Hankinta, VSS-ohjausjärjestelmän ja tiedonsiirron uusiminen, pelastuslaitos

Pelastuslautakunta päätti hyväksyä Elektro-Arola Oy:n 11.5.2022 päivätyn tarjouksen HEL 2022-004648 EAT-043-2022 Väestöhälytinjärjestelmän ohjauksen ja tiedonsiirron uusiminen - hankinnassa (EU).

Pelastuslautakunta päätti oikeuttaa pelastuskomentajan tekemään Helsingin pelastuslaitoksen tilaukset Elektro-Arola Oy:ltä määrärahojen puitteissa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti vuosina 2022 - 2023.

Väestöhälytinjärjestelmän ohjauksen ja tiedonsiirron uusiminen -hankinnan arvo on yhteensä 750.000 euroa (alv 0%) ja siihen käytetään rahastoon 8050301 (pelastustoimen irtaimen hankinta) varattuja määrärahoja.

Hankinta sisältää Tarjouspyynnön mukaisen väestöhälytinjärjestelmän ohjauksen ja tiedonsiirron uusimisen ohjausvahvistimineen ja tiedonsiirto käyttökuntoon asennettuna 19 kpl väestöhälyttimille ja 4 kpl ohjausjärjestelmän käyttöpaikkaan Helsingissä yhteensä 440.000 euroa (alv 0%) sekä option vastaavasta toteutuksesta edelleen kahdeksalletoista (18) väestöhälyttimelle yhteensä 310.000 euroa (alv 0%).

Lisäksi pelastuslautakunta oikeutti pelastuskomentajan solmimaan hankintasopimuksen ja valtuutti teknisen päällikön hyväksymään hankintaan liittyvät laskut.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi.

Asctel Oy:n ja HSS Engineering AS:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vaatimusten vastaisena.

Tähän päätökseen tyytymätön voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Esittelijän perustelut

Pelastuslaitos on kilpailuttanut EU:n avoimella menettelyllä väestöhälyttimien ohjauksen ja tiedonsiirron uusimisen hankinnan. EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 11.4.2022 sähköisesti osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi Määräaika tarjousten jättämiselle oli 16.5.2022 klo 12:00.

Määräaikaan mennessä saapui kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät Asctel Oy, Elektro-Arola Oy ja HSS Engineering AS.

Kaikki tarjouksen jättäneet täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Elektro-Arola Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.

Asctel Oy:n tarjous todettiin olennaisilta osin tarjouspyynnön vastaiseksi. Asctelin tarjous ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaaditun EMP-suojauksen toteuttamista. Tarjouspyynnön vaatimuksena on ollut, että asennettavalle laitteistolle on toteutettu EMP-suojaus. Hankintayksikkö on tarjoajille lähettämässään kirjallisessa selvityspyynnössä ilmoittanut, että tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti Väestöhälytinjärjestelmän ohjauksen ja tiedonsiirron uusiminen -hankintaan sisältyvien laitteiden komponentteineen ja tarvikkeineen on oltava kaikilta osin uusia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Esimerkiksi hyväksyttävän EMP-suojauksen toteuttaminen asennettaville laitteille edellyttää uusien nykyaikaisten samanlaisten EMP-suojauksen osalta hyväksyttyjen laitekaappien sisältymistä tarjoukseen. Hankintayksikön nykyään käytössä olevien poistettavien eri kuntoisten laitekaappien hyödyntämistä EMP-suojauksen toteuttamisvaatimuksen täyttämisessä ei hyväksytä. Asctel Oy:n kirjallisesti antaman lisäselvityksen mukaan sen tarjous ei sisällä uusia EMP-suojattuja kaappeja vaan sen tarjous perustuu siihen, että vanhat laitekaapit ovat mahdollista päivittää EMP- suojaukseen hyväksyttäväksi. Samalla Asctel Oy on ilmoittanut laitekaappien vaihdon hintavaikutuksen tarjouksensa loppusummaa korottavaksi.

Tarjousten täydentäminen on sallittua ainoastaan, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta tai virheestä. Asctel Oy:n tarjouksen osalta kysymys on ollut tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksen täyttymättä jäämisestä eikä edellä mainitusta epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta tai virheestä. Hintamuutokset ovat kiellettyjä. Hankintayksikkö katsoo lisäksi, ettei Asctel Oy:n määräajassa jättämä tarjous ole ollut vertailukelpoinen ja yhteismitallinen muiden tarjouspyynnön vaatimukset täyttävien tarjousten kanssa, jotka sisälsivät uudet kaapit. Uusien EMP-suojattujen kaappien sisältymisellä tarjoukseen on olennainen hintavaikutus. Näin ollen hankintayksikkö sulkee Asctel Oy:n tarjouksen tarjouskilpailusta.

HSS Engineering AS:n tarjous todettiin olennaisilta osin tarjouspyynnön vastaiseksi. Tarjouspyynnössä on selvästi ja yksiselitteisesti ilmoitettu, että tarjous on laadittava suomen kielellä. Hankintayksiköllä on harkintavaltaa asettaessaan vaatimuksia tarjousten laatimisessa käytettävälle kielelle. Kielivaatimus on ollut tarjousvaiheessa perusteltu, koska tarjoajien on tullut pystyä tuottamaan sopimuksen aikana palveluita suomen kielellä. Tarjouspyynnössä on lisäksi vaadittu tarjoajaa antamaan kirjallinen selvitys painikkeiden asetusten ja ryhmittelyn muokattavuudesta sekä hälyttimien metatietojen ja sijaintitietojen hallinnasta. Vaaditut tiedot ovat olennaisia, jotta hankintayksikkö voi suorittaa tarjousten laadullisten kriteereiden vertailun. HSS tarjous oli laadittu merkittäviltä osin englannin kielellä ja eikä siinä ollut vaadittua kirjallista selvitystä painikkeiden asetusten ja ryhmittelyn muokattavuudesta sekä hälyttimien metatietojen ja sijaintitietojen hallinnasta. Hankintayksiköllä ei ole mahdollisuutta hyväksyä HSS tarjousta, koska tämä tarkoittaisi tarjouspyynnössä asetetusta vaatimuksesta luopumista, eikä hankintayksikkö myöskään voi antaa tarjoajan toimittaa jälkikäteen tarjouksensa liitteistä suomenkielisiä käännöksiä. Lisäksi HSS tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuus on ollut omiaan vaikuttamaan tarjousten vertailuun. Näin ollen sulkee hankintayksikkö HSS tarjouksen tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana.

Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa vastuun tarjouksensa sisällöstä. Annettujen tarjousten jälkikäteinen muuttaminen tai tarkentaminen on kielletty. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, ettei yhdellekään tarjoajalle anneta mahdollisuutta saattaa tarjouspyyntöä vastaamatonta tarjoustaan tarjouspyynnön mukaiseksi tai muulla tavalla parantaa tarjoustaan. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan myös sen velvollisuus silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Kokonaistaloudellinen tarjousvertailu ei ollut tarpeen, koska hyväksyttäviä tarjouksia oli vain yksi.

Koska hyväksyttävän tarjouksen hinta vastaa hankintayksikön käsitystä hankittavan kohteen yleisestä hintatasosta nykyisessä markkinatilanteessa, ei hankinnan uudelleen kilpailuttaminen ole perusteltua, vaikka hyväksyttäviä tarjouksia ei saatu kuin yksi.

Hankinta-asiakirjat ovat nähtävillä sihteerillä.