Hankinta, WordPress-palvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää

A) hyväksyä Toimialan Wordpress palveluiden hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia sekä

B) oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan yhteisten palvelujen johtajan

– tekemään hankinnasta päätöksen

– allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.1.2022, § 3 muuttaa valmistelukäytäntöä siten, että kaikki yli 500 000 euron hankinnat tuodaan lautakunnan käsittelyyn jo hankinnan käynnistämisvaiheessa, jotta lautakunta voi nykyistä vahvemmin ohjata ja valvoa hankintojen kriteereitä.

Hankinnan kohde

Helsingin Kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on lukuisia eri aikoihin ja eri kumppaneiden kanssa toteutettuja WordPress-verkkopalveluita ja internetsivuja, joiden ylläpito ja käyttöpalvelut on ratkaistu osin toisistaan poikkeavilla tavoilla. Tilaaja haluaa tällä hankinnalla yhtenäistää verkkopalveluiden kehittämistä ja ylläpitoa ja valita toimialalle yhden pääasiallisen WordPress-kumppanin.

Hankinnan kohteena ovat toimialan WordPress-verkkopalveluiden suunnittelu, toteutus, ylläpito ja jatkokehitys sekä verkkopalveluiden edellyttämät käyttöpalvelut.
Hankittavaan palvelukokonaisuuteen kuuluvat:
Helsingin kaupungin museoiden uuden verkkosivuston suunnittelu ja toteutus, aiemmin toteutettujen WordPress-palveluiden haltuunotto ja palveluiden siirto ylläpitoon, palvelujen sovellustuki ja ylläpito jatkuvana palveluna, käyttöpalvelu jatkuvana palveluna ja verkkopalveluiden jatkokehitys.

Aiemmin toteutettujen WordPress-palveluiden haltuunotto ja palveluiden siirto ylläpitoon sisältää seuraavien internetsivujen ja niiden toimintojen siirtämisen ylläpitoon ja teknisten ominaisuuksien yhtenäistämisen: nuorten.hel.fi, vapaaehtoistoiminta.hel.fi, Oodihelsinki.fi, Tiivistämö.fi, Headless CMS -ratkaisu. Lisäksi nämä sivut vaativat myös jatkokehitystä.

Tavoitteena on löytää WordPress-internetsivustojen kehittämiseen ja ylläpitoon pitkäaikainen kumppani. Teknisen kehittämisen ja ylläpidon lisäksi Toimittajalta edellytetään myös kokemusta verkkopalvelujen konseptisuunnittelusta sekä osaamista laadukkaiden ja saavutettavien internetsivujen käyttöliittymien suunnittelusta ja toteutuksesta.

Helsingin kaupunginkanslia on tietoinen tästä kilpailutuksesta ja se tehdään, koska Kulttuurin ja vapaa-ajan monimuotoiset WordPress toteutuksella tehdyt ja tehtävät internetsivut vaativat lisäosia ja kehittämistä Helsinki-teeman WordPress internetsivupohjien peruselementtien lisäksi. Kulttuurin ja vapaa-ajan WordPress-internetsivut ja verkkopalvelut hyödyntävät jatkossakin Kaupungin kanslian ylläpitämää WordPress Helsinki-teeman internetsivupohjien elementtejä soveltuvilta osin. Tämän hankinnan yhteydessä tehtävä WordPress-internetsivujen ja verkkopalveluiden yhteinen siirto yhden toimijan ylläpitoon ja sivustojen teknisten ominaisuuksien yhtenäistäminen mahdollistavat sen, että Kulttuurin ja vapaa-ajan WordPress-internetsivut ja verkkopalvelut on mahdollista siirtää jatkossa hallitusti ja helposti Helsingin kaupungin omaan ylläpitoon.

Tarjouskilpailu

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Sovellettava oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU. Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa arvioidaan laadullisia vertailuperusteita. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankittava palvelu sekä palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan. Hankinnan
arvioitu kokonaisarvo on noin 500 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Hankinta jakautuu neljälle vuodelle.

Sopimus

Sopimus palveluista tehdään liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisesti.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi ovat liitteinä 1–17 (tarjouspyyntö liitteineen, hankintasopimus liitteineen ja ESPD).

Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.