Hankinta, muuttopalvelut, rakentamispalveluliikelaitos Stara

Rakentamispalveluliikelaitoksen johtokunta päättää hylätä Helsingin KTK Oy, Martela Oyj, Muuttohaukat Oy ja Suomen Opiskelijamuutot Oy tarjoukset esityslistatekstissä ja liitteessä mainituista syistä (liite 1), sekä oikeuttaa Staran toimitusjohtajan tekemään sopimukset muuttopalvelujen tuottamisesta Fastlane Finland Management Oy, Muuttopalvelu Forsman Oy, Niemi Palvelut Oy ja Secon Service Oy kanssa ajaksi 1.1.2025 – 31.12.2027.

Lisäksi johtokunta päättää oikeuttaa Staran logistiikan kuljetuspalveluyksikön tekemään tilauksia palveluntuottajaksi valituilta sopimuskauden aikana hankinnan ennakoidulla arvonlisäverottomalla kokonaisarvolla, joka on enintään 4,2 miljoonaa euroa (alv 0 %).

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Sopimukset tehdään vasta, kun palvelutuottajaksi valittu on toimittanut rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa tai 6 b §:ssä tarkoitetut otteet, ja hankintayksikkö on varmistanut, ettei palveluntuottajaksi valittua rasita mikään pakollinen poissulkemisperuste.

EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta on julkaistu HILMA- ja TED- (Tenders Electronic Daily) verkkosivustoilla hankintailmoitukset ja tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 29.8.2024. Hankinnan kohteena on muuttopalvelujen hankinta.

Hankintamenettelynä on julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) mukainen avoin menettely, jossa kaikki halukkaat palveluntuottajat voivat tehdä tarjouksen. Tarjoukset oli annettava sähköisesti Tarjouspalvelussa.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyynnön sisältöön liittyvistä asioista kysymyksiä 22.9.2024 kello 23.59 mennessä. Hankintaa koskeviin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelussa. Tarjouspyyntöasiakirjat sekä hankintaa koskevat kysymykset, ja niihin annetut vastaukset ovat esityslistatekstin oheismateriaalina.

Tarjousten määräaika oli perjantaina 4.10.2024 kello 12.00. Tarjoukset avattiin tarjousten jättämiselle varatun ajan päätyttyä. Tarjousten avaamisesta on laadittu pöytäkirja.

Tarjouksen jättivät määräaikaan mennessä kahdeksan (8) tarjoajaa.
Fastlane Finland Management Oy
Helsingin KTK Oy
Martela Oyj
Muuttohaukat Oy
Muuttopalvelu Forsman Oy
Niemi Palvelut Oy
Secon Service Oy
Suomen Opiskelijamuutot Oy

Tarjoajien soveltuvuuden osalta hankintayksikkö edellytti, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön tarjouspyynnössä asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin alustavasti tarjouksessa annettujen tietojen perusteella (ESPD). Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa palveluntuottajaksi valituilta on pyydettävä rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitettu ote rikosrekisteristä (edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt). Rikosrekisteriote toimii näyttönä siitä, ettei tarjoajaa koske jokin hankintalain 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen rikosperusteinen poissulkemisperuste.

Hankintaprosessin aikataulussa pysymisen vuoksi hankintayksikkö tarkastaa palveluntuottajaksi valittujen pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet vasta päätöksen teon jälkeen. Sopimukset tehdään vasta kun hankintayksikkö on varmistanut, ettei palveluntuottajaksi valittuja rasita mikään pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

Tarjous oli jätettävä tarjouslomakkeella, jossa tarjoajan oli ilmoitettava arvonlisäverottomat yksikköhinnat (€/h) palvelulajeittain, sekä muuttopalvelussa tarvittavien muuttolaatikoiden yksikköhinnat.

Tarjouslomakkeen kalustoselvityksellä tarjoajan oli ilmoitettava muuttopalvelussa käytettävien ajoneuvojen yksilöidyt ajoneuvokohtaiset tiedot (ajoneuvon merkki ja malli, rekisteritunnus, käyttöönottovuosi, käyttövoima, kuormatilan koko, kokonaismassa ja lisävarusteet).

Tarjouspyynnössä mainittiin, että osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla on oltava valmiudet tarjota kaikki tarjouslomakkeessa mainitut palvelulajit sekä muuttolaatikot.

Helsingin KTK Oy:n muuttopalvelujen tuottamiseen ilmoitettavien ajoneuvojen käyttövoima on dieselpolttoaine. Tarjouspyynnössä ajoneuvoille on asetettu käyttövoimavaateet, jotka ovat biokaasu tai sähkö. Helsingin KTK Oy dieselkäyttöiset ajoneuvot eivät ole tarjouspyynnön käyttövoimavaateen mukaisia, ja siksi Helsingin KTK Oy:n tarjous on hylättävä, eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Martela Oyj on tarjouslomakkeella ilmoittanut kaikki pyydetyt yksikköhinnat tarjouspyynnön mukaisesti. Martela Oyj:n kalustoselvityksestä ei löydy ensimmäistäkään tarjouspyynnön kohdan 1 mukaista ajoneuvoa, jossa muuttoauton kuormatilan kokovaateeksi on tarjouspyynnössä asetettu vähintään 16 m³. Kalustoselvityksessä Martela Oyj on ilmoittanut hankkivansa muuttopalvelujen tuottamiseen kaksi (2) täyssähköistä kokonaismassaltaan 18 000 kg kuorma-autoa, jotka ovat tarjouspyynnön kohdan 2 mukaisia ajoneuvoja, joihin tarjouspyynnössä on asetettu kuormatilan kokovaateeksi vähintään 35 m³.

Tarjouspyynnössä on mainittu, että osatarjouksia ei sallita. Tarjous on annettava kaikista hinnoiteltavaksi pyydetyistä yksikköhinnoista. Lisäksi tarjoajalla on oltava valmiudet muuttopalvelujen tuottamiseen tarjouspyynnön kohdan 1 ja kohdan 2 mukaisilla ajoneuvoilla. Martela Oyj:n kalustoselvityksen perusteella tarjoajalla ei ole muuttopalvelujen tuottamiseen kohdan 1 mukaisia ajoneuvoja. Martela Oyj:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen osatarjous, ja siksi Martela Oyj:n tarjous on hylättävä, eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Muuttohaukat Oy:n tarjouksen yksikköhinnoista hankintayksikölle heräsi epäilys poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Hankintayksikkö on pyytänyt sähköpostitse 7.10.2024 Muuttohaukat Oy:lta kirjallisen selvityksen alhaisten tarjoushintojen perusteista tarjouksen hylkäämisen harkintaa varten.

Muuttohaukat Oy:n tarjouksen hylkäämisen perusteet ovat esityslistatekstin liitteenä (liite 1). Liitteessä mainituin perustein Muuttohaukat Oy:n alhainen tarjous on hylättävä, eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Suomen Opiskelijamuutot Oy ei ole tarjouslomakkeella ilmoittanut yksikköhintaa tarjouspyynnön kohdan 2 mukaisista ajoneuvoista, joissa kuormatilan kokovaade on vähintään 35 m³. Kalustoselvityksessä mainitut ajoneuvot ovat dieselkäyttöisiä pakettiautoja, joissa kuormatilan koko on ilmoitettu olevan 20 m³. Suomen Opiskelijamuutot Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen osatarjous, sekä lisäksi muuttopalvelujen tuottamisessa käytettävät dieselkäyttöiset ajoneuvot eivät ole tarjouspyynnön käyttövoimavaateen mukaisia. Edellä mainituista syistä Suomen Opiskelijamuutot Oy:n tarjous on hylättävä, eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Muut määräaikaan mennessä annetut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Päätöksenteon peruste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa halvimman hinnan lisäksi on otettu huomioon muuttopalvelujen tuottamisessa käytettävien ajoneuvojen käyttövoima (biokaasu tai sähkö). Tarjouspyynnössä ilmoitetut tarjousvertailun pisteytysperusteet ovat esityslistatekstin liitteenä (liite 2).

Tarjousvertailu on tehty tarjouspyynnössä ilmoitettujen päätöksen tekemisen perusteiden mukaisesti (liite 3).

Staran logistiikan kuljetuspalveluyksikkö järjestää Helsingin kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille erillisten toimeksiantojen perusteella noin 1400 muuttoa vuosittain. Muuttopalvelut ovat pääasiassa arkisto-, koulu- ja toimistomuuttoja, sekä vähäisissä määrin sosiaalitoimen tukemia asuntomuuttoja, ja taide-esineiden kuljetuksia. Toimistomuutot sisältävät usein myös kalusteiden purkamista ja asennusta.

Muuttopalvelujen saatavuuden varmistamiseksi palveluntuottajiksi on valittava kaikki neljä (4) tarjouspyynnön vaateiden mukaista tarjoajaa, jotka tarjousvertailun mukaisessa edullisuusjärjestyksessä ovat Secon Service Oy, Niemi Palvelut Oy, Fastlane Finland Management Oy ja Muuttopalvelu Forsman Oy.

Puitejärjestelyyn perustuvia erillisiä tilauksia tehdään tarjousvertailun mukaisessa kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä. Tilauksien teossa otetaan huomioon kokonaiskustannukset, palvelun saatavuus ja resurssit.

Staralla on sopimusehtojen mukaan mahdollisuus suurista muutoista pyytää palveluntuottajaksi valituilta erillisillä tarjouspyynnöillä urakkatarjouksia. Puitejärjestelyyn perustuvia minikilpailutuksia järjestetään sopimuskauden aikana ilmenevien tarpeiden mukaisesti.

Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla vaan vasta, kun odotusaika (14 päivää) on kulunut ja kun hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu palveluntuottaja ovat molemmat allekirjoittaneet sopimuksen.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.