Yhteistyösopimus, työterveysliikelaitoksen asiakas- ja potilastietojen siirtäminen Kelaan sekä kustannusten korvaaminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä liitteenä olevan kaupunginkanslian, työterveysliikelaitoksen ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan välisen yhteistyösopimuksen työterveysliikelaitoksen asiakas- ja potilastietojen siirrosta sekä kustannusten korvaamisesta. Sopimus on voimassa määräajan.

Sopimuksella sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala, kaupunginkanslia ja työterveysliikelaitos sopivat sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan terveydenhuollon keskusarkistossa sijaitsevan, kaupungin työnantajana järjestämässä työterveyshuollossa muodostuneen analogisen aineiston siirrosta Kansaneläkelaitoksen arkistoitavaksi. Siirron syynä on asiakastietolain (703/2023) 16 §:n mukainen toiminnan päättyminen, jonka mukaisesti palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Työterveysliikelaitoksen toiminta päättyy 31.10.2024, jolloin myös liikelaitoksen rekisterinpitäjyys työterveyshuollon yksikkönä päättyy. Tietojen rekisterinpitäjä 31.10.2024 saakka on työterveysliikelaitos. Tietojen yhteisrekisterinpitäjät asiakastietolain 16 §:n mukaisesti työterveysliikelaitoksen toiminnan päättymisestä 1.11.2024 lukien ovat Kansaneläkelaitos ja Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala. Tiedot siirretään Kansaneläkelaitoksen pitkäaikaissäilytykseen

Sopimukseen sitoudutaan, sillä 1.1.2024 lähtien Kansaneläkelaitos, hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki toimivat yhteisrekisterinpitäjinä toimintansa lopettaneiden palvelunantajien asiakasasiakirjoille asiakastietolain mukaisesti. Toimintansa lopettava taho on vastuussa siitä, että toiminnassa kertyneet digitaaliset ja analogiset asiakas- ja potilastiedot siirretään Kansaneläkelaitokselle, joka vastaa aineiston säilyttämisestä. Työterveyshuollon asiakas- ja potilasasiakirja-aineiston osalta sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala tekee työtä työterveysliikelaitoksen sekä kaupunginkanslian lukuun. Työterveysliikelaitos vastaa 31.10.2024 saakka aineistojen seulonta-, pakkaus- ja siirtokustannuksista. 1.11.2024 alkaen kustannuksista vastaa kaupunginkanslia. Kustannukset korvataan jälkikäteen toteutuneiden ja todennettujen kustannusten mukaisesti. Yhteensä kustannusten arvioidaan olevan 10 952 €. Yhteistyösopimuksen tarkoituksena on varmistaa talouden eriyttämisen toteutuminen ja aineistojen siirrosta johtuvien kustannuksien kohdentuminen Kunta-Helsingille.

Sopimuksen keskeisimpänä ehtona on terveydenhuollon keskusarkistossa olevan aineiston siirto Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi sekä siirtoa koskevien kustannusten korvaaminen. Ainestoa on yhteensä noin 200 hyllymetriä. Aineiston järjestelyn, pakkaamisen ja siirron toteuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan henkilöstö sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan terveydenhuollon keskusarkistossa. Sopimuksella asiakastietolain mukainen huolehtimisvelvoite sovitaan toteutettavaksi niin, että sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala vastaa siirron käytännön toteuttamisesta ja kaupunginkanslia korvaa siitä aiheutuvat kustannukset.

Yhteistyösopimus päättyy, kun kohteena oleva aineisto on siirretty Kansaneläkelaitoksen pitkäaikaissäilytykseen, Kansaneläkelaitos on vahvistanut vastaanottaneensa aineiston, ja kaupunginkanslia on maksanut sopimuksen mukaisen korvauksen siirrosta.

Sopimus tulee voimaan vasta, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sitä koskevan sopimuksen.

Hallintosäännön 5 luvun 9 §:n mukaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja johtaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimintaa ja hallintoa. Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.