Tarjouksen valinta: kotihoidon optimointiohjelman hankinta

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti hyväksyä kotihoidon optimointiohjelman palveluntuottajaksi Mediconsult Oy:n.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella ja tarjousten vertailutaulukot on esitetty päätöksen liitteessä 1.

Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään toistaiseksi voimassaoleva sopimus. Sopimuksen arvioitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on noin 245 000 euroa (alv 0%).

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että valittu palveluntuottaja toimittaa rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä hankinnan HEL 2018-004550 keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään § 164 (19.06.2018). Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan kohde

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala on pyytänyt osallistumishakemuksia EU -hankintailmoituksella nro. 190975 koskien kotihoidon optimointiohjelman hankintaa.

Hankinnan kohde sekä sille asetut vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnössä sekä myöhemmissä hankintamenettelyn tarjouspyyntöasiakirjoissa liitteineen.

Hankintailmoitus

Hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus 29.8.2018. Osallistumispyyntö sekä muut hankinta-asiakirjat ovat olleet saatavilla sähköisesti osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/helsinki. Myös osallistumishakemukset on tullut jättää sähköisesti mainitun palvelun välityksellä. Määräaika osallistumishakemusten jättämiselle oli 19.9.2018 klo 16:00.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (29.12.2016/1397, jäljempänä ”hankintalaki”).

Hankintamenettelynä on hankintalain mukainen neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, jotka kutsutaan neuvotteluihin ja joilta pyydetään neuvotteluvaiheen päätyttyä lopulliset tarjoukset.

Hankintayksikkö vastaanotti osallistumishakemusten toimittamiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä yhteensä kuusi (6) osallistumishakemusta. Osallistumishakemuksen jättivät määräaikaan mennessä seuraavat yritykset (jäljempänä myös ”ehdokkaat”):

1. CGI Suomi Oy
2. FastROI Oy
3. Mediconsult Oy
4. Procomp Solutions Oy
5. Tunstall Oy
6. Visma Consulting Oy

Hankintayksikkö valitsi erillisellä päätöksellä (9.10.2018), siitä tarkemmin ilmenevin perustein, viisi (5) ehdokasta tarjoajiksi neuvottelumenettelyssä (jäljempänä myös ”tarjoaja”):

1. CGI Suomi Oy
2. FastROI Oy
3. Mediconsult Oy
4. Procomp Solutions Oy
5. Tunstall Oy

Tarjoajiksi valituille lähetettiin alustava tarjouspyyntö sekä neuvottelukutsu 25.10.2018 sekä pyydettiin samalla tarjoajia jättämään alustava tarjouksensa hankinnassa. Alustavat tarjoukset tuli jättää 26.11.2018 klo 12.00 mennessä sähköpostitse. Alustavien tarjousten jättämiselle varatun määräajan päätyttyä hankintayksikkö avasi tarjoukset. Hankintayksikkö tarkasti, ettei tarjoajien osallistumishakemusvaiheessa ilmoittamiin, tarjoajan soveltuvuutta koskeviin tietoihin ollut tullut muutoksia. Hankintayksikkö totesi, että kaikki alustavat tarjoukset täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Edelleen hankintayksikkö totesi, että kaikki alustavat tarjouksen olivat alustavan tarjouspyynnön mukaisia.

Hankintayksikkö totesi, että alustavien tarjousten pohjalta voidaan edetä neuvotteluvaiheen tarjoajakohtaisiin neuvotteluihin. Tarjoajakohtaiset neuvottelut käytiin 3.-5.12.2018. Neuvotteluiden tarkempi sisältö ja tarjoajakohtaiset aikataulut on kuvattu neuvottelukutsussa ja neuvotteluohjelmassa, jotka toimitettiin tarjoajille myös 25.10.2018. Käytyjen neuvotteluiden perusteella hankintayksikkö totesi, että neuvottelumenettelyn neuvotteluvaihe voidaan päättää ja edellytykset lopullisen tarjouspyynnön lähettämiselle ovat olemassa.

Hankintayksikkö ilmoitti neuvotteluiden päättymisestä tarjoajille 14.12.2018 sekä lähetti niille lopullisen tarjouspyynnön liitteineen. Hankintayksikkö teki neuvotteluvaiheen perusteella ainoastaan vähäisiä täsmennyksiä lopulliseen tarjouspyyntöön. Lopulliset tarjoukset hankinnassa tuli jättää 7.1.2019 klo 12.00 mennessä sähköisesti.

Määräaikaan mennessä hankintayksikkö vastaanotti neljä (4) tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

1. CGI Suomi Oy
2. Mediconsult Oy
3. Tunstall Oy
4. Procomp Solutions Oy

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen ja hankinnan kohteelle asetettujen vähimmäisvaatimusten täyttäminen

Lopullisten tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymisen jälkeen hankintayksikkö avasi tarjoukset.

Tarjousten avaamisen jälkeen hankintayksikkö tarkasti, että tarjoajien soveltuvuutta koskeviin, hankintamenettelyn aikaisemmissa vaiheissa ilmoitettuihin tietoihin ei ollut tullut muutoksia taikka että muutoksista oli ilmoitettu hankinta-asiakirjoissa vaaditulla tavalla.

Hankintayksikkö totesi, että kaikki tarjoajat täyttävät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Hankintayksikkö tarkasti tämän jälkeen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Hankintalain 74.1 §:n mukaisesti tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö on asettanut tarjouspyynnössä hankinnan kohdetta koskevia vähimmäisvaatimuksia. Tarjouspyynnön liitteessä 1, kohdassa 2, hankintayksikkö on pyytänyt tarjoajia vastaamaan ”kyllä” kysymykseen: ”Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen siinä kerrottuine liitteineen (JIT-ehdot, Tietoturvallisuusliite) hankintasopimuksen ehdoiksi.”

CGI Suomi Oy ei ole tarjouslomakkeella ilmoittanut hyväksyvänsä sopimusehtoja vastaamalla ”kyllä” kyseisessä kohdassa. Tämän lisäksi CGI Suomi Oy on erillisellä, 7.1.2019 päivätyllä sähköpostiviestillään ilmoittanut, että se ei voi hyväksyä tarjouspyynnössä esitettyjä ehtoja hankintasopimuksen ehdoiksi.

Hankintayksikkö toteaa, että CGI Suomi Oy:n tarjousta on pidettävä tarjouspyyntöä vastaamattomana ja se on siten em. lainkohdan mukaisesti suljettava tarjouskilpailusta.

Hankintalain 74.2 §:n mukaisesti, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan kyseisen lain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Tunstall Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö koskien tarjouslomakkeessa ilmoitettuja hintoja. Hankintayksikön tulkinnan mukaan Tunstall Oy oli ilmoittanut hinnat tarjouslomakkeella yksikköhintoina, eikä lomakkeen täyttöohjeen mukaisesti hintakohtaisella kertoimella kerrottuna, mikä oli havaittavissa mm. tarjouslomakkeen kohtien IV.1 ja IV.2 alakohdissa D1-D3 ilmoitetuista hinnoista. Tunstall Oy:tä pyydettiin täsmentämään kirjallisesti, mitkä tarjouslomakkeen hinnoista oli ilmoitettu yksikköhintoina ja mitkä kertoimilla kerrottuna. Täsmennyspyyntö lähetettiin 7.1.2019 ja siihen tuli vastata kirjallisesti 8.1.2019 klo 14.00 mennessä.

Tunstall Oy vastasi sille esitettyyn täsmennyspyyntöön. Vastauksen perusteella se oli epähuomiossa ilmoittanut tarjouslomakkeella pyydetyt hinnat yksikköhintoina ilman kertoimia. Tunstall Oy toimitti vastauksensa liitteenä täsmennetyn tarjouslomakkeen, jossa hinnat oli ilmoitettu vaadittujen kertoimien mukaisesti. Hintoja ei muutettu muulla tavoin.

Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä varannut oikeuden siihen, että ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista se vaatii tarjouskilpailun voittanutta tarjoajaa osoittamaan käytännössä (katselmus), että hankinnan kohteelle asetetut pakolliset vaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat ei-pakolliset vaatimukset toteutuvat hankintayksikön vaatimalla tavalla ja ovat käytettävissä. Näyttövelvollisuus on asetettu tarjoajalle.

Hankintayksikkö on tarjouspyynnön mukaisesti järjestänyt katselmustilaisuuden, johon se alustavien tarjousten arvioinnin perusteella kutsui Mediconsult Oy:n. Tilaisuudessa todennettiin tarjouspyynnössä mainitulla tavoin hankinnan kohteelle asetettujen vaatimusten toteutuminen tarjoajan palvelussa. Katselmustilaisuus pidettiin 16.1.2019.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voivat koskea erityisesti valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja, hankinnan poikkeuksellisen edullisia ehtoja, rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen omintakeisuutta, 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden noudattamista, alihankintoja sekä tarjoajan saamaa valtiontukea.

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä.

Hankintayksikkö päätti pyytää kirjallisen selvityksen Mediconsult Oy:ltä tarjouksen hinnoista sen varmistamiseksi, ettei kyseessä ole poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta. Selvityspyyntö lähetettiin 18.1.2019 ja siihen tuli vastata kirjallisesti 21.1.2019 klo 16.00 (Suomen aikaa) mennessä.

Mediconsult Oy vastasi selvityspyyntöön annetussa määräajassa. Saadun vastauksen perustella hankintayksikkö totesi, että asiassa ei ole enää tarpeen epäillä poikkeuksellisen alhaista tarjousta.

Muilta osin hankintayksikkö totesi tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankintayksikkö vertaili tarjouksen tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Vertailutaulukot ovat tämän päätöksen liitteenä 1. Tarjoajien vertailussa saamat kokonaispisteet ovat:

1. Mediconsult Oy - 94,5 pistettä
2. Tunstall Oy - 54,2 pistettä
3. Procomp Solutions Oy - 38,7 pistettä

Tarjouspyynnön mukaisesti suurimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja voittaa kilpailun. Suurimmat yhteispisteet kilpailussa on saanut Mediconsult Oy.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Osallistumishakemukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.