Valtuutettu Tuomas Rantasen toivomusponsi koulupsykologien ja -kuraattorien käyttöoikeuksista Wilmaan
Valtuutettu Tuomas Rantasen toivomusponsi koulupsykologien ja -kuraattorien käyttöoikeuksista Wilmaan
Päätös
Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.
Käsittely
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti panna asian pöydälle Sanna Vesikansan ehdotuksesta.
Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi selvityksen kaupunginvaltuuston 11.10.2017 hyväksymän toivomusponnen (Tuomas Rantanen) johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja toimittaa selvityksen ponnen ehdottajalle sekä tiedoksi muille valtuutetuille.
Käsitellessään 11.10.2017 valtuutettu Tuomas Rantasen aloitetta koulupsykologien ja -kuraattorien Wilman käyttöoikeuksien laajentamisesta kaupunginvaltuusto hyväksyi samalla seuraavan toivomusponnen:
Valtuusto edellyttää, että kaupunki selvittää mahdollisuutta olla yhteydessä opetus- ja kulttuuriministeriöön oppilashuollon järjestämiseen liittyvien tarkentavien säädösten ja/tai laintulkintaohjeiden saamiseksi. (Tuomas Rantanen)
Hallintosäännön 30 luvun 14 §:n mukaan kaupunginhallituksen on toimitettava ponnen ehdottajalle kirjallinen selvitys toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä viimeistään vuoden kuluttua ponnen hyväksymisestä. Selvitys on toimitettava erikseen myös muille valtuutetuille.
Valtuutettu Tuomas Rantanen on alkuperäisessä aloitteessaan esittänyt, että koulupsykologeille ja -kuraattoreille annettaisiin Wilmaan yhtä laajat käyttöoikeudet kuin opettajilla. Kaupunginhallitus on tuolloin todennut vastauksessaan, että henkilörekisteristä voidaan luovuttaa tietoja vain silloin, kun siihen on laissa säädetty ja tehtävien hoitoon liittyvä tiedonsaantioikeus. Wilman kohdalla ongelmana on ollut, että järjestelmän käyttöoikeuksia ei pystytä rajaamaan vain osaan oppilaista. Järjestelmään saa vain joko täydet käyttöoikeudet kaikkien oppilaiden tietoihin tai pelkästään oikeudet laittaa viestejä ohjelman kautta. Koska työntekijät voivat käsitellä vain sellaisia henkilötietoja, joita he tarvitsevat työtehtävissään, Wilman käyttöoikeudet on myönnetty opettajille mutta ei psykologeille ja kuraattoreille.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on toivomusponnen johdosta ollut yhteydessä opetus- ja kulttuuriministeriöön ja pyytänyt oppilas- ja opiskelijahuoltolain soveltamiseen liittyvää ohjausta. OKM on keväällä 2018 antanut asiassa seuraavan lausunnon:
”Opiskeluhuoltoa toteutetaan ensisijaisesti ennaltaehkäisevänä koko oppilaitosyhteisöä tukevana yhteisöllisenä opiskeluhuoltona. Lisäksi opiskelijoilla on oikeus yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 4 §:n 1 momentin mukaisesti yhteisöllisellä opiskeluhuollolla tarkoitetaan toimintakulttuuria ja toimia, joilla koko oppilaitosyhteisössä edistetään opiskelijoiden oppimista, hyvinvointia, terveyttä, sosiaalista vastuullisuutta, vuorovaikutusta ja osallisuutta sekä opiskeluympäristön terveellisyyttä, turvallisuutta ja esteettömyyttä. Yhteisöllistä opiskeluhuoltoa toteuttavat kaikki opiskeluhuollon toimijat.
Yksilökohtainen opiskeluhuolto perustuu aina opiskelijan suostumukseen ja luottamukseen.
Opiskeluhuollossa on käytössä useita rekistereitä. Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö (esim. terveydenhoitaja, lääkäri, psykologi) sekä muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin, joiden käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä ja sen nojalla annetuissa säännöksissä.
Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000).
Koulutuksen järjestäjä ylläpitää rekisterinpitäjänä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä (opiskeluhuoltorekisteri). Rekisteriin tallennetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 21 §:n mukaisesti jos koulutuksen järjestäjä toimii opiskeluhuollon potilasrekisterin tai opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä, sen on nimettävä kyseisen alan ammattihenkilö vastuuhenkilöksi huolehtimaan sanottuun toimintaan liittyvien tietojen rekisterinpidosta. Koulutuksen järjestäjä ei saa käyttää rekisteriin sisältyviä tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen.
Rekistereihin sisältyvät, yksilöä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Eikä niitä saa käyttää yhteisöllisen opiskeluhuollon järjestämiseen.
Psykologit ja kuraattorit voivat käyttää edellä mainittuihin rekistereihin (potilasrekisteri ja kuraattorin asiakasrekisterit sekä opiskeluhuoltorekisteri) sisältyviä yksittäistä oppilasta/opiskelijaa koskevia tietoja vain yksilökohtaisen opiskeluhuollon palveluiden sekä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämisessä.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain voimaantulon jälkeen on mm. tullut voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Lisätietoja potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) sekä sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa lain (812/2000) soveltamisesta oppilashuollon järjestämiseen voi tiedustella sosiaali- ja terveysministeriöstä.”
Kasvatus- ja koulutuslautakunta on lausunnossaan kaupunginhallitukselle todennut, että psykologien ja kuraattorien on aiheellista päästä tarkastelemaan omien asiakkaidensa Wilma-tietoja. Wilmaa hallinnoivan Visma-yhtiön mukaan järjestelmään voidaan melko nopealla aikataululla luoda psykologeille ja kuraattoreille räätälöity näkymä. Käyttöoikeudet rajataan yksilökohtaisen oppilashuollon asiakkuuden mukaan siten, että psykologit ja kuraattorit pääsevät tarkastelemaan vain omien asiakkaidensa tietoja. Näkymän yksityiskohdista ja teknisestä toteuttamisesta sovitaan kuluvan syksyn aikana.
Kasvatus- ja koulutuslautakunta arvioi, että uudistuksella on merkittäviä positiivisia lapsivaikutuksia, koska se helpottaa ja nopeuttaa psykologien ja kuraattorien työtä.
Kasvatus- ja koulutuslautakunta 28.08.2018 § 171
Lausunto
Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on aiemmin selvittänyt Tietosuojavaltuutetun toimiston näkemystä psykologien ja kuraattorien Wilma-oikeuksista (liite).
Opetus- ja kulttuuriministeriö on keväällä 2018 antanut asiassa seuraavan, hallitussihteeri Kirsi Lambergin allekirjoittaman lausunnon:
”Opiskeluhuoltoa toteutetaan ensisijaisesti ennaltaehkäisevänä koko oppilaitosyhteisöä tukevana yhteisöllisenä opiskeluhuoltona. Lisäksi opiskelijoilla on oikeus yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 4 §:n 1 momentin mukaisesti yhteisöllisellä opiskeluhuollolla tarkoitetaan toimintakulttuuria ja toimia, joilla koko oppilaitosyhteisössä edistetään opiskelijoiden oppimista, hyvinvointia, terveyttä, sosiaalista vastuullisuutta, vuorovaikutusta ja osallisuutta sekä opiskeluympäristön terveellisyyttä, turvallisuutta ja esteettömyyttä. Yhteisöllistä opiskeluhuoltoa toteuttavat kaikki opiskeluhuollon toimijat.
Yksilökohtainen opiskeluhuolto perustuu aina opiskelijan suostumukseen ja luottamukseen.
Opiskeluhuollossa on käytössä useita rekistereitä. Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö (esim. terveydenhoitaja, lääkäri, psykologi) sekä muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin, joiden käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä ja sen nojalla annetuissa säännöksissä.
Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000).
Koulutuksen järjestäjä ylläpitää rekisterinpitäjänä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä (opiskeluhuoltorekisteri). Rekisteriin tallennetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 21 §:n mukaisesti jos koulutuksen järjestäjä toimii opiskeluhuollon potilasrekisterin tai opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä, sen on nimettävä kyseisen alan ammattihenkilö vastuuhenkilöksi huolehtimaan sanottuun toimintaan liittyvien tietojen rekisterinpidosta. Koulutuksen järjestäjä ei saa käyttää rekisteriin sisältyviä tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen.
Rekistereihin sisältyvät, yksilöä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Eikä niitä saa käyttää yhteisöllisen opiskeluhuollon järjestämiseen.
Psykologit ja kuraattorit voivat käyttää edellä mainittujen rekistereiden (potilasrekisteri ja kuraattorin asiakasrekisterit sekä opiskeluhuoltorekisteri) sisältyviä yksittäistä oppilasta/opiskelijaa koskevia tietoja vain yksilökohtaisen opiskeluhuollon palveluiden sekä monialaisen yksilökohtaisen järjestämisessä.
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain voimaantulon jälkeen on mm. tullut voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Lisätietoja potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) sekä sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa lain (812/2000) soveltamisesta oppilashuollon järjestämiseen voi tiedustella sosiaali- ja terveysministeriöstä. ”
Psykologien ja kuraattorien on työtehtäviänsä hoitaakseen syytä päästä tarkastelemaan omien asiakkaittensa Wilma-tietoja. Ongelmana on tähän asti ollut, että Wilmaan on voinut saada vain täydet oikeudet kaikkien oppilaiden kaikkiin tietoihin tai pelkästään oikeudet laittaa viestejä ohjelman kautta. Wilmaa hallinnoivan Visma-yhtiön näkemyksen mukaan ohjelmaan voidaan melko lyhyellä aikataululla luoda psykologeille ja kuraattoreille räätälöity näkymä. Tällöin he pääsevät tarkastelemaan omien asiakkaittensa, mutta ei muitten oppilaitten Wilma-tietoja. Näkymän yksityiskohdista ja teknisestä toteuttamisesta tullaan sopimaan kuluvan syksyn aikana.
Uudistus helpottaa ja nopeuttaa psykologien ja kuraattorien työtä, joten sillä on merkittäviä positiivisia lapsivaikutuksia.
Esittelijä
Lisätiedot
Vesa Nevalainen, oppilashuollon päällikkö, puhelin: 310 86214
Crister Nyberg, opiskelijahuollon päällikkö, puhelin: 310 86659
Niclas Rönnholm, Ruotsinkielisen perusopetuksen päällikkö, puhelin: 310 86219
Päätös tullut nähtäväksi 02.10.2018
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Maria Nyfors, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 36683