Hankinta, ulkomaalaisten aikakauslehtien digitaalinen palvelu, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustasäännökset

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Ulkomaalaisten aikakausilehtien digitaalinen palvelu-hankintamenettelyssä tarjouksen jättänyt LM Tietopalvelut Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksen määräajassa 9.4.2019. LM Tietopalvelut Oy ei ole saattanut asiaa valituksena käsiteltäväksi markkinaoikeuteen.

LM Tietopalvelut Oy vaatii, että Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala korjaa hankintamenettelyään siten, että Tarjoajan tarjous otetaan mukaan tarjousvertailuun.

LM Tietopalvelut Oy esittää oikaisuvaatimuksessaan, että vähimmäisvaatimuksena olevien lisenssitietojen puuttuminen on johtunut kilpailutusjärjestelmässä Tarjouspalvelu-portaalissa olevasta teknisestä ongelmasta, jonka johdosta LM Tietopalvelut on ollut yhteydessä kilpailuttamisjärjestelmästä vastaavaan Cloudia Oy:n tukipalveluun. LM Tietopalvelut Oy esittää lisäksi, että sekaannus toimintatavassa on ollut omiaan aiheuttamaan inhimillisen virheen ja sekaannuksen, jonka seurauksena Tarjoaja on liittänyt tarjouksen liitteeksi ns. työkopiokappaleen lehtikorista, joka oli kahden lisenssitiedon osalta puutteellinen siten, että hintatiedot olivat vaatimusten mukaisesti 81 % lehdistä, mutta lisenssitiedot vain 77,6 % lehdistä.

LM Tietopalvelut Oy on esittänyt, että lisenssitietojen puuttuminen on ollut vähäinen puute eikä se ole vaikuttanut tarjousten vertailukelpoisuuteen, sillä lisenssitiedot eivät ole vertailuperustana tai pisteytettävänä osiona tarjouspyynnön vertailussa.

Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että Tarjoajan puute tarjouspyynnön vaatimusten osalta ei vaikuta Tarjoajan kykyyn toteuttaa hankinta, sillä perusteella, että Tarjoajan tarjoama samainen lehtipalvelu on ollut Helsingin kaupungilla käytössä jo useamman vuoden ajan.

Hankintamenettely

Ulkomaalaisten aikakausilehtien digitaalinen palveluhankinta toteutettiin hankintalain 32 § mukaisella avoimella menettelyllä.

Hankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus 28.1.2019.

Tarjouspyynnön voimassaolon aikana LM Tietopalvelut Oy on 15.2.2019 toimittanut seuraavan lisäkysymyksen: ”Mitä tarkoitatte liitteessä 2 Lehtikori, kysymällänne lisenssimallilla? Voitteko ohjeistaa mitä tähän tulee täyttää?”

Hankintayksikkö on vastannut 26.2.2019 seuraavaa:

”Tarjouspyynnössä lukee näin: "Jokaiselle lehdelle on myös kuvattava lisensiointimalli ja siihen liittyvät rajoitukset." Lisensiointimallin voi ilmoittaa siinä muodossa, joka on kyseisellä tarjoajalla käytössä, eli esim. "500 simultaneous users", "unlimited", "circ. limit per current issue: 500". Tiedon ei siis tarvitse olla tietyssä muodossa, mutta siitä pitää ilmetä, miten kyseisen lehden käyttöä rajoitetaan.”

Lisäkysymyksestä ja siihen annetusta vastauksesta huolimatta Valittaja ei ole ilmoittanut lainkaan lisenssitietoja kahden tuotteen kohdalla (The Guitar Magazie ja The New Yorker) tarjoukseensa liittämässä lehtikorissa. Näin ollen vähimmäisvaatimuksena edellytetyt tiedot on annettu vain 77,6 % lehdistä.

Tarjouspyynnössä sivulla 13 kohdassa "Muut ehdot" on edellytetty, että "Tarjoaja on antanut hinta- ja lisenssitiedot vähintään 80 %:lle lehtikorin lehdistä". Valittaja on 13.3.2019 jättämässään tarjouksessa merkinnyt kohdan "Kyllä".

Tarjouspyynnön sivulla 13 on ohjeistettu seuraavaa: ”Olen täyttänyt hintatiedot lehtikorin lehdille ja liittänyt täytetyn lomakkeen tämän Tarjouksen liitteeksi”. Tarjouspyynnössä ei ollut asetettu liitteiden lataamiselle vaadittua sijaintia tai ”oikeaa kohtaa”, kuten Valittaja väittää, vaan lomake on nimenomaisesti pyydetty liittämään tarjouksen liitteeksi, mihin palvelu tarjoaa mahdollisuuden. Mitään kohtaa ei myöskään ole tämän seurauksena jäänyt tyhjäksi. Hankintayksikkö toteaa, että muilla tarjoajilla ei ole ollut vaikeuksia liittää tarvittavaa liitettä tarjoukseensa.

LM Tietopalvelut Oy:n (”Valittaja”) tarjous suljettiin tarjouspyyntöä vastaamattomana tarjouskilpailun ulkopuolelle ja voittajaksi valittiin EBSCO International Oy.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Lain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 174) kuitenkin painotetaan, että hankintayksiköllä on tähän oikeus, mutta ei velvollisuutta. Hankintayksikkö ei siten ole toiminut hankintalain vastaisesti jättäessään Valittajan tarjouksen täsmentämättä.

Valittaja on esittänyt, että lisenssitietojen puuttuminen on ollut vähäinen puute eikä se ole vaikuttanut tarjousten vertailukelpoisuuteen. Hankintayksikkö toteaa, että lisenssitietojen ilmoittaminen on yksiselitteisesti asetettu tarjouksen vähimmäisvaatimukseksi. Hankintayksikkö voi vertailla ainoastaan tarjoukset, jotka täyttävät vähimmäisvaatimukset. Näin ollen Valittajan tarjouksen ottaminen mukaan tarjousvertailuun olisi ollut yhdenvertaisen kohtelun vaatimuksen vastaista ja loukannut sekä muita tarjoajia, että niitä, jotka luottaen hankintamenettelyn tasapuolisuuteen jättivät tarjouksen jättämättä.

Hankintayksikkö toteaa, että Valittajan väite siitä, että kilpailutusjärjestelmästä vastaava taho Cloudia Oy olisi todennut tarjouspyynnön olevan puutteellisesti laadittu, ei ole paikkansa pitävä. Hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus järjestää hankinta haluamallaan tavalla, kunhan hankintamenettelyn tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden vaatimukset täyttyvät. Näin ollen pelkästään se seikka, missä kohtaa tarjouslomaketta liite tuli toimittaa, ei ole ollut puute, tekninen ongelma tai sellainen seikka, joka on voinut saada Valittajan valitsemaan väärän tiedoston tarjouksensa liitteeksi. Tämä on johtunut yksin Valittajan omasta huolimattomuudesta.

Valittaja on oikaisuvaatimuksessa itsekin myöntänyt, että se on ladannut inhimillisen virheen vuoksi väärän tiedoston tarjouksensa liitteeksi. Kyse ei ole Hankintayksikön vastuulle kuuluvasta asiasta.

Päätelmä

Hankintamenettelyssä ja päätöksenteossa on noudatettu lain säännöksiä ja tarjouspyyntöasiakirjojen ehtoja. Esiin ei ole noussut sellaista uutta tietoa, jonka johdosta hankintapäätöstä tulisi muuttaa oikaisuvaatimuksessa esitetystä.

Esitetty hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa 8.4.2019 tehtyä hankintapäätöstä, ja on sen vuoksi hylättävä.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja 08.04.2019 § 20

This decision was published on 28.05.2019

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 146 §