Hankinta, minikilpailutus, Helsingin kulttuurikeskusten visiotyön ennakointi- ja palveluverkkoselvitys, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää hylätä Kuudes Kerros Helsinki Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen koskien yhteisten palvelujen johtajan tekemää päätöstä 10.9.2024, 8 §.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Kuudes Kerros Helsinki Oy osallistui minikilpailutukseen koskien Helsingin kulttuurikeskusten visiotyön ennakointi- ja palveluverkkoselvityksen hankintaa. Kuudes Kerros Helsinki Oy on tehnyt asian osalta 17.9.2024 päivätyn hankintaoikaisuvaatimuksen ja hakee oikaisua ”Prosessin kuvauksesta” heidän tarjoukselleen annettuun pisteytykseen. Kuudes Kerros Helsinki Oy katsoo, että päätökseen liittyvän vertailutaulukon mukaan heidän ehdottamassaan prosessin sisällössä on hyvää mm. alueellisuuden huomioiminen sekä ehdotus neljästä skenaarioteemasta, kun taas ainoa heikkous koskee ruotsinkielisen operoinnin näkyvyyttä tarjouksessa. Ruotsinkielinen operointi on kuitenkin esitelty täysin tarjouspyynnön edellyttämällä tasolla.

Työkokonaisuudessa 1 ehdotetussa prosessissa tullaan tarkastelemaan ruotsinkielisen väestön kehittymistä tulevaisuuden palvelutarpeen arvioimiseksi, kuten tarjouspyynnössä on edellytetty. Työkokonaisuudessa 2 ruotsinkielisiä palveluita ei ole erikseen mainittu, kuten ei myöskään tarjouspyynnössä. Kuitenkin Kuudes Kerros Helsinki Oy katsoo, että ruotsinkieliset palvelut ovat keskeinen osa sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palveluverkkoja, joten niiden tarkastelu Kuudes Kerros Helsinki Oy:n näkemyksen mukaan automaattisesti sisältyy kokonaisuudessa tarkasteltaviin palveluihin ilman erillistä mainintaa. Työkokonaisuudessa 3 on esitetty ruotsinkielisten sidosryhmien osallistamista ruotsinkieliseen ryhmähaastatteluun, jonka toteuttaisi ruotsiksi operoiva Kuudes Kerros Helsinki Oy:n konsultti. Näin ollen kohdasta ”työsuunnitelman sisältö” annetut pisteet tulee oikaista 15 pisteestä täydeksi 20 pisteeksi.

Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut määräajassa ja se voidaan käsitellä. Hankintaoikaisuvaatimus perusteluineen on asian liitteenä.

Hankintamenettely

Hankinta on minikilpailutettu Helsingin kaupungin palvelumuotoilua koskevan hankintasopimuksen HEL 2022-008827 / H088-21 (osa-alue 1, Palvelujen ja organisaation muotoilu) osa-alueen tarjoajien kesken.

Minikilpailutus lähetettiin kaikille palvelujen ja organisaation muotoilu osa-alueen puitesopimustoimittajalle. Tarjouksen jätti määräaikaan 21.8.2024 klo 11:00 mennessä kuusi tarjoajaa: Solita Oy, Deloitte Oy, Futurice Oy, Link Design Oy, Kuudes Helsinki Oy ja Pentagon Design

Oy. Minikilpailutukseen osallistuneet tarjoukset arvioitiin Cloudiapalvelussa. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa arvioitiin hinnan ja laadun suhdetta. Hinta 40 % ja laatu 60 %. Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Futurice Oy.

Kuudes Kerros Helsinki Oy:n viittamaan ”Prosessi kuvaukseen” liittyen hankintayksikkö on arvioinut tarjouspyynnön mukaisesti ”Sisältö ja työskentelymenetelmät” osa-alueen tarjottuja sisältöjä ja niiden perusteella on tehty pisteytys. Minikilpailutuksen ”Prosessin kuvaukseen” liittyvässä ”Sisältö ja työskentelymenetelmät” osa-alueessa pisteet muodostuivat tarjouspyynnön mukaisesti seuraavien arvioitavien osa-alueiden perusteella: tietojen koostamisesta, palveluverkkotarkastelusta, henkilöstön haastatteluista, sidosryhmätapaamisista, skenaarioista, projektitapaamisista, raportin ja suositusten koostamisesta. Lisäksi arvioitiin osa-alueen toteuttamiseksi käytettäviä tunteja.

Kuudes Kerros Helsinki Oy:n 15 pistettä muodostui yllä esitettyjä osa-alueita arvioimalla ja 5 pisteen vähennys koostui ”Sisällöt ja työskentelymenetelmät” osa-alueen heikommasta sisällöstä kuin paremmissa tarjouksissa esitetty sisältö. Kuudes Kerros Helsinki Oy:n tarjouksessa heikompia asioita parhaisiin tarjouksiin verrattuna olivat tietojen koostaminen, palveluverkkotarkastelu, sidosryhmätapaamiset, raportin ja suositusten koostaminen. Lisäksi osa-alueeseen käytettäviä työskentelytunteja oli varattu vähemmän kuin muilla tarjoajilla. Näiden esitettyjen asioiden takia Kuudes Kerros Helsinki Oy sai ”Sisältö ja työskentelymenetelmät” osa-alueen arvioinnissa 15 pistettä.

”Sidosryhmätapaamiset” kohdassa ruotsinkielisen työpajan toteutuksessa vertailtiin tarjouksia ja parhaissa tarjouksissa ruotsin kielellä operointi ja ruotsinkielisen sidosryhmätapaamisen toteuttamisen sisältö näkyi tarjouspyynnössä esitettyä perustasoa paremmin. Kuudes Kerros Helsinki Oy:llä ruotsinkielinen operointi tai ruotsin kieltä osaavan konsultin käyttö ei näkynyt tarjouspyynnössä esitettyä perustasoa paremmin. Tämän takia Tarjousten vertailutaulukossa on maininta ”Ruotsinkielinen operointi ei näy”. Esitettyä perustasoa paremmasta kuvauksesta ei kuitenkaan ole saanut lisäpisteitä, vaan pisteet on jaettu tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti. Kuudes Kerros Helsinki Oy:n 5 lisäpistettä eivät myöskään jääneet puuttumaan tämän kohdan perusteella.

Johtopäätös

Hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty mitään sellaisia perusteluja, jotka antaisivat aihetta muuttaa yhteisten palvelujen johtajan 10.9.2024, 8 § tekemää päätöstä ja hankintaoikaisuvaatimus on näin ollen hylättävä.

Toimivalta

Yhteisten palvelujen johtajan päätöksestä tehdyn oikaisuvaatimuksen osalta päätösvalta on kuntalain nojalla kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalla.