Hankinta, kuljetuspalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti kumota matkapalveluiden liikennöinnin hankintaa koskevan aiemman päätöksensä 18.02.2019, 29 § päätökseen tulleen käsittelyvirheen johdosta.

Tällä hankintaoikaisupäätöksellään Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä matkapalveluiden liikennöinnin palveluntuottajiksi osa-alueiden 1 ja 2 osalta liitteessä 1 ilmenevät palveluntuottajat.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella ja palveluntuottajat on valittu kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden mukainen tarjousvertailu on esitetty liitteessä 2.

Suunniteltu sopimuskausi on kaksi vuotta (1.4.2019 – 31.3.2021). Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusta voidaan jatkaa Sosiaali- ja terveystoimialan päättäessä siten, että sopimus jatkuu voimassa toistaiseksi. Sosiaali- ja terveystoimiala kilpailuttaa hankintansa säännöllisin määräajoin.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että valitut palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa, taloudellista tilannettaan koskevat selvitykset ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan vammaispalvelulain, sosiaalihuoltolain, kehitysvammalain, lastensuojelulain tai muun lainsäädännön perusteella korvattavien asiakaskuljetusten matkapalvelujen liikennöinti.

Hankinnasta jätettiin hankintailmoitus (2018-208572) HILMA-ilmoituspalveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 30.11.2018. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 18.12.2018, jonka yhteydessä tarjousten vastaanottamisen määräaikaa pidennettiin siten, että tarjoukset tuli toimittaa 7.1.2019 kello 23:00 mennessä.

Hankinta oli julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 25 §:n kohdan 3 mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä sosiaali- ja terveyspalveluja koskeva palveluhankinta, johon sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä. Hankinta toteutettiin avointa menettelyä käyttäen.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 7.1.2019 klo 23:00 mennessä.

Kilpailutuksen periaatteet

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä matkapalvelujen liikennöintiä koskevan kilpailutuksen (HEL 2018-008398) keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään § 249 (09.10.2018).

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Tarjouskilpailu

Matkapalvelujen liikennöinnin hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu, jonka perusteella valitaan osa-aluekohtaisesti palveluntarjoajat. Tarjouskilpailu käynnistettiin 30.11.2018 julkaistulla tarjouspyynnöllä. Tarjouskilpailua edelsi markkinakartoitus, josta julkaistiin tietopyyntö 23.8.2018.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää hankintayksikölle tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, jotka tuli esittää hankintayksikölle 12.12.2018 klo 00:00 mennessä.

Kysymysvaiheen jälkeen hankintayksikkö päätti julkaista korjausilmoituksen täsmennetyillä tiedoilla, jossa korjattiin hankintayksikön ilmoittamia yhteystietoja, tarjouksen voimassaoloajan kestoa sekä tarjouspyyntöön liitettiin päivitetty tarjouslomake. Uudessa tarjouslomakkeessa määriteltiin tarkemmin ajetaanko monena päivänä viikossa sekä kuinka monta ajoneuvoja valitaan maksimissaan per kohde (osa-alue).

Korjausilmoituksen julkaistiin 18.12.2018 ja sen yhteydessä tarjousten vastaanottamisen määräaikaa pidennettiin 7.1.2019 klo 23:00 asti.

Kilpailutuksessa oli 3 osa-aluetta, joista tarjouksia pystyi esittämään yhteen tai useampaan, sekä jokaisen osa-alueen sisällä yhteen tai useampaan alaosaan.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että eri palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset.

Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä 7.1.2019 klo 23:00 saapui yhteensä 57 tarjousta.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintatyöryhmä on tarkistanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden ja kaikki esitetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaisia ja täyttivät asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki määräajassa toimitetut tarjoukset osa-alueiden 1 ja 2 osalta etenivät näin ollen tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Hankinnassa käytetään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa. Hankinnan kohdetta koskevat korkeat laatuvaatimukset on määritelty tarjouspyynnön liitteenä olleessa palvelukuvauksessa ehdottomina vähimmäisvaatimuksina siten, että ne vastaavat hankintayksikön määrittelemää laatutasoa.

Osa-alueet vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti itsenäisinä kokonaisuuksina.

Osa-alueen 1 vertailu tehtiin tarjottujen suoraohjausajoneuvojen hintojen perusteella.

Osa-alueessa 2 vertailu tehtiin tarjottujen ylivuotoajoneuvojen alennusprosentin perusteella. Kunkin tarjouksen sijoittumisjärjestys tarjouskilpailussa ilmenee liitteen 2 vertailutaulukosta. Kilpailutuksena tuloksena valittavat ajoneuvot näkyvät liitteen 2 vertailutaulukossa vihreällä värillä. Keltaisella värillä osa-alueessa 2 on merkattu ne ajoneuvot, joita ei valittu, mutta saivat samat vertailupisteet kuin alimmat valitut ajoneuvot.

Aiemman virheellisen hankintapäätöksen oikaisu

Matkapalveluiden liikennöinnin hankinnasta tehtiin toimialajohtajan hankintapäätös 18.2.2019, 29 §, joka annettiin tiedoksi 27.2.2019.

Heti tiedoksiantopäivänä sosiaali- ja terveystoimialalla huomattiin, että osa-alueen 2 (ylivuotoliikenne) osalta päätöksessä käytetty pisteytys on ollut virheellinen. Osa-alueessa 2 tarjoajat kilpailivat alennusprosenteilla. Matkapalveluiden liikennöinnin palvelukuvauksessa vaaditaan tarjouksessa antamaan alennusprosentti täysinä lukuina. Kuitenkin osa tarjoajista on tarjonnut alennusprosenttina desimaalilukuja, joka on vaikuttanut tarjousten vertailuun ja pisteytykseen.

Hankintayksikön ratkaisu tilanteeseen oli desimaaleja sisältävien alennusprosenttien pyöristäminen täysiksi alennusprosenteiksi. Tähän ratkaisuun päädyttiin, koska täyden alennusprosentin vaatimus on mainittu ainoastaan palvelukuvauksessa eikä tarjouslomakkeessa.

Alennusprosenttien pyöristämisen suurin vaikutus kohdistui osa-alueen 2 inva-autoihin, jossa 19 eri ajoneuvoa sai samat vertailupisteet. Tällaisessa tilanteessa tarjousten keskinäinen paremmuus ratkaistaan arpomalla. Aiempi 15.2.2019 suoritettu arvonta uusittiin osa-alueen 2 inva-autojen osalta. 1.3.2019 suoritetun arvonnan voittajia olivat Mavo Oy, A&H Taksipalvelut, Javatrans Oy, Mankkaan Taksi Oy ja Taksi Timo Leino.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kaksivuotinen (2) sopimus. Sopimuskauden palvelun tuottaminen on suunniteltu alkavaksi 1.4.2019, mutta alkamisajankohdat voivat poiketa toisistaan palvelukohtaisesti.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti:

A. hyväksyä tarjouskilpailutuksen periaatteet, joilla kilpailutetaan matkapalvelujen liikennöinti seuraavalle sopimuskaudelle, sekä oikeuttaa toimialan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittaessa välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B. Oikeuttaa toimialajohtajan:

- tekemään hankinnasta päätöksen,
- allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset,
- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Lisäksi lautakunta päätti seuraavista periaatteista ja toimenpiteistä liittyen kuljetuspalvelujen hankintaan:

- Sosiaali- ja terveyslautakunta pitää tärkeänä yhdenvertaista kohtelua tolppalupien myöntämisessä. Mikäli asiakas ei saa kohtuullisessa ajassa puhelimitse yhteyttä matkapalvelukeskukseen, tulee asiakkaalle lähtökohtaisesti myöntää tolppalupa. Myös mikäli tilattu matka on kohtuuttomasti myöhässä ilmoittamatta, eikä asiakas saa yhteyttä matkapalvelukeskukseen, tulee tolppalupa myöntää. Kohtuullisena odotusaikana voidaan pitää alle 15 minuutin aikaa.

- Lautakunnalle tuodaan vuoden 2019 aikana selvitys erilaisten autotyyppien saatavuudesta sekä tilausten jonotusajoista. Lautakunta pitää tärkeänä, että kapasiteettia kasvatetaan tarpeen mukaisesti.

Lautakunnalle tuodaan samassa yhteydessä selvitys siitä, kuinka pikatilausmatkoja on myönnetty ja kuinka matkapalvelukeskus on onnistunut asiakasohjeessa määritellyissä tavoiteajoissa auton saapumiseen liittyen.

Matkapalvelukeskus seuraa nykyisin jonotusaikoja puhelimella tilattaessa. Selvityksen yhteydessä lautakunnalle raportoidaan jonotusajoista, jotka ovat ylittäneet 10 tai 15 minuuttia sekä tällaisiin tilanteisiin johtaneista syistä. Lautakunta kehottaa matkapalvelukeskusta parantamaan mahdollisuuksia seurata tarkemmin jonotusaikoja tilaustavoista riippumatta.

- Samalla lautakunta edellyttää, että sosiaali- ja terveystoimiala selvittää kuljetuspalvelun käyttämättä jättämisen syitä ja antaa selvityksen tiedoksi lautakunnalle vuoden 2019 aikana.