Digitaalisen säilytysjärjestelmän käyttövaltuuksien toteutusmalli, suun terveydenhuollon Effica ja Lifecare -virtuaaliarkisto

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi liitteenä olevan käyttövaltuushallinnanmallin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän Suun terveydenhuollon Effica ja Lifecare -virtuaaliarkiston käyttövaltuusmalliksi. Mallissa on kuvattu virtuaaliarkiston tietosisältö tehtäväluokittain, kaupungin aktiivihakemistossa jo olevat ja sinne uutena perustettavat käyttöoikeusryhmät sekä ryhmien käyttövaltuudet.

Digitaalinen säilytysjärjestelmä on hankittu Helsingin kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille. Hankinta perustuu Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen (H119-20, HEL 2020-013157). Järjestelmään siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla mm. Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää edeltäneiden tuotantokäytöstä poistuneiden tietojärjestelmien tietoaineistoja.

Arkistolaki koskee kunnallisia arkistonmuodostajia (Arkistolaki 23.9.1994/831, 1 §). Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet tai jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Säilytysjärjestelmään siirretään kaikki alas ajettavien järjestelmien Kanta-palvelun ulkopuolelle jäävät säilytys- ja arkistointivelvoitteen alaiset asiakirjat.

Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön käyttöoikeuksien on perustuttava asiakas- ja potilastietoja käsittelevän henkilön työtehtäviin ja vain työtehtävien hoitoon tarvittaviin tietoihin (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 14.4.2023/703, 9 §). Suun terveydenhuollon Effica ja Lifecare -virtuaaliarkiston käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja käyttövaltuudet rajataan vain käyttäjän työtehtävien hoidon kannalta välttämättömiin tietoihin. Digitaalinen säilytysjärjestelmä kerää asiakastietojen käytön seurannassa ja valvonnassa tarvittavat lokitiedot (Asiakastietolaki 14.4.2023/703, 10 §).

Päätöksellä hyväksytään käyttövaltuushallinnan mallissa kuvatut toiminnallisten pääkäyttäjien, hyväksyjien sekä arkistonhoitaja- ja selailukäyttäjärooleissa olevien käyttöoikeudet. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tiedonhallintayksikön ja kanslian henkilöstön jo olemassa oleviin käyttöoikeusryhmiin liitetään Suun terveydenhuollon Effica ja Lifecare -virtuaaliarkisto. Suun terveydenhuollolle perustetaan uusi käyttöoikeusryhmä.

Potilasrekisterin rekisterinpitäjän tehtävät on delegoitu sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajalle (sosiaali- ja terveyslautakunnan päätös, 26.2.2019, 32 §).