin toiminnassa.

Tietosuojasta säädetään EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (EU 2016/676), tietosuojalailla (1050/2018) ja muulla kansallisella lainsäädännöllä.

Työryhmän toimintaan osallistuvat henkilöt on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät.