Hankinta, projektisalkkutyökalu, kaupunkiympäristön toimiala

Päätös

Vs. tietohallintopäällikkö hyväksyi CGI Oy:n tarjouksen ja päätti, että CGI Oy:n kanssa tehdään projektienhallinnan projektisalkkutyökalua koskeva hankintasopimus. Palvelun kokonaishinta määräytyy toteutuneiden henkilötyötuntien mukaan. Palvelun rakentamisprojektin tarkkaa työmäärää ei pystytä etukäteen arvioimaan, joten hankinnan tarkempi kokonaisarvo on mahdollista määritellä vasta myöhemmin. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon 60 000 euroa (alv 0 %) alittava pienhankinta.

Vs. tietohallintopäällikkö hylkäsi tarjouspyynnön vastaisena Aureolis Oy:n tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjoukselle asetettuja vähimmäisvaatimuksia jäljempänä todetuin perustein.

Hankintasopimus tulee voimaan vasta, kun sopimus on allekirjoitettu tai kun tilaus on tehty.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 15.06.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2021-007139 / Projektienhallinnan projektisalkkutyökalu. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon 60 000 (alv 0 %) euroa alittava palveluhankinta.

Tarjouspyyntö lähetettiin 13 tarjoajalle. Määräaikaan 30.6.2021 klo 16:00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
Aureolis Oy ja CGI Oy. Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuus ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että molempien tarjoajien osalta tarjousten liitteinä toimitetuissa CV:issä oli osittain puutteellisesti kuvatut tiedot tarjouspyynnön liitteenä (Liite1) olevassa palvelun kuvauksessa vaaditusta nimettyjen asiantuntijoiden kokemuksesta Azure AD integraation osalta. Molemmilta tarjoajilta päätettiin pyytää täsmennystä puutteellisten tietojen osalta.

Lisäksi Aureolis Oy:n tarjouksen osalta päätettiin pyytää täsmennystä siitä, oliko heidän tarjouksensa sisältämä hinta annettu työtuntihintana. CGI Oy:tä päätettiin pyytää täsmentämään tarjoustaan sen osalta, kun se ei ollut syöttänyt vastuuvakuutusta koskevaan kohtaan tietoja Luotettava kumppani –raportissa.

Molemmille tarjoajille varattiin mahdollisuus täsmentää tarjouksiaan 2.7.2021 lähetetyillä täsmennyspyynnöillä edellä mainittujen puutteiden osalta. Määräaika tarjousten täsmennyksille oli 7.7 klo 12:00 mennessä.

Molemmat tarjoajat toimittavat täsmennyksensä määräaikaan mennessä. Täsmennysten myötä kävi ilmi, että molemmat tarjouksen jättäneet yritykset täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset nimetyiltä asiantuntijoilta vaaditun kokemuksen osalta.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Aureolis Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen, koska se oli ilmoittanut tarjouksessaan työhön käytettävän työpäiväkohtaisen hinnan tarjouspyynnössä vaaditun henkilötyötuntihinnan sijaan.

Näin ollen Aureolis Oy:n tarjous tulee hylätä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Tarkastusvaiheessa todettiin edelleen, että CGI Oy:llä on tarjouspyynnössä vaadittu vastuuvakuutus. Näin ollen CGI Oy:n tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman tarjotun työtuntihinnan perusteella.

CGI Oy:n tarjous on edellä todetuin perustein ainoa tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä tarjous, eikä tarjousten vertailua ole siten mahdollista suorittaa. Tästä syystä myöskään erillistä tarjousten vertailutaulukkoa ei ole tarpeen laatia. Tarjouksen sisältämä työtuntihinta on julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan nojalla tarjoajan liikesalaisuus ja tästä syystä salassa pidettävä.

Sopimuskumppaniksi hyväksytyn CGI Oy:n osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset, joita on edellytetty tarjouspyynnössä.

Hankintasopimus tulee voimaan vasta, kun sopimus on allekirjoitettu tai kun tilaus on tehty. Sopimus päättyy, kun työ on hyväksytysti suoritettu.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen vs. tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.