Tietosuoja-asetuksen edellyttämistä sopimusmuutoksista päättäminen

Kansliapäällikkö päätti Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus) edellyttämien muutosten tekemisestä seuraaviin kaupunginkanslian omistajanhallinnassa oleviin sopimuksiin:

Elinkeino-osasto

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 13.7.2017, tunniste 1.2.1781.1)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 9.8.2017, tunniste 1.2.1781.2)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 11.7.2017, tunniste 1.2.1781.3)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 17.7.2017, tunniste 1.2.1781.4)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 19.7.2017, tunniste 1.2.1781.5)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 7.8.2017, tunniste 1.2.1781.6)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 4.9.2017, tunniste 1.2.1781.7)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 2.8.2017, tunniste 1.2.1781.8)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 12.7.2017, tunniste 1.2.1781.9)

Tulosperusteinen valmennus (HEL 2016-013520, allekirjoitettu 10.7.2017, tunniste 1.2.1781.11)

Hallinto-osasto

Ahjo asianhallintajärjestelmän puitesopimus (Taske 2011-90, allekirjoitettu 3.8.2011, tunniste 1.2.1465.1)

Henkilöstöosasto

HIJAT-henkilöstö- ja palkkahallinnon perussopimus (HEL 2014-004714, allekirjoitettu 8.4.2014, tunniste 1.2.2226.2)

Muutos käyttöpalvelusopimukseen Rekrytointipalvelun käyttöpalvelut (PROS-tunniste Heke Hepo/Yleiset asiat 2006/024 §0042, allekirjoitettu 10.1.2007, tunniste 1.3.817.1)

Muutos sovellushallinnan palvelusopimukseen, Nettirekrytointijärjestelmä (PROS-tunniste Heke Hepo/Yleiset asiat 2006/024 §0042, allekirjoitettu 10.1.2007, tunniste 1.3.817.2)

Sopimus USE ja TYTI sovelluksien ylläpitopalveluista (PROS-tunniste Heke Hj/Yleiset asiat 2009/072 §0108, allekirjoitettu 20.12.2010, tunniste 1.3.162.1)

TaikaTapahtumat-ohjelmistoa koskeva sopimus (HEL 2017-006871, allekirjoitettu 31.3.2011, tunniste 1.3.831.1)

Puitesopimus Seure henkilöstöpalvelut Oy:stä hankittavia palveluja koskevasta yhteistyöstä (HEL 2015-004115, allekirjoitettu 6.10.2015, tunniste 1.2.2119.1)

Talous- ja suunnitteluosasto

Sopimus Helsinki-portaalin käyttöpalveluista ja sovellushallinnasta (Taske 09-112, allekirjoitettu 9.10.2009, tunniste 1.3.925.1)

Helmi-intranet Sähköisen työpöydän sovellusylläpitopalvelu (HEL 2016-009077, allekirjoitettu 24.3.2017, tunniste 1.2.1775.1.)

Avustusten käsittelyjärjestelmä puitesopimus (Taske 10-188, allekirjoitettu 12.11.2010, tunniste 1.2.2233)

Avustusten käsittelyjärjestelmä -sovelluksen Liityntäsopimus (HEL 2013-010817, allekirjoitettu 10.9.2013, tunniste 1.2.2233.5)

Antolainojen käsittely, vip-järjestelmä, sopimus sovellusylläpito- ja sovelluskehityspalveluista (HEL 2014-012703, allekirjoitettu 19.3.2015, tunniste 1.2.2233.6)

Sopimus muistinvaraisen alustan hankinnasta Laske-ympäristöön, Palvelut (HEL 2015-009778, allekirjoitettu 18.12.2015, tunniste 1.2.1122.3)

Laske-järjestelmän sovellusylläpito- ja kehityspalveluiden hankinta (HEL 2014-011262, allekirjoitettu 23.4.2015, tunniste 1.3.939.1)

SAP-käyttövaltuushallinnan tukipalvelu (HEL 2014-007968, allekirjoitettu 3.11.2014, tunniste 1.3.938.1)

Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmän hankintasopimus (Khs 00-2234, allekirjoitettu 22.11.2000, tunniste 1.2.2207.2)

Lisäksi kansliapäällikkö kehotti näiden sopimusten omistajia ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin sopimusmuutoksia koskevien neuvottelujen loppuun saattamiseksi ja allekirjoittamaan sopimusmuutoksia koskevat tarvittavat asiakirjat.

Tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää sopimaan henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä. Päätöksen perusteella tehtävät tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimusmuutokset tehdään kuhunkin sopimukseen erikseen.

Sopimuksen muuttamista koskeva toimivalta määräytyy hankintavaltuuksien mukaisesti. Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuuston päätös 11.4.2018 § 77) 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Tietosuoja-asetuksen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi kaupunki sopii kaupungin tietosuojalinjausten (kaupunginhallituksen päätös 7.8.2017 § 732) mukaisen tietoturvallisuusliitteen tai vastaavien muiden ehtojen ottamisesta niihin sopimuksiin, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Kaupungin tietoturvallisuusliitteen mallissa on määritelty sopijapuolten henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät velvoitteet ja oikeudet sekä huomioitu tietosuoja-asetuksen velvoitteet.

Tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttämiseksi kaupunki on neuvotellut muutoksista voimassa oleviin sopimuksiin. Sopimusten omistajien on huolehdittava siitä, että keskeneräiset neuvottelut saadaan päätökseen mahdollisimman pian. Päätöksen sisältämä kehotus allekirjoittaa tarvittavat asiakirjat koskee myös niitä sopimuksia, joiden osalta neuvottelut muutoksista ovat kesken, ja joita koskevat muutokset allekirjoitetaan myöhemmin.

Kuhunkin päätöksessä mainittuun sopimukseen tehtyjä tietosuoja-asetuksen edellyttämiä muutoksia sovelletaan myös kyseisen sopimuksen perusteella tehtyihin kaupungin voimassa oleviin tilauksiin ja puitesopimusten osalta niihin perustuviin sopimuksiin. Tätä koskeva ehto on tarvittaessa sisällytettävä muutoksia koskevaan sopimukseen.

Päätöksen kohteena olevat sopimukset on yksilöity käyttämällä asian diaarinumeroa, sopimuksen allekirjoituspäivää sekä sopimuksen tunnistetta. HEL-alkuisella numeroinnilla tarkoitetaan diaarinumeroa Ahjo-asianhallintajärjestelmässä. Ahjoa edeltäneen asianhallintajärjestelmä PROS:n osalta yksilöintinä on Khs tai Taske -alkuinen PROS-järjestelmän diaarinumero tai PROS-järjestelmän tunniste. Jos sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen eri päivämäärällä, allekirjoituspäivämäärä on se päivämäärä, jona viimeisin allekirjoitus on tehty. Tunnisteella tarkoitetaan sopimuksen yksilöivää tunnistetta kaupungin sähköisessä sopimushallintajärjestelmässä.