Kaupunginkirjaston automaatiohankinta

For decisions released prior to 2019 a related decision heading is displayed for cases.
HEL 2018-004764
More recent handlings
Case 12. / 142 §

Kaupunginkirjaston automaatiohankinta

Culture and Leisure Committee

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia kaupunginkirjaston automaatiohankintaan kuuluvat keskustakirjasto Oodiin sijoitettavat kuusi (6) lainausautomaattia ja lajittelevan palautusautomaatin sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavan keskuslajittelijan ylläpito- ja huoltopalveluineen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Mikro-Väylä Oy:ltä.

Automaatiohankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sisältäen kuusi (6) lainausautomaattia, lajittelevan palautusautomaatin sekä keskuslajittelijan ylläpito- ja huoltopalveluineen on koko sopimuskauden ajalta arviolta 442 000 euroa. Hankinta sisältää laitteistot suunnittelu- ja asennuspalveluineen sekä takuuajan (12 kk) jälkeiset huolto- ja ylläpitopalvelut 48 kk ajaksi.

Sitova sopimussuhde sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti lisäksi valtuuttaa toimialan hallintojohtajan allekirjoittamaan automaatiohankintaan liittyvän sopimuksen.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli projektipäällikkö Romeo Pulli. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Close

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Automaatiohankinta sisältää kuusi (6) lainausautomaattia sekä lajittelevan palautusautomaatin, jotka sijoitetaan keskustakirjasto Oodiin. Lainaus- ja palautusautomaatit vähentävät aineiston käsittelyyn liittyvää henkilöstöresurssien tarvetta ja niiden tuottama henkilöstösäästö on huomioitu suunniteltaessa Oodin henkilöstömitoitusta.

Hankintaan sisältyy lisäksi uusi keskuslajittelija, joka sijoitetaan Pasilan pääkirjaston tiloihin. Lajittelija korvaa taloudellisen käyttöikänsä päähän tulleen, vuonna 2001 hankitun nykyisen laitteiston. Uuden keskuslajittelijan ominaisuuksien määrittelyssä on huomioitu kellutus- ja logistiikkajärjestelmä IMMS:n aiheuttamat keskuslajittelijaan kohdistuvat lisävaatimukset. Nykyistä suuremmalla ja laatikkolukemisen mahdollistavalla lajittelijalla pyritään osaltaan vähentämään logistiikkatyön tarvetta kirjastoissa.

Laitteistot hankitaan tavarahankintana ja niihin liitetään ylläpito- ja huoltosopimus.

Hankintamenettely

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala avasi kaupunginkirjaston EU-kynnysarvon ylittävän automaatiohankinnan kilpailutuksen avoimena menettelynä julkaisemalla 3.5.2018 tarjouspyynnön HILMA:ssa. Tarjousta pyydettiin kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta keskuslajittelijasta, joka tarjouspyynnössä oli määritelty lisähankintamahdollisuudeksi.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 4.6.2018 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta: Axiell Finland Oy, Bibliotheca, Lyngsoe Systems A/S ja Mikro-Väylä Oy. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Tarjousten vertailu

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistiin parhaimmilla hinta-laatuperusteilla siten, että laatutekijät muodostivat enintään 60 pistettä ja hintatekijät enintään 40 pistettä. Laatutekijöinä arvioitiin laitteistojen teknisiä ominaisuuksia kuten laitteen nopeutta, tarkkuutta ja laitteistosta saatujen tilastojen monipuolisuutta. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3.

Tarjousten vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman ja tarjousvertailun hinta-laatuperusteilla parhaimman tarjouksen teki Mikro-Väylä Oy.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 442 000 euroa.

Automaatiohankinnan kokonaiskustannus muodostuu keskustakirjasto Oodiin sijoitettavista kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta uudesta keskuslajittelijasta.

Esitetään, että tarjouspyynnön optio keskuslajittelijasta hyödynnetään tässä yhteydessä, ja että keskuslajittelija hankitaan osana tätä kaupunginkirjaston automaatiohankintaa.

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Hankintasopimus syntyy erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella. Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut).

Esitetään, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta toimialan hallintojohtaja.

Close

This decision was published on 27.06.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Sähköpostiosoite:
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300
Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan muutosta
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
  • perusteet, joilla muutosta vaaditaan.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

  • päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
  • todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Sähköpostiosoite:
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Close

Presenter information

hallintojohtaja
Kirsti Laine-Hendolin

Ask for more info

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 20573

niina.lammi@hel.fi

Joonas Pekkanen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 09 310 25031

joonas.pekkanen@hel.fi

Attachments

3. Confidential: JulkL 24 § 1 mom 20 k.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information, information that could compromise the protection of privacy or documents that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Processing of Personal Data in Social and Health Care 703/2023,  Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.