Hankinta, optio, kannettavien tietokoneiden ja tablettitietokoneiden latausvaunut, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Toimialajohtaja päätti, että kannettavien tietokoneiden ja tablettitietokoneiden latausvaunuja hankitaan optiokaudelle 2025–2026 tuoteryhmittäin seuraavalta yritykseltä: Dustin Finland Oy (ryhmät 2, 3, 4, 6, 8, 9).

Lisäksi samalla tehdään sopimusmuutos, ja lisätään sopimukseen yksi tuote hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan perusteella.

Käyttöönotettavan yhden (1) vuoden optiokauden arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 300 000 euroa. Käyttöönotettava optiokausi alkaa 30.3.2025 ja päättyy 29.3.2026.

Kannettavien tietokoneiden ja tablettitietokoneiden latausvaunujen hankintaa koskevan optiokauden käyttöönotto perustuu kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätökseen HEL 2021-010551 (15.2.2022, §173), jossa lautakunta oikeutti toimialajohtajan päättämään optiokauden käyttöönotosta.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailutti avoimella menettelyllä latausvaunujen hankinnan tarjouspyynnöllä HEL 2021-010551. Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja siitä julkaistiin alkuperäinen hankintailmoitus 8.10.2021 HILMA-ilmoituskanavassa. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta- ja laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 70%, ja laadun 30%.

Alkuperäisessä hankintapäätöksessä ilmoitettu hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo oli noin 1,5 miljoonaa euroa. Hankinnan ennakoidun arvon laskennassa huomioitiin myös optiokausi. Hankinnan sopimuskausi oli kolme (3) vuotta ja hankintaan sisältyi yhden (1) vuoden optiokauden mahdollisuus. Tilaajan on sopimuksen mukaan ilmoitettava optio-oikeuden käyttämisestä kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuksen päättymistä.

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta, joka alittaa liitteessä E tarkoitettuja palveluja koskevissa hankinnoissa sekä käyttöoikeussopimuksissa kansalliset kynnysarvot tai muissa hankinnoissa EU-kynnysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 5 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo tulee olla pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Sopimukseen tehdään vähäarvoinen sopimusmuutos edellä mainitun hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan perusteella. Sopimuksen lisätään yksi latauskaappi tilattavaksi. Tämä sopimusmuutos ei vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen, alittaa kynnysarvot, ja arvo on vähemmän kuin 10 % alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Optiokautta koskeva sopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla asiakirjalla. Sopimuksella tilaaja ei sitoudu tilauksiin, eikä palveluntuottaja voi vaatia tilaajalta tilausta tarjouspyynnön perusteella, vaan tuotteita tilataan tilaajan kulloisenkin tarpeen mukaan.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksen HEL 2021-010551 (15.2.2022, §173) perusteella toimialajohtajalla on oikeus päättää Helsingin kaupungin puolesta kannettavien tietokoneiden ja tablettitietokoneiden latausvaunujen optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen, ja tarvittaessa sopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta. Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut toimialajohtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2023-005321, 23.5.2023, § 101).