Hankinta, kotihoidon työntekijöiden reput, hoitotarvikelaukut ja suojapussit, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella kotihoidon työntekijöiden selkäreppujen, hoitotarvikelaukkujen ja suojapussien puitejärjestelyyn osa-alueittain ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Selkäreput, osa-alue 1:

1. Honko Oy

2. Kassi-Matti Oy

Hoitotarvikelaukut, osa-alue 2:

1. Honko Oy

2. Kassi-Matti Oy

Suojapussit hoitotarvikkeille ja välineille, osa-alue 3:

1. Kassi-Matti Oy

Lisäksi toimialajohtaja päätti, että Laukku Marjanen Ky:n tarjous hylätään.

Valinnat ja toimittajien ensisijaisuusjärjestys on tehty tarjousvertailun (liite 1) mukaisesti.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 1.6.2023–14.3.2025.

Hankinnan ennakoitu arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on noin 160 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan työntekijöiden käyttöön hankittavat selkäreput, hoitotarvikelaukut ja hoitotarvikkeiden suojapussit. Tuotteita käyttävät pääasiassa kotihoidon työntekijät. Hankinta on jaettu kolmeen osa-alueeseen:

- osa-alue 1: Selkäreput

- osa-alue 2: Hoitotarvikelaukut

- osa-alue 3: Suojapussit hoitotarvikkeille ja välineille

Hankintamenettely

Kotihoidon työntekijöiden selkäreppujen, hoitotarvikelaukkujen ja suojapussien hankinnan arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 20.12.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi –portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjoukset osa-alueen sisällä hyväksyttiin osa-alueessa 3. Tarjouskilpailussa ei hyväksytty rinnakkaisia tarjouksia.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 18.01.2023 klo 14.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi –portaalin kautta. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai yhden kysymyskokonaisuuden, johon vastattiin 25.01.2023.

Tarjoukset tuli jättää 10.2.2023 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme tarjoajaa osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1: Selkäreput:

- Honko Oy

- Kassimatti Oy

- Laukku Marjanen Ky

Osa-alue 2: Hoitotarvikelaukut:

- Honko Oy

- Kassimatti Oy

- Laukku Marjanen Oy

Osa-alue 3: Suojapussit hoitotarvikkeille ja välineille

-Kassimatti Oy

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 10.2.2023 sähköisestä järjestelmästä.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintatyöryhmä on tarkistanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle sekä tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjoajien tuli toimittaa osa-alueille 1 ja 2 tarjoamistaan tuotteista tuotenäytteet 24.2.2023 mennessä tuotteiden koekäyttöä ja laatuarviointia varten. Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli mainittu, että tarjoajan tarjous hylätään, mikäli tarjoaja ei ole toimittanut tarjouspyynnössä vaadittua tuotenäytettä tai tuotenäytteet eivät ole tulleet määräaikaan mennessä. Laukku Marjanen Ky ei toimittanut tuotenäytteitä tarjoamistaan tuotteista. Näin ollen Laukku Marjanen Ky:n tarjous suljetaan ulos tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Muut saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousvertailu toteutettiin osa-alueittain ja valinnat tehtiin osa-alueittain. Osa-alueessa 3 ei tarjousten vertailua suoritettu, koska osa-alueelle tuli vain yksi tarjous.

Osa-alueissa 1 ja 2 oli tarjousten valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo tarjousvertailussa oli 60 pistettä ja laadun painoarvo 40 pistettä.

Halvimman vertailuhinnan mukainen tarjous sai osa-alueen hinnan maksimipisteet 60 pistettä ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo*maksimipisteet.

Tuotteiden laatuarviointi suoritettiin koekäytön perusteella. Koekäytössä kotihoidon henkilöstö arvioi tuotteiden laatua, ergonomisia ominaisuuksia, käytettävyyttä ja sopivuutta. Testaajat käyttivät tuotteita päivittäisessä työssään ja antoivat tuotteelle pisteet ennalta asetettujen laatukriteerien pohjalta. Testaajat pisteyttivät tuotteen ominaisuuksia, toimivuutta ja käytettävyyttä asteikolla 0-5 siten, että 5 pistettä =toteutuu täysin, 3 pistettä =toteutuu hyvin ja 0 pistettä =toteutuu osittain. Mikäli jokin tuotteen laatukriteeri todettiin käyttötarpeisiin nähden heikoksi, sai tuote pisteytettävästä ominaisuudesta 0 pistettä.

Kaikkien testaajien osa-alueelle antamat laatupisteet laskettiin lopuksi yhteen ja näistä yhteispisteistä otettiin keskiarvo. Suurimman keskiarvon saanut tarjous sai osa-alueen tarjousvertailussa laadun maksimipisteet (40 pistettä) ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen kaavalla tarjottu arvo / suurin annettu arvo* laadun maksimipisteet.

Osa-alueella 1 ja 2 tarjouksen saamat osa-aluekohtaiset kokonaisvertailupisteet muodostuivat tarjouksen yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä.

Tarjoajat asetettiin tarjousten saamien kokonaisvertailupisteiden perusteella ensisijaisuusjärjestykseen osa-alueilla 1 ja 2. Tarjoajien saamat kokonaisvertailupisteet osa-alueittain ja ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Sopimus

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 1.6.2023–14.3.2025. Sopimusta voidaan Tilaajan niin päättäessä jatkaa enintään yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiovuodella. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista sopimustuotteista tai vain osasta sopimustuotteita. Tilaaja päättää optiokauden käyttämisestä viimeistään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Optiokaudella sovelletaan sopimusehtoja sellaisena kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Hankintavaltuudet

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan johtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 14.2.2023 § 28.