Sääntöohjaus, toimintasäännön hyväksyminen, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päätti hyväksyä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintasäännön liitteen mukaisesti 1.1.2021 lukien.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 14 luvun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan toimialajohtaja hyväksyy toimialan toimintasäännön.

Ehdotuksen valmistelun yhteydessä on arvioitu muutoksen taloudelliset vaikutukset, vaikutukset tietojärjestelmiin ja yhteistoimintaan sekä muutostarpeet henkilöstöasioiden päätöksenteon delegointiin.

Toimialajohtaja hyväksyy nyt päivitettävät kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintasääntöön tulevat muutokset:

Toimintasääntöön on yhtenäistetty kaikki ne kohdat, joissa viitataan edellisessä virkkeessä mainittuun palvelun päällikköön.

1. Kirjastopalvelukokonaisuus

Aluekirjastopalvelujen yksiköiden luetteloa muutetaan. Tarkoituksena on tasata esimiesvastuita idässä. Myllypuron mediakirjasto sopii paremmin Kontulan kirjaston palvelukonseptiin, sillä Itäkeskuksen kirjastossa ei ole verstaspalveluja.

Keskustakirjasto Oodissa on neljä yksikköä, sisältöpalveluyksikkö, asiakaspalveluyksikkö, kumppanuusyksikkö ja logistiikkayksikkö. Logistiikkayksikön nimi on nykyisen toiminnan valossa täysin virheellinen. Ehdotus uudeksi nimeksi: Mediakulttuuriyksikkö.

2. Kulttuuripalvelukokonaisuus

Alueellisten kulttuuripalvelujen päällikkö –nimikkeen sijaan otetaan käyttöön kulttuurikeskusten päällikkö –nimike. Kohdennettujen kulttuuripalvelujen päällikkö – nimikkeen sijaan otetaan käyttöön kulttuurin edistäminen -palvelun päällikkö. Annantalon johtaja -nimikkeen sijaan otetaan käyttöön lastenkulttuurin päällikkö –nimike.

Lisäksi julkisen taiteen yksikössä otetaan käyttöön tiimi: Tiimin nimi on yleisöt ja yhteisöt. Tiimin tehtävä on vastata yleisötyöstä sekä alueellisen taidemuseotehtävän suunnittelusta ja koordinoinnista. Tiimiä johtaa tiimiesimies.

3. Toimialan hallinto

3.1. Toisilleen läheisiä toimintoja yhdistetään organisatorisesti saman esihenkilön johtoon

Asiakas- ja henkilöstökokemuksen parantamiseen vastataan siten, että synergiaa haetaan yhdistämällä toisilleen läheisiä toimintoja saman esihenkilön alaisuuteen. Tällä tavoitellaan myös työnjaon ja palvelukartan sekä prosessien selventämistä, jotka parantavat myös sisäisten asiakkaiden tyytyväisyyttä.

Talouden, toiminnan ja investointien suunnittelu

Vuosisuunnittelun; eli talouden, toiminnan ja investointien suunnittelun sekä tietoperusteisen johtamisen asiantuntemus yhdistetään uudeksi talous- ja suunnittelupalveluksi. Palvelun kolme yksikköä ovat talouspalveluyksikkö, suunnitteluyksikkö ja tilapalveluyksikkö. Näin yhdistetään kolmesta nykyisestä hallinnon palvelusta toimintoja yhteen.

Eläkkeelle siirtyneen kehittämispalvelupäällikön vakanssista muodostetaan uusi talous- ja suunnittelupäällikön tehtävä, joka laitetaan ulkoiseen hakuun. Nykyinen talous- ja suunnittelupäällikön tehtävä muutetaan talouspalveluyksikön esihenkilönä talouspäällikön tehtäväksi. Nykyinen tilapalvelupäällikön tehtävä muutetaan tilapalveluyksikön esihenkilönä tilapalvelupäällikön tehtäväksi. Molempien tehtävät säilyvät pääosin nykyisellään, mutta sijoittuvat jatkossa palvelutason päällikön tehtävän sijasta yksikkötason päällikön tehtäviin. Suunnitteluyksiköllä ei ole esihenkilöä, vaan talous- ja suunnittelupäällikkö toimii suoraan suunnitteluyksikön henkilöstön esihenkilönä.

Hyte-asioiden valmisteluun ja toimialatason koordinointiin keskittyvä vakanssi siirretään kehittämispalvelun kehittämisyksiköstä uuden talous- ja suunnittelupalvelun suunnitteluyksikköön. Tehtävään sisällytetään myös toimialan hankekoordinaation tehtävät.

Kehittäminen ja digitalisatio

Digitaalista perustaa uudistetaan kaupunkitasoisesti. Muutoksessa toimialariippumattomat tietohallinnon toiminnot keskitetään kaupunginkansliaan 1.1.2021 alkaen. Kaupunginkansliaan keskitetään digitaalisen perustan tehtävät ja toimialojen tietohallinnot siirtyvät kohden digitalisaatiopalveluja, eli toimialoilla ns. perinteisemmän tietohallinnon tehtävät vähenevät.

Kehittämisorientoituneet kehittämisyksikkö ja toimialalle jäävä tietohallinto yhdistetään uudeksi kehittäminen ja digitalisaatio –palveluksi. ICT-kehitysyksikön nimi muuttuu digitalisaatiokehitysyksiköksi ja ICT-palveluyksikön nimi muuttuu digitaaliset palvelut -yksiköksi. Tietohallintopäällikön vakanssista muodostetaan uusi kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön tehtävä, tehtävä laitetaan sisäiseen ilmoittautumiseen. Kehittämisyksikön päällikön nimike muutetaan kehittämispäälliköksi.

Organisaatioturvallisuus

Toimialalla on vahvistettu organisaatioturvallisuuden sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan eteen tehtävää työtä. Yhteistyö eri hallinnon palvelujen välillä on jo nyt toimivaa, mutta tahtotilana on kokeilla turvallisuusasioihin perehtyneiden asiantuntijoiden sijoittumisesta yhteisen esihenkilön alle. Organisaatioturvallisuusasiat keskitetään hallintopalvelujen päätöksenteon tuki –yksikköön.

Asiakkuuksien johtamisen tuki

Toimialamallin käynnistymisen yhteydessä sekä etenkin digitalisaatio-ohjelman laatimisen yhteydessä esitettiin tarve siitä, että toimialalle kaivataan asiakkuuksien johtamisen sekä asiakastiedolla johtamisen keskitettyä tukea. Tämä on myös kirjattu digi-ohjelman toimenpiteisiin, jonka mukaan toimialalle tulisi nimittää asiakkuuspäällikkö. Asiakkuuksien johtamisen tuki –toimintona osoitetaan viestintä- ja markkinointipalvelun asiakkuudet ja vuorovaikutus –yksikköön. Asiakkuudet ja vuorovaikutus –yksikön päällikön nimike muutetaan asiakkuuspäälliköksi.

Henkilöstöpalvelun yksikkörakenne

Henkilöstöpalvelun yksikkörakenne puretaan ja koko HR:n henkilöstö on jatkossa henkilöstöpäällikön suorassa alaisuudessa. HR-partnerimalli otetaan käyttöön.

3.2. Muut muutokset

Uusi yksikkö viestintä- ja markkinointipalveluun

Viestintä- ja markkinointipalveluun perustetaan uusi yksikkö helpottamaan esihenkilötyötä. Uuden viestintä- ja markkinointipalvelun viestintäyksikön päällikön nimikkeeksi tulee viestintäpäällikkö. Markkinointiyksikön päällikön nimike muutetaan markkinointipäälliköksi.

Esihenkilön painotus yksikkötasolle

Johtamiskerrosta tiivistetään, sillä esihenkilötyön painotus muuttuu. Palvelujen ja samalla palvelujen päälliköiden määrä vähenee kahdella (7->5); yksiköiden määrä vähenee kahdella (13->11). Yksiköiden päälliköiden määrä kasvaa yhdellä (9->10). Yhteenlaskettuna esihenkilöiden määrä vähenee yhdellä.

Palvelutiimimalli käyttöön

Toiminnallisesti muodostetaan palvelutiimit ns. palvelujen etulinjaan. Palvelutiimit muodostuvat kunkin hallinnon palvelun ns. kumppaneista tai yhteyshenkilöistä, jotka ovat perehtyneitä saman palvelukokonaisuuden erityispiirteisiin ja tehtäviin (tätä ei lue toimintasäännössä vaan kyse on toiminnallisesta yhteistyöstä yli toimialapalvelujen rajojen).

4. Sijaisuudet

Kulttuurijohtajan sijaisuusjärjestys muuttuu:
1. kulttuurin edistäminen –palvelun päällikkö
2. taidemuseonjohtaja
3. kaupunginmuseon johtaja

Hallintojohtajan sijaisuusjärjestys muuttuu:
1. talous- ja suunnittelupäällikkö
2. hallintopäällikkö
3. henkilöstöpäällikkö