Hankinta, palvelumuotoilun yhteishankinta

HEL 2018-000285
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 18
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Palvelumuotoilun yhteishankinta, kilpailutus H115-17

Hankintajohtaja

Päätös

Hankintajohtaja päätti hyväksyä kahdeksi vuodeksi palvelumuotoilun puitejärjestelyyn kokonaistaloudellisesti edullisimpina seuraavat tarjoukset:

- Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3)

- Pentagon Design Oy (1049233-6)

- Futurice Oy (1623507-4)

- Muotohiomo Oy (0889417-6)

- Ramboll Finland Oy (0101197-5)

- Digitalist Finland Oy (0865249-2)

- Deloitte Consulting Oy (0555345-6)

- LINK Design and Development Oy 2251285-9)

Lisäksi hankintaan kuuluu kahden vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankintajohtaja päätti sulkea HiQ Finland Oy:n (0648086-9) ja Telia Finland Oyj:n (1475607-9) pois hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa, koska tarjoajat eivät täyttäneet osallistumispyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 5 milj. euroa (alv 0 %) sisältäen mahdolliset optiovuodet.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä ja tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Hankintayksikkö tutkii otteista ja muista selvityksistä koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 23.1.2018 päivättyyn osallistumispyyntöön H115-17, HEL 2018-000285. Palvelumuotoilun hankinta on toteutettu rajoitetulla menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.1.2018 ja korjausilmoitus 8.2.2018 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika osallistumishakemusten jättämiselle päättyi 22.2.2018 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui 26 osallistumishakemusta:

- Accenture Oy (0718166-8)

- Codemen Oy (2577936-4)

- Cybercom Finland Oy (1516651-3)

- Deloitte Consulting Oy (0555345-6)

- Digitalist Finland Oy (0865249-2)

- ED-Design Oy (1819774-5)

- Etnografinen tutkimustoimisto Kenno Oy (2621518-1)

- Futurice Oy (1623507-4)

- Gaia Consulting Oy (2008574-2)

- Gofore Oy (1710128-9)

- Hellon Oy (2135725-2)

- HiQ Finland Oy (0648086-9)

- Kaufmann Agency Helsinki Oy (1034497-4)

- Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3)

- Laurea AMK (1046216-1)

- LINK Design and Development Oy (2251285-9)

- Muotohiomo Oy (0889417-6)

- Pentagon Design Oy (1049233-6)

- Ramboll Finland Oy (0101197-5)

- Shape Helsinki Oy (2743489-6)

- Siili Solutions Oy (1979903-5)

- Solita Oy (1060155-5)

- Tamora Muutosmuotoilu Oy (2690216-8)

- Telia Finland Oyj (1475607-9)

- Vahanen PRO Oy (2772358-3)

- WSP Finland Oy (0875416-5)

Tätä sopimusta ei ole jaettu osiin, koska palvelumuotoilussa asiakaskokemuksen kehittäminen on kokonaisvaltaista palvelua, jota ei tarkoituksenmukaista rajata eri osiin.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Osallistumispyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Osallistumispyynnössä vaadittiin, että ehdokkaalla on oltava 1.2.2015 jälkeen kokemusta vähintään kahdesta asiakkaalle tuotetusta palveluympäristöhankkeesta, joista kumpikin on sisältänyt käyttäjiä osallistavia palvelumuotoilumenetelmiä ja konkreettisen tilaan liittyvän toteutussuunnitelman.

HiQ Finland Oy on ilmoittanut yhden referenssin palveluympäristöhankkeista. Telia Finland Oyj ei ole ilmoittanut yhtään referenssiä palveluympäristöhankkeista. Näin ollen HiQ Finland Oy ja Telia Finland Oyj eivät täytä tarjoajan soveltuvuudelle esitettyjä vaatimuksia ja ehdokkaat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden ja muiden selvitysten perusteella.

Osallistumishakemusten vertailu

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että tarjouspyyntö lähetetään 10 vähimmäisvaatimukset täyttävälle ehdokkaalle. Jos vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin 10 ehdokkaat, joille lähetään tarjouspyyntö, valitaan seuraavilla perusteilla:

1. Asiakaskokemus. Ehdokkaan/tarjoajan tuottama lisäarvo Helsingin kaupungin asiakaskokemuksen kehittämisessä ja palvelumuotoilun mahdollisuudet kaupungin strategian toteuttamisessa. Kerroin 5 (maksimi 5 x 5p = 25p)

2. Uusien teknologioiden tuomat mahdollisuudet palvelumuotoilussa Kerroin 3 (maksimi 3 x 5p = 15p)

3. Menetelmät: Miten innostetaan asiakkaat mukaan yhteiskehittämiseen ja optimoidaan osallistujien ajankäyttö sopivilla menetelmillä? Kerroin 2 (maksipisteet 2 x 5p = 10p)

Arvioidaan asteikolla 1-5p, miten hyvin tarjous vastaa palvelukuvauksessa (osallistumispyynnön liite 1) hankinnalle asettuja tavoitteita yllä mainituista näkökulmista.

Osallistumishakemusten vertailu laatupisteineen sekä perusteluineen on liitteenä 1. Vertailun perusteella tarjouspyyntö lähettiin seuraaville 10 eniten pisteitä saaneelle ehdokkaalle:

- Digitalist Finland Oy (0865249-2)

- Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3)

- Hellon Oy (2135725-2)

- Futurice Oy (1623507-4)

- LINK Design and Development Oy (2251285-9)

- Ramboll Finland Oy (0101197-5)

- Solita Oy (1060155-5)

- Pentagon Design Oy (1049233-6)

- Muotohiomo Oy (0889417-6)

- Deloitte Consulting Oy (0555345-6)

Tarjousten vertailu

Tarjousten jättämisen määräaika oli 19.3.2018 klo 12.00 Määräaikaan mennessä saapui 8 tarjousta:

- Digitalist Finland Oy (0865249-2)

- Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3)

- Futurice Oy (1623507-4)

- LINK Design and Development Oy (2251285-9)

- Ramboll Finland Oy (0101197-5)

- Pentagon Design Oy (1049233-6)

- Muotohiomo Oy (0889417-6)

- Deloitte Consulting Oy (0555345-6).

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavilla vertailuperusteilla:

- hinta 40p

- laatu 60p.

Laatua arvioidaan seuraavilla kriteereillä

1. Tarjoajan kokemukset ja näkemys muotoilun hyödyntämisestä organisaation toimintatapojen muutoksessa. Kerroin 4 (maksimi 4 x 5p =20p).

2. Tarjoajan kokemukset ja näkemys vaikuttavuuden arvioinnista. Kerroin 4 (maksimi 4 x 5p =20p).

3. Edelläkävijyys: Kuinka muotoilutoimisto kehittää omaa osaamistaan vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja mahdollisuuksiin? Kerroin 4 (maksimi 4 x 5p =20p).

Arvioidaan asteikolla 1-5p, kuinka selkeä ja vakuuttava tarjoajan osaaminen on arvioitavista näkökulmista.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä perusteluineen on liitteenä 2. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan 8 palveluntuottajaa. Koska tarjouksia saatiin 8 kappaletta, valituksi tulevat kaikki tarjouksen jättäneet tarjoajat.

Päätös tullut nähtäväksi 12.04.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Sähköpostiosoite:
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300
Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan muutosta
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
  • perusteet, joilla muutosta vaaditaan.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

  • päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
  • todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Sähköpostiosoite:
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Sulje

Lisätietojen antaja

Raili Alanko, palvelupäällikkö, puhelin: +358931031764

raili.alanko@hel.fi

Päättäjä

Jorma Lamminmäki
hankintajohtaja

Liitteet (pdf)

1. Liite 1 Osallistumishakemusten vertailu

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.