Suun terveydenhuollon tarveaineet- ja tarvikkeet, H001-17

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta poikkeaa nyt tehtävässä päätöksessään kaupunginhallituksen johtamisen jaoston 22.5.2017 § 102 tekemästä hankintoihin liittyvästä toimivallan siirtämiseen liittyvästä päätöksestä, jossa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan hankintavaltuudet on vahvistettu 500 000 euroon.

Hankintaan liittyvä toimivalta

Kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 § mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimialalautakunta päättää ja hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää toimialan hankinnoista, lukuun ottamatta osakkeita.

Kaupunginhallituksen johtamisen jaosto päätti (22.5.2017 § 102) hankintoihin liittyvän toimivallan siirtämisestä sosiaali- ja terveystoimialalla 1.6.2017 alkaen. Päätöksestä ja sen liitteestä ilmenee, että toimialakohteiset viranhaltijoille myönnetyt hankintavaltuudet ovat pienemmät, kuin nyt päätettävän hankinnan laskennallinen, arvioitu kokonaisarvo (noin 6 miljoonaa €), joten tästä johtuen hankinta tuodaan sosiaali- ja terveystoimialan lautakunnalle päätettäväksi.

Hankinnasta solmittavat sopimukset ja sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 26 §:n mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä ja varmentaa valmistelija, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa terveys- ja päihdepalvelujen johtaja.

Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on terveys- ja päihdepalvelujen johtajalla.

Kilpailutuksen taustaa

Suun terveydenhuollon tarveaineiden nykyinen sopimuskausi päättyy 31.12.2017.

Kilpailutuksen tarkoituksena sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle.

Sosiaali- ja terveyslautakunta tekee tässä hankinnassa hankintapäätöksen ilman erillistä päätöstä hankinnan periaatteista ja ehdoista.

Tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntöasiakirjat on valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon, sosiaali- ja terveysviraston hankinta- ja kilpailutus -yksikön ja kaupungin hankintakeskuksen kanssa.

Hankintakeskuksen hankintalakimies on tarkastanut asiakirjat.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa ja hintaliitteessä (vastausliitteessä) oli määriteltynä hankittavien tuotteiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa oli liitteinä hankinnan kohteen kuvaus, laskutuskäytännöt ja kuvaus sähköisestä ostotilausjärjestelmästä sekä sopimusluonnos. Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoaja saattoi antaa tarjouksen vaikka vain yhteen positioon.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) 3.3.2017. Määräajassa saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin 20.3.2017 mennessä. Alkuperäisen tarjouspyynnön mukaan tarjousten jättöaika oli 13.4.2017 mennessä. Tarjouspyynnöstä tehtiin korjausilmoitus, jossa korjattiin kysymysten ja vastausten määräaikoja sekä tarjousten jättöaikaa.

Määräaikaan 20.4.2017 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat 15 tarjoajaa:

Berner Oy (0107011-5)

Dental Systems Oy (0250157-0)

Hammasväline Oy (0881266-0)

Implantona (0989071-6)

JH Hammastuote Oy (2184134-3)

Labo Line Oy (FI09188724)

MADS Dental Oy (0901279-6)

Mediq Suomi Oy (2285192-2)

Ortomat Herpola Oy (0785825-3)

Plandent Oy (0112771-6)

Po Medica AB (SE 556547619801)

Repper Oy (LY-0730707-2)

Suomen 3M Oy (0200814-5)

Tampereen Penli Oy (1057166-7)

Wellspect HealthCare (0123826-4)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintakeskus on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintakeskus on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia.

Tampereen Penli Oy:n tarjous ei vastannut tarjouspyyntöä, koska Tampereen Penli Oy ei täyttänyt tarjouspyynnön hintaliitteeseen niitä tuotteita, joita he halusivat tarjota.

Tampereen Penli Oy oli toimittanut tarjouksensa liitteeksi ainoastaan Tarjousuutiset 2013 ja lisäksi tiedon siitä, mistä internet-osoitteesta esite- ja tuoteinformaatiota on saatavissa.

Tampereen Penli Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä on tehnyt valinnat perustarveaineista. Oikomishoidon erikoishammaslääkäreistä koostunut työryhmä on valinnut oikomishoidon erikoistuotteet ja välinehuollon tuotteiden valintaan ovat osallistuneet välinehuollon osastonhoitajat.

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 %. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan sisällölle tiukat laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella katsottiin riittäväksi.

Valinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman yksikköhinnan perusteella siten, että samaan positioon valittiin erilaisia pakkauskokoja täyttämään erikokoisten hammashoitoloiden tarpeet. Tarkemmat valintaperusteet on kerrottu hankinnan kohteen kuvauksessa (tarjouspyynnön liite 1) sekä hintaliitteessä / vastausliitteessä (tarjouspyynnön liite 3).

Vastaus / hintaliitteeseen oli huomiovärillä korostettu tuotteiden kohdalle se, jos vertailuhinta haluttiin ilmoitettavan nimenomaan tiettyä mittayksikköä kohden, esimerkiksi euroa / tilavuusyksikkö. Kaikki tarjoajat eivät olleet ilmoittaneet kaikissa positiossa vertailuhintoja pyydetysti.

Lähtökohtaisesti vertailut tehtiin pyydetyn mittayksikön perusteella. Jos pyydettyjen vertailuhintojen perusteella tarjousten vertailu oli mahdotonta, esim. saman tuotteen osalta eri tarjoajien käyttämät tilavuusarviot olivat erilaisia, hankintayksikkö täsmensi tarjoajien tarjouksia tarjouspyynnön mukaisiksi laskemalla itse annettujen hintojen perusteella esimerkiksi massayksikön mukaiset hinnat.

Esimerkiksi nauhamaisten tuotteiden vertailussa laskettiin tuotteille ilmoitetun pituuden mukainen pituusyksikkövertailuhinta. Näin tarjotut tuotteet saatiin vertailukelpoisiksi keskenään.

Lisäksi hankintayksikkö korjasi sellaiset tarjoajan laskuvirheet vertailuhinnoissa, joissa vertailuhinta oli epäuskottava suhteessa tarjoushintaan.

Tarjoajien pienimmälle myyntiyksikölle antamat yksikköhinnat on siis muutettu tarjousrivitietojen perusteella kaavamaisesti esimerkiksi massa- tai pituusyksikön mukaisiksi vertailuhinnoiksi. Menettely ei ole johtanut siihen, että tarjoajille olisi annettu mahdollisuus parantaa tarjouksiaan. Tarjouspyynnössä pyydetyn hintatiedon laskemisessa tarjoajan antaman yksikköhinnan perusteella ei ole ollut kyse tarjouksen kielletystä korjaamisesta tai täydentämisestä eikä tarjousriveissä olevissa puutteissa ole ollut kysymys tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavista seikoista. Vertailutaulukon (liite 2) sarakkeeseen N ovat lihavoituna ja ”vinossa” (bold ja italic) ne yksikköhinnat, jotka hankintayksikkö on laskenut ja joiden perusteella vertailut ja valinnat on näihin positioihin tehty.

Lisäksi hankintayksikkö on siirtänyt vääriin positioihin tarjottuja tuotteita tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti oikeaan positioon, mikäli on havainnut virheen. Näiden siirrettyjen tuotteiden positionumerointi on säilytetty alkuperäisenä. Siirretyt tuotteet käyvät ilmi siitä, että niiden positionumero on eri kuin positio, jossa tuotteet ovat vertailussa.

Vertailutaulukossa (liite 2) on sarakkeeseen A merkitty kirjainmerkki V niiden tuotteiden kohdalle, jotka ovat tulleet valituiksi sopimustuotteiksi, kirjaimella H tuotteet, jotka on hylätty ja kirjaimella E tuotteet, joiden valinta on ehdollinen ja lopullinen valinta tehdään koekäytön jälkeen. Sarakkeeseen B on kirjattu perustelut siihen, mikäli yksikköhinnaltaan edullisin tuote ei ole tullut valituksi sopimustuotteeksi tai miksi tarjottu tuote on hylätty.

Tarjoajille ilmoitetaan 6.10.2017 mennessä koekäyttöön otetuista tuotteista koekäytön yhteenveto ja se, otetaanko tuote sopimustuotteeksi. Mikäli koekäytössä ollut tuote hylätään, niin valituksi tulee positiokohtaisesti seuraavaksi edullisin ja mahdollisessa koekäytössä hyväksytty tai sopivin, yksikköhinnaltaan edullisin tuote.

Sopimuskausi

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sen on suunniteltu alkavan 1.1.2018. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhden (1) vuoden optiokauteen.

Muut ehdot

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista tähän sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttaa suun terveydenhuollon toimintaympäristöä.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä.

Suun terveydenhuollon hankinnoista vastaava hammaslääkäri ja suun terveydenhuollon hankinta-asiantuntija ovat oikeutettuja tekemään sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia nyt valittuihin sopimustuotteisiin (tuotelisäyksiä tai tuotteiden poistamisia sopimuksista reklamaatioiden perusteella).

Suun terveydenhuolto ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin.

Päätös tullut nähtäväksi 28.06.2017

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.