Sääntöohjaus, toimintasäännön muuttaminen, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialajohtaja päätti tarkistaa kaupunkiympäristön toimialan toimintasääntöä liitteen nro 1 mukaisesti.

Toimintasäännön muutokset tulevat voimaan 1.1.2025.

Kaupunkiympäristön toimialajohtaja on päätöksellään 12.1.2017 (2 §) hyväksynyt kaupunkiympäristön toimialan organisaatiota koskevat toimintasäännön määräykset, jotka ovat tulleet voimaan 1.6.2017. Toimialajohtaja on päätöksellään 2.6.2017 (48 §) täydentänyt sekä päätöksillään 28.3.2018 (10 §), 20.12.2018 (31 §), 13.2.2019 (5 §), 29.5.2019 (18 §), 18.12.2019 (47 §), 24.4.2020 (17 §), 27.5.2020 (22 §), 17.12.2020 (49 §), 23.2.2021 (17 §), 31.5.2021 (39 §), 19.07.2021 (47 §), 21.12.2021 (76 §), 28.11.2022 (41 §), 24.3.2023 (12 §), 14.6.2023 (20 §), 20.11.2023 (38 §), 31.5.2024 (24 §) ja 1.10.2024 (41 §) tarkistanut toimialan toimintasäännön määräyksiä.

Kaupunkiympäristön toimialan toimintasäännön organisaatiota koskeviin määräyksiin on perusteltua tehdä seuraavat sisällölliset ja tekniset tarkistukset:

Muutokset lukuun 1 toimialan organisaatio

- Toimintasäännön 1 luvun kohta 1.5.1: Hallinto- ja lakipalvelut on organisaatiomuutoksen vuoksi tarpeen korjata palvelun kuvausta. Kuvaus on korjauksen jälkeen seuraava:

Hallinto- ja lakipalvelut vastaa toimialan oikeudellisista asiantuntijapalveluista, lautakunta- ja jaostopalveluista, turvallisuusjohtamisesta, riskienhallinnan ohjauksesta, tiedonhallinnasta ja -ohjauksesta, arkistopalveluista sekä toimistopalveluista.

- Toimintasäännön 1 luvun kohta 1.5.4: Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelut on organisaatiomuutoksen vuoksi tarpeen korjata palvelun kuvausta. Lisäksi palvelun nimi muutetaan Digitalisaatio- ja tietohallintopalveluiksi. Palvelun kuvausta muutetaan vastaamaan muuttuneita tehtäviä. Kuvaus on korjauksen jälkeen seuraava:

Digitalisaatio- ja tietohallintopalvelut ohjaa toimialan digitalisaation hyödyntämistä ja vastaa toimialan järjestelmien ja teknologioiden jatkuvuudesta sekä kokonaisarkkitehtuurista. Palvelu seuraa toimialan tietoteknistä budjettia, ICT-hankintoja ja -sopimuksia sekä vastaa toimialan järjestelmien toimittajanhallinnasta. Se toimii tilaajana kaupunkitason digitaalisen perustan palveluille.

- Toimintasäännön 1 luvun kohta 1.5.5: Talous- ja suunnittelupalvelut on tarpeen tehdä muutoksia, johtuen organisaatiouudistuksesta.

Palvelun kuvausta täsmennetään vastaamaan palvelun tehtäviä. Kuvaus on korjauksen jälkeen on seuraava:

Talous- ja suunnittelupalvelut vastaa toimialan toiminnan ja talouden suunnittelun sekä ulkoisen ja sisäisen laskennan palveluista, koordinoinnista ja kehittämisestä.

- Toimintasäännön 1 luvun kohta 1.6.1: Lakkautetaan ilmastotiimi. Kahden päällikön malli ei ole tarkoituksenmukainen.

- Toimintasäännön luvun 1 kohta 1.6.2: selkeytetään ja tarkennetaan Strategiaverkoston kuvausta.

Muutokset lukuun 2 maankäyttö ja kaupunkirakenne

- Toimintasäännön 2 luvun kohta 2.1: Toimintasäännön 2 lukuun lisätään uusi kohta 2.1. Organisaatiomuutoksen vuoksi perustetaan palvelukokonaisuuden johtajan alaisuuteen uusi organisaatioyksikkö, jonka nimi on Kehittämisyksikkö.

Kehittämisyksikön kuvaus on seuraava:

Yksikkö tukee ja koordinoi palvelukokonaisuuden kehittämistoimintaa. Yksikkö vastaa palvelukokonaisuuden ICT-hankintojen valmistelusta. Se toimii yhteistyökumppanina palvelukokonaisuuden, muiden palvelukokonaisuuksien sekä toimialan keskitettyjen kehittämistoimintojen välillä huomioiden kaupungin ja toimialan tietoteknisen kokonaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

- Toimintasäännön 2 luvun kohta 2.3: Toimintaympäristö on muuttunut merkittävästi vuodesta 2017, jolloin Kaupunkiympäristön toimiala perustettiin.

Toimialan perustamisen yhteydessä asemakaavoitus-palvelun yksikön päälliköiden alaisuuteen jäi oma tiimi kahden tiimipäällikön alaisen tiimin lisäksi. Tämä on huomattu osin eriarvoistavaksi tekijäksi yksikön sisällä. Johtaminen tarvitsee selkeyttämistä ja parantamista.

Käytännössä yksikön päälliköiden työajasta on suuri osa mennyt oman tiimin operatiiviseen johtamiseen ja tuki muille tiimeille on jäänyt vähäisemmäksi. Yksikön päällikön rooli on hahmottunut enemmänkin tiimipäällikön roolina. Yksikön strategiselle johtamiselle, toiminnan suunnittelulle, riskien hallinnalle, linjauksille ja palvelun yhteiselle kehittämiselle ei ole jäänyt riittävästi aikaa.

Muutoksessa on tarpeen virtaviivaistaa asemakaavoituksen organisaatio niin, että yksikön päällikön suorassa alaisuudessa toimivat vain tiimipäälliköt ja koko yksikköä palveleva kaavoitussihteeri.

Muutoksen ansiosta toiminnan suunnittelu virtaviivaistuu, koordinointi ja ennakoitavuus sekä palvelutasoinen riskienhallinta paranee. Yksikön päälliköt voidaan muutoksen seurauksena kytkeä vahvemmin strategiseen johtamiseen ja palvelukokonaisuustasoiseen kehittämiseen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tiimien osalta saadaan joustavuutta työtehtävien jakamiseen, mikä parantaa ennakoitavuutta ja auttaa riskien hallinnassa. Lisäksi johtaminen selkiytyy.

- Toimintasäännön 2 luvun kohta 2.6.1: Kaupunkitila ja verkostot -yksikön tehtäviä tarkennetaan lisäämällä niihin ekologisten verkostojen suunnittelu sekä palvelun toiminnan tukeminen, johon kuuluu muun muassa erilaisten tietojärjestelmien ja paikkatiedon koordinointia. Tehtävistä poistetaan maininta hulevesien kokonaissuunnittelusta, joka on osoittautunut terminä epämääräiseksi. Yksikköä perustettaessa siihen kuului hulevesikoordinaattori, mutta tehtävää ei sellaisenaan enää ole. Hulevesien hallinnan suunnittelu kokonaisuutena on läpileikkaava teema, jota suoritetaan palvelussa ja toimialalla monessa eri yksikössä, eikä sen mainitseminen toimialalla ainoastaan yhden yksikön tehtävänä siksi ole tarkoituksenmukaista. Tekstiin on tehty myös pieniä teknisiä korjauksia.

Muutokset lukuun 3 rakennukset ja yleiset alueet

- Toimintasäännön 3 luvun kohta 3.1: Toimintasäännön 3 lukuun lisätään uusi kohta 3.1. Organisaatiomuutoksen vuoksi perustetaan palvelukokonaisuuden johtajan alaisuuteen uusi organisaatioyksikkö, jonka nimi on Kehittämisyksikkö.

Kehittämisyksikön kuvaus on seuraava:

Yksikkö tukee ja koordinoi palvelukokonaisuuden kehittämistoimintaa. Yksikkö vastaa palvelukokonaisuuden ICT-hankintojen valmistelusta. Se toimii yhteistyökumppanina palvelukokonaisuuden, muiden palvelukokonaisuuksien sekä toimialan keskitettyjen kehittämistoimintojen välillä huomioiden kaupungin ja toimialan tietoteknisen kokonaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

Muutokset lukuun 4 palvelut ja luvat

- Toimintasäännön 4 luvun kohta 4.1: Toimintasäännön 4 lukuun lisätään uusi kohta x.x. Organisaatiomuutoksen vuoksi perustetaan palvelukokonaisuuden johtajan alaisuuteen uusi organisaatioyksikkö, jonka nimi on Kehittämisyksikkö.

Kehittämisyksikön kuvaus on seuraava:

Yksikkö tukee ja koordinoi palvelukokonaisuuden kehittämistoimintaa. Yksikkö vastaa palvelukokonaisuuden ICT-hankintojen valmistelusta. Se toimii yhteistyökumppanina palvelukokonaisuuden, muiden palvelukokonaisuuksien sekä toimialan keskitettyjen kehittämistoimintojen välillä huomioiden kaupungin ja toimialan tietoteknisen kokonaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

- Toimintasäännön 4 luvun kohta 4.4.5: Maankäyttö- ja rakennuslain (132/1999) rakentamista koskevat luvut kumotaan 1.1.2025 alkaen. Rakentamista koskevat säännökset sisältyvät 1.1.2025 voimaan tulevaan rakentamislakiin (751/2023). Rakennetun ympäristön valvontayksikön tehtäviin kuuluu rakennuksen ja sen ympäristön valvonta molempien lakien osalta. Toimintasääntöä on tältä osin perusteltua yksinkertaistaa siten, että lain nimeä ei yksilöidä.

Maankäyttö- ja rakennuslain rakennuslupa ja toimenpidelupa korvataan rakentamislaissa yhdellä lupamuodolla, rakentamisluvalla. Rakennetun ympäristön valvontayksikkö valvoo myös 1.1.2025 jälkeen rakennuksen rakennusluvan mukaista käyttöä niiden rakennusten osalta, joille on myönnetty rakennuslupa maankäyttö- ja rakennuslain tai sitä edeltävän rakennuslain aikana. 1.1.2025 myönnettyjen lupien osalta valvotaan rakentamisluvan mukaista käyttöä. Myös tässä on perusteltua yksinkertaistaa toimintasääntöä siten, että luvan nimeä ei yksilöidä.

Sekä maankäyttö- ja rakennuslaissa että rakentamislaissa käytetään termiä oikaisuvaatimus. Toimintasäännön termi oikaisunhaku muutetaan vastaamaan rakentamislain 178 §:n sekä maankäyttö- ja rakennuslain 187 §:n sanamuotoa.

Muutokset lukuun 5 toimialan yhteiset palvelut

Toimintasäännön 5 luvun kohdan 5.1.2 Arkisto- ja kirjastopalvelut -yksikön nimi muutetaan organisaatiomuutoksen vuoksi muotoon Tiedonhallinta- ja arkistopalvelut. Lisäksi on tarpeen korjata yksikön kuvausta. Kuvaus on korjauksen jälkeen seuraava:

Yksikkö vastaa toimialan tiedonhallinnasta, tiedonohjauksesta ja arkistopalveluista.

Toimintasäännön 5 lukuun lisätään kohta 5.1.4 organisaatiomuutoksen vuoksi perustettavaa uutta yksikköä varten. Uuden yksikön nimi on Turvallisuus- ja riskienhallintayksikkö, ja sen kuvaus on seuraava:

Yksikkö vastaa toimialan valmius-, varautumis-, esteettömyys- ja turvallisuusasioiden sekä riskienhallinnan ohjauksesta.

Toimintasäännön 5 luvun kohta 5.4. Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelut muutetaan organisaatiomuutoksessa uudelleen määriteltyjen tehtävävastuiden vuoksi muotoon Digitalisaatio- ja tietohallintopalvelut.

Toimintasäännön 5 luvun kohtaan 5.4.1 Digitalisaation ohjaus -yksikön nimi muutetaan organisaatiomuutoksen vuoksi muotoon Digitalisaatioyksikkö. Yksikön kuvaus on seuraava:

Yksikkö seuraa ja yhteensovittaa toimialan kokonaisarkkitehtuuria sekä ICT-kokonaisuutta ja digitalisaatiota. Lisäksi yksikkö seuraa ja yhteensovittaa toimialan ICT-budjettia, ICT-hankintoja sekä ICT-sopimuksia.

Yksikkö jakautuu kahteen tiimiin:
- tiimi 1
- tiimi 2

Toimintasäännön 5 luvun kohtaan 5.4.2 ICT-jatkuvuudenhallinta -yksikön nimi muutetaan organisaatiomuutoksen vuoksi muotoon Tietohallintoyksikkö. Yksikön kuvaus on seuraava:

Yksikkö vastaa toimialan tietojärjestelmien ja sovellusten ylläpidosta. Lisäksi yksikkö vastaa ICT-pienkehittämisestä ja toimittajahallinnasta sekä toimii tilaajana kaupunkitasoisen digitaalisen perustan palveluille.

Toimintasäännön 5 luvun kohdat 5.4.3, 5.4.4 ja 5.4.5 poistetaan, sillä niihin kuuluneet tehtävät siirtyvät osaksi tässä päätöksessä perustettavien tai muutettavien kohtien toimintaa.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.5.1 kohtaan: Talouden suunnitteluyksikkö on tarpeen tehdä muutoksia johtuen organisaatiouudistuksesta. Yksikön alla olevat kaksi tiimiä Käyttötaloustiimi ja Investointitaloustiimi lakkautetaan.

Lisäksi yksikön kuvausta täsmennetään vastaamaan yksikön tehtäviä. Kuvaus korjauksen jälkeen on seuraava:

Yksikkö vastaa toiminnan ja talouden suunnittelun ja seurannan prosesseista, palveluista ja kehittämisestä lisäksi vastaa kirjanpidon oikeellisuudesta, sisäisestä laskennasta sekä näihin liittyvistä talouden järjestelmistä toimialan osalta.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.5.2 kohtaan: Talousyksikkö on tarpeen tehdä muutoksia johtuen organisaatiouudistuksesta.

Yksikön kuvausta täsmennetään vastaamaan yksikön tehtäviä. Kuvaus korjauksen jälkeen on seuraava:

Yksikkö vastaa ostoprosessin ja myyntilaskutusprosessin tuesta ja kehittämisestä, kirjanpidon oikeellisuudesta ja tarkastustoiminnan koordinoinnista sekä näiden raportoinnista ja näihin liittyvistä talouden järjestelmistä toimialan osalta.

Muutokset lukuun 11 toimialan johtoryhmät

- Toimintasäännön 11 luvun 11.1 kohtaan Toimialan johtoryhmä ja 11.2 kohtaan Palvelukokonaisuuksien johtoryhmät sekä kohtaan 11.4 palveluiden ohjausryhmät lisätään tehtäviin myös talouden suunnittelu ja seuranta.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 14 luvun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kukin toimialajohtaja hyväksyy toimialan toimintasäännön.