Helsingin kaupungin tietosuojalinjaukset - Henkilötietojen käsittelyperiaatteet

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä 1 olevat Helsingin kaupungin tietosuojalinjaukset.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee voimaan siirtymäkauden jälkeen 25.5.2018. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle kunnissa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksella luodaan kansalaisille uusia oikeuksia sekä henkilötietoja käsitteleville uusia velvollisuuksia. Tarkoituksena on vastata teknologian nopeaan kehitykseen ja digitalisoitumisen haasteisiin sekä parantaa henkilötietojen suojaa verkkoympäristössä.

Tietosuoja-asetuksella on merkittäviä vaikutuksia kuntiin rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijöinä. Asetuksen lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Rekisterinpitäjän uusiin velvollisuuksiin kuuluu turvata, että henkilötietojen suojaus tapahtuu niin pitkälle kuin mahdollista automaattisesti.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu myös helpottaa rekisteröityjen mahdollisuuksia olla yhteydessä rekisterinpitäjään ja käyttää asetuksen rekisteröidylle antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidylle sekä rekisterien sisällöistä että rekisterinpitäjän toiminnasta ja teoista.

Asetus asettaa rekisterinpitäjän velvollisuuden viivytyksettä ilmoittaa tietomurroista sekä tietosuojaviranomaiselle että tietyin edellytyksin rekisteröidylle itselleen. Rekisterinpitäjälle säädetään myös velvollisuus tietyissä tilanteissa laatia tietosuojavaikutusten arviointi tai pyytää ennakkolupaa henkilötietojen käsittelylle.

Tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet tulee ottaa huomioon hankittaessa uusia henkilötietojen käsittelyyn tarkoitettuja tietojärjestelmiä. Myös jo käytössä olevien tietojärjestelmien osalta on sopimukset syytä käydä läpi sen arvioimiseksi, ovatko sopimusten sisältämät henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot riittäviä takaaman sen, että henkilötietojen käsittely on lainmukaista.

Hallintosäännön 8 luvun 1 §:n 5 kohdan mukaan kaupunginhallitus vastaa, että kaupunki täyttää tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja valvoo velvoitteiden toteutumista. Vahvistamalla liitteenä olevat tietosuojalinjaukset kaupunginhallitus ohjaa niin kaupungin valmistautumista tietosuoja-asetuksen voimaantuloon kuin tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden täyttämistä asetuksen voimaantulon jälkeen.

Linjauksia täydennetään, kun valmisteilla olevan kansallisen tietosuojalainsäädännön uudistus etenee ja kun asetuksen soveltamisesta saadaan tarkempia ohjeita tietosuojaviranomaisilta. Tietosuoja-asetuksen voimaantuloon valmistautumisen ohjaamiseksi on kuitenkin tarpeellista vahvistaa ohjeet jo tässä vaiheessa.

Kaupunginhallituksen vahvistettavaksi esitettävät tietosuojalinjaukset on valmistellut kaupunginjohtajan 4.1.2017 asettama tietosuojatyöryhmä. Työryhmä on antanut kaupunginjohtajalle loppuraporttinsa 16.5.2017.

Kaupunginhallitus 26.06.2017 § 700

Päätös

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Sari-Anna Pennanen, johtava kaupunginasiamies, puhelin: 310 36179

Päätös tullut nähtäväksi 16.08.2017

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.