Kokoonpanon muutos, kaupungin tiedonhallintaryhmä, työllisyyspalveluliikelaitoksen edustajan nimeäminen ja työterveyspalveluliikelaitoksen edustajan poistaminen

Kansliapäällikkö päätti muuttaa päätöstään 21.3.2022, § 68 kaupungin tiedonhallintaryhmän kokoonpanosta. Kaupungin tiedonhallintaryhmä on asetettu kansliapäällikön päätöksellä 21.3.2022, § 68 kaupunginhallituksen päätöksen (28.2.2022 § 158, HEL 2022-001642) mukaisesti.

Kaupungin tiedonhallintaryhmään nimetään uusina jäseninä työllisyyspalveluliikelaitoksen hallintopäällikkö. Ryhmästä poistuu työterveysliikelaitoksen edustajana ollut hallintopäällikkö. Kaupunginkanslian viestintäjohtajan edustajana toimii jatkossa digiosallisuuden päällikkö. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan organisaatiouudistus tuli voimaan 1.1.2023 jonka jälkeen jäseninä ovat toimineet tiedonhallintapäällikkö ja johtava asiantuntija.

Tiedonhallintaryhmän kokoonpano 1.1.2025 alkaen:

Tiedonhallintaryhmään voidaan kutsua pysyviä asiantuntijoita ja kokouksiin voidaan kutsua myös muita ulkopuolisia asiantuntijoita. Varsinaisten jäsenten estyneenä ollessa jäsen voi pyytää nimeämänsä varajäsenen kokouksiin. Tiedonhallintaryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin tiedonhallintaryhmän jäseniä.

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Valtakunnallisen TE24-uudistuksen myötä Helsinki ottaa järjestämisvastuun työvoimapalveluista 1.1.2025 alkaen. Kaupunginvaltuusto päätti 13.3.2024 § 59 perustaa 1.1.2025 alkaen keskushallintoon kuuluvan Helsingin kaupungin työllisyyspalveluliikelaitoksen.

Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt lakkauttaa Helsingin kaupungin työterveysliikelaitoksen 1.11.2024 alkaen.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan organisaatiouudistus tuli voimaan 1.1.2023.

Näiden muutoksien myötä kaupungin tiedonhallintaryhmään nimetään edustaja työllisyyspalveluliikelaitoksesta, poistetaan työterveysliikelaitoksen edustaja ja vahvistetaan sosiaali-, terveys- ja pelastuslaitoksen edustajat.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä 28.2.2022 § 158 (HEL 2022-001642) Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Päätöksessä kaupunginhallitus kehotti kansliapäällikköä asettamaan tiedonhallintaryhmän siinä mainittuja periaatteita noudattaen.

Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa virastossa, toimialalla ja liikelaitoksessa.

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan kaupungin tiedonhallintaryhmässä. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on (tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn) tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Helsingin kaupungilla.

Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on koordinoida kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta sekä viestintää ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa, valvoo ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmä laatii vuosittaisen valvontasuunnitelman seurantaa varten.

Toimialan ja liikelaitoksen nimeämällä jäsenellä tiedonhallintaryhmässä tulee olla riittävä tiedonhallinnan osaaminen ja sellainen asema, että hän voi tukea johtavia viranhaltijoita toimenpiteiden toteuttamisessa.

Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle.

Digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivaltansa osalta.

Tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksella tarkoitetaan lakisääteisiä velvoitteita, joita sisältyy tiedonhallintalakiin (906/2019) ja muuhun tiedonhallintaan liittyvään lainsäädäntöön. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Hallintosäännön 24 luvun 5 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä,
että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty.

Kaupunginhallituksen päätöksen 28.2.2022 § 158 liitteessä 1 mainitut viranhaltijat ja työntekijät vastaavat tiedonhallinnan ohjauksesta omalla vastuualueellaan.

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille. Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Siinä on edustettuina keskeiset kaupunkitasoista tiedonhallinnan ohjausta tekevät tahot: kaupunginkanslian strategiaosaston nimeämä edustaja (muutosvaikutuksenarviointi, tiedon hallintamalli), kaupunginkanslian tiedonhallintapäällikkö (asiakirjahallintoja asianhallinta), kaupunginkanslian tietoturvapäällikkö (tietoturvallisuus) ja kaupungin tietosuojavastaava (tietosuoja).