Henkilötietojen luovutus eläkkeiden maksatuspalvelun siirron yhteydessä, Keva, kaupunginkanslia

Henkilöstöjohtaja päättää, että kaupungin vanhojen eläkesääntöjen piiriin kuuluvien eläkkeensaajien henkilötiedot luovutetaan Kevalle liittyen kyseisten eläkkeiden maksatuspalvelun siirtämiseen Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksesta Kevaan.

Hallintosäännön 12 luvun 3 §:n 7 kohdan mukaan henkilöstöjohtaja antaa henkilöstöhallintoa koskevia menettelyohjeita.

Kaupunginhallituksen rekisterinpitoon liittyviä vastuita ja tehtäviä kaupunginkansliassa koskevan päätöksen 7.3.2022 § 182 mukaisesti henkilöstöhallintorekisterin vastuuhenkilönä toimii henkilöstöjohtaja. Rekisterin tarkoituksena on muun muassa kaupungin eläkesäännön mukaisten eläkkeiden tietojen hallinta ja maksatus. Henkilötietoja luovutetaan lainsäädäntöön perustuen massasiirtoina muun muassa työeläkevakuutuslaitoksille.

Kansliapäällikkö on päättänyt (17.6.2024, § 88) siirtää Helsingin kaupungin vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuspalvelun taloushallintopalveluliikelaitoksesta Kevaan 1.10.2024 lukien. Vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuspalvelun piiriin kuuluu yhteensä 453 eläkettä. Helsingin kaupungilla säilyy edelleen maksatuspalvelun siirron piiriin kuuluvien eläkkeiden hallinnointi siltä osin, kuin kyse on eläkkeiden alkamisesta, euromääristä ja eläkelajimuutoksista, joista kaupunki tuottaa tiedot Kevalle.

Keva voi sopimuksen perusteella tuottaa eläkehallintopalveluja sekä niiden hoidossa tarvittavia tukipalveluja Kevasta annetun lain (66/2016) 2 §:n mukaisesti. Hallituksen esityksessä (21/2015) todetaan lisäksi, että Kevan jäsenyhteisöt voivat antaa myöntämiensä eläkkeiden maksupalvelun Kevan tehtäväksi. Helsingin kaupunki saa eläkepalvelut Kevalta 4.12.2003 tehdyn maksupalvelusopimuksen perusteella, jossa on mukana erillinen tietosuojasopimus.

Julkisten alojen eläkelain (81/2016) 153 §:n 1 ja 2 momentissa mainituin tavoin julkinen työnantaja on velvollinen ilmoittamaan Kevalle lain piiriin kuuluvien henkilöiden tietoja, kuten esimerkiksi henkilö-, palvelussuhde- ja palkkatietoja, muita eläkeoikeuteen ja maksuvelvollisuuteen liittyviä tietoja sekä tietoja, jotka ovat välttämättömiä eläketurvan järjestämiseksi, eläkeasian ratkaisemiseksi tai jotka muutoin ovat välttämättömiä lain mukaisten tehtävien toimeenpanossa. Lisäeläke kuuluu saman lain 7 §:n 1 momentin mukaan kyseisen lain soveltamisalaan.

Keva on esittänyt selvityksen tarvitsemistaan maksatuspalvelun siirron piiriin kuuluvien eläkkeeensaajien henkilötiedoista (liite 1). Eläkkeensaajia informoidaan maksatuspalvelun siirtämisestä ja tarvittavat henkilötiedot luovutetaan Kevalle edellä mainitun kansliapäällikön päätöksen saatua lainvoiman.