Toimivallan siirtäminen sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla tulojen, ostolaskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymisessä

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti toimialan tulojen, ostolaskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymisestä 16.1.2023 lukien seuraavasti:

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajalla on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita koko sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan osalta. Palvelukokonaisuuksien johtajilla, hallintojohtajalla, palvelujen johtajilla ja päälliköillä, yksikön päälliköillä, alayksikön sekä työyksiköiden päälliköillä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimintansa määrärahojen osalta. Laskujen hyväksymisessä ei ole euromääräistä rajaa.

Terveysasemien ja keskitetyn palvelun johtavilla ylilääkäreillä on oikeus hyväksyä kiireettömät ja kiireelliset ulkokuntalaskut.

Helsingin sairaalan kuntoutussuunnittelu ja apuvälineet -yksikön kuntoutussuunnittelijoilla on oikeus hyväksyä ostolaskuja ja niihin liittyviä maksuosoituksia ja muistiotositteita 5 000 euroon saakka.

Kuljetuspalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen kuljetuspalvelujen toiminnan osalta. Tilapalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen Sote-kiinteistöt (tilapalvelun vuokrat ulkoinen) toiminnan osalta. Tietohallintojohtajalla on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen keskitettyjen ICT-palvelujen toiminnan osalta.

Hallintojohtajalla, hallintopäälliköllä, hankintajohtajalla, talous- ja suunnittelujohtajalla, suunnittelupäälliköllä, talouspäälliköllä, talouden ja toiminnan suunnittelu -yksikön alayksiköiden 1 – 5 johtavilla controllereilla on lisäksi oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita koko sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan osalta.

Talous- ja suunnittelujohtaja hyväksyy toimialan luottotappiokirjaukset.

Muistiotositteita ja muita kirjanpidon tositteita voivat hyväksyä edellä mainittujen lisäksi talouden ja toiminnan suunnittelu -yksikön taloussuunnittelijat ja talousasiantuntija.

Lisäksi tehtävän luonteen vuoksi perhe- ja sosiaalipalvelujen vammaistyön ostopalvelupäälliköllä ja sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen ostopalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimintansa määrärahojen osalta.

Irtaimen omaisuuden hankintoja koskevat ostolaskut

Kalusteiden ja muiden laitteiden (ei ICT) hankintoja koskevat ostolaskut, maksuosoitukset ja muistiotositteet hyväksyvät: palvelukokonaisuuksien johtajat, hallintojohtaja, palvelujen johtajat ja päälliköt sekä yksikön päälliköt. Tilapalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä kaikkien kalusteiden ja muiden laitteiden (ei ICT) hankintoja koskevat ostolaskut, maksuosoitukset ja muistiotositteet.

ICT-hankintoja koskevat ostolaskut, maksuosoitukset ja muistiotositteet hyväksyy tietohallintojohtaja.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan järjestöavustusten maksatukseen liittyvät tehtävät

Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti oikeuttaa kaupunginkanslian viestintäosaston osallisuus- ja neuvonta -yksikön käyttämään talousarviokohdan 5 10 01 sosiaali-, terveys- ja pelastuspalvelut, määrärahoja sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan ja toimialajohtajan vuosittain päättämien järjestöavustusten maksatukseen noudattaen kaupunginkanslian toimintasäännön mukaisia päätösvaltuuksia ja toimintasäännön perusteella tehtyjä erillispäätöksiä. Lisäksi toimialajohtaja päätti, että sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan järjestöavustusten maksatuksen hyväksyjä voi toimia vain talousarvion puitteissa ja hänen on noudatettava Helsingin kaupungin ohjeita sekä raportoitava ao. järjestöavustusmäärärahojen käytöstä myös sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimesta, talous- ja suunnittelupalveluista, on järjestöavustusten osalta siirtynyt yksi henkilöstöresurssi sekä vakanssi määrärahoineen kaupunginkansliaan. Siirron myötä kaikki toimialaa koskevat talouden tuki -yksikölle aiemmin kuuluneet toimialan järjestöavustustehtävät, mm. avustusten maksatus, siirtyvät kaupunginkanslian viestintäosaston osallisuus- ja neuvonta -yksikköön hoidettaviksi vuoden 2023 alusta lukien.

Pyöristysten ja toleranssien käyttäminen

Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valtuuttaa Taloushallintopalvelun käyttämään 50 euron täsmäytystoleranssia täsmäytettäessä ostolaskuja sähköisessä tilausjärjestelmässä olevaan hyväksyttyyn Bosti-tilaukseen sekä käsittelemään toimituskulut ilman laskun erillistä tarkastusta ja hyväksyntää.

Automaattinen täsmäytys voidaan tehdä vain, mikäli sähköisessä Bosti-tilausjärjestelmässä on merkintä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu.

Hyväksyjän vastuu ja rooli

Helsingin kaupungin rahoitusjohtajan päätöksellä (29.11.2022 § 84) on annettu ohje kaupungin hankintamenojen käsittelystä, missä ohjeistetaan ostolaskujen tarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä tilausten käsittelystä. Taloushallintopalvelun toimintaohje Hankinnasta maksuun 3.0 (29.3.2021) täydentää edellä mainittua rahoitusjohtajan päätöstä. Ostolaskujen hyväksymisessä on noudatettava edellä mainittuja rahoitusjohtajan päätöstä ja Taloushallintopalvelun toimintaohjetta.

Laskun hyväksyjä vastaa laskun sisällön ja tiliöinnin oikeellisuudesta. Laskua tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on käytävä läpi laskun sisältö ja historiatiedot sekä varmistettava tiliöinnin oikeellisuus. Laskujen kirjautuminen oikein kirjanpitoon tulee tarkistaa kuukausittain SAP- / BO-järjestelmän vientiluettelosta ja tarvittaessa korjata virheelliset tapahtumat muistiotositteella.

Virheiden ja väärinkäytösten ehkäisyn kannalta on välttämätöntä, että tilausehdotuksen, maksusuunnitelman ja matka- tai kululaskun tekijä ja hyväksyjä ovat eri henkilöitä, ja että ostolaskun asiatarkastaja ja hyväksyjä ovat eri henkilöitä.

Tavaraa tai palvelua hankittaessa siitä tehdään tilaus Bosti-tilausjärjestelmään ja tilaus vastaanotetaan Bosti-tilausjärjestelmässä. Vastaanottomerkinnän tekeminen Bosti-tilausjärjestelmään välittömästi tavaran tai palvelun toimituksen jälkeen on välttämätöntä, jotta laskujen automaattikäsittely on mahdollista.

Kun tilaus tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä ja lasku tiliöidään, tarkastetaan ja hyväksytään sähköisessä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä (P2P), tilauksen ja siitä saapuneen laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. P2P-sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä estää automaattisesti laskun hyväksymisen, mikäli laskua ei ole tarkastettu ohjelman tarkastajaroolilla tai laskun tarkastaja ja laskun hyväksyjä ovat sama henkilö.

Maksuosoitusten ja muistiotositteiden laatija ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Edellä mainittuihin tositteisiin tulee merkitä selvästi myös päiväykset ja nimenselvennykset.

Laskuaineisto tulee pyytää toimittajalta siten, ettei se sisällä henkilötietoja. Henkilötietoja ei kirjata myöskään tilauksiin. Mikäli salassa pidettävä tieto on kuitenkin välttämätöntä ostolaskun asiatarkastamisen vuoksi, tulee ostolasku asettaa järjestelmässä luottamukselliseksi laskuksi. Tällöin laskun kuvan ja sen liitteet näkevät järjestelmässä vain ostolaskun käsitelleet henkilöt sekä sellaiset henkilöt, joille on erikseen annettu oikeudet luottamuksellisiin laskuihin.

Esihenkilöiden tehtävänä on valvoa, että P2P-sähköiseen ostolaskujen käsittelyjärjestelmään on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat järjestelmää työtehtäviensä hoitamisessa.

Tämä päätös kumoaa sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksen 28.6.2021 § 110.

Voimaan jää edelleen sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätös 29.10.2021 § 206, mikä koskee toimialan viranhaltijoiden päättämien täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotukipäätösten maksusitoumuslaskujen hyväksymistä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 7.12.2022 § 316) 14 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan toimialajohtaja päättää laskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja hyväksymismenettelyn järjestämisestä, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty.