Kaupunginkirjaston automaatiohankinta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Automaatiohankinta sisältää kuusi (6) lainausautomaattia sekä lajittelevan palautusautomaatin, jotka sijoitetaan keskustakirjasto Oodiin. Lainaus- ja palautusautomaatit vähentävät aineiston käsittelyyn liittyvää henkilöstöresurssien tarvetta ja niiden tuottama henkilöstösäästö on huomioitu suunniteltaessa Oodin henkilöstömitoitusta.

Hankintaan sisältyy lisäksi uusi keskuslajittelija, joka sijoitetaan Pasilan pääkirjaston tiloihin. Lajittelija korvaa taloudellisen käyttöikänsä päähän tulleen, vuonna 2001 hankitun nykyisen laitteiston. Uuden keskuslajittelijan ominaisuuksien määrittelyssä on huomioitu kellutus- ja logistiikkajärjestelmä IMMS:n aiheuttamat keskuslajittelijaan kohdistuvat lisävaatimukset. Nykyistä suuremmalla ja laatikkolukemisen mahdollistavalla lajittelijalla pyritään osaltaan vähentämään logistiikkatyön tarvetta kirjastoissa.

Laitteistot hankitaan tavarahankintana ja niihin liitetään ylläpito- ja huoltosopimus.

Hankintamenettely

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala avasi kaupunginkirjaston EU-kynnysarvon ylittävän automaatiohankinnan kilpailutuksen avoimena menettelynä julkaisemalla 3.5.2018 tarjouspyynnön HILMA:ssa. Tarjousta pyydettiin kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta keskuslajittelijasta, joka tarjouspyynnössä oli määritelty lisähankintamahdollisuudeksi.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 4.6.2018 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta: Axiell Finland Oy, Bibliotheca, Lyngsoe Systems A/S ja Mikro-Väylä Oy. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Tarjousten vertailu

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistiin parhaimmilla hinta-laatuperusteilla siten, että laatutekijät muodostivat enintään 60 pistettä ja hintatekijät enintään 40 pistettä. Laatutekijöinä arvioitiin laitteistojen teknisiä ominaisuuksia kuten laitteen nopeutta, tarkkuutta ja laitteistosta saatujen tilastojen monipuolisuutta. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3.

Tarjousten vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman ja tarjousvertailun hinta-laatuperusteilla parhaimman tarjouksen teki Mikro-Väylä Oy.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 442 000 euroa.

Automaatiohankinnan kokonaiskustannus muodostuu keskustakirjasto Oodiin sijoitettavista kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta uudesta keskuslajittelijasta.

Esitetään, että tarjouspyynnön optio keskuslajittelijasta hyödynnetään tässä yhteydessä, ja että keskuslajittelija hankitaan osana tätä kaupunginkirjaston automaatiohankintaa.

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Hankintasopimus syntyy erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella. Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut).

Esitetään, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta toimialan hallintojohtaja.

Päätös tullut nähtäväksi 27.06.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.