Toimivallan siirtäminen kaupunkiympäristön toimialalla hankintojen tekemisestä

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kaupunginhallituksen johtamisen jaosto päätti siirtää hankintojen toimivaltaa kaupunkiympäristön toimialalla 22.5.2017 § 99. Päätös tehtiin määräaikaisena ajalle 1.6.2017-31.5.2018. Kaupunkiympäristölautakunta on tehnyt muutoksia hankintoja koskevaan toimivaltaan 20.6.2017 § 8.

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Tämän päätöksen liitteenä oleva esitys hankintavaltuuksista perustuu johtamisen jaoston sekä kaupunkiympäristölautakunnan päätökseen. Toimivaltaan on kuitenkin tehty muutoksia, jotka helpottavat hankintojen tekemistä käytännössä. Muutokset koskevat:

• lisätyöpäätöksiä,
• optiopäätöksiä,
• toteuttamissopimuksia
• ICT-hankintoja ja
• katu- ja puistosuunnitelmien toteuttamista.

Lisätöitä koskeva muutos on kirjattu päätösosion toiseen kappaleeseen liitteen 1 sijasta. Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle. Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen ehdotetaan, että lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyisivät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisen lisätilauksen tai sopimusmuutoksen arvon perusteella.

Palvelu- ja urakkahankintoja koskevat lisähankinnat on hankintalain uudistuksella siirretty suorahankintaa koskevasta pykälästä sopimusmuutosta koskevaan 136 §:ään. Lisäksi pykälässä säädetään muista sopimusmuutoksista sekä sopimuskumppanin vaihdoksista.

Kuten lisätöistä päätettäessä, jaosto ei voi päättää myöskään siirtää edelleen toimivaltaa optioista päätettäessä. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä päättää, että option käyttöönotosta päättäisi viranhaltija. Kaikkia optioita ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista päättää jaostossa. Tästä johtuen ehdotetaan, että liitteessä mainitut viranhaltijat voisivat päättää hankintoihin liittyvistä optioista.

Toteuttamissopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä. Ilman toimivallan siirtoa päätösvalta määräytyy toteuttamissopimuksissa muuten hankintavaltuuden mukaan, mutta kaupunginkanslian valmistelemien rajojen mukaan 5 000 000-10 000 000 euron toteuttamissopimuksista päättäisi kaupunginhallitus ja yli 10 000 000 euron toteuttamissopimuksista päättäisi valtuusto.

Toteuttamissopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai -sopimusta kaupungin puolesta. Toteuttamissopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös. Maankäyttöjohtajalle ehdotetaan toimivaltaa päättää myös toteuttamissopimuksesta ja sen perusteella tehtävistä hankinnoista 3 000 000 euroon saakka. Siten rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle jäisi päätösvalta yli 3 000 000 euron, mutta alle 5 000 000 euron toteuttamissopimuksista ja lähtökohtaisesti kaikista yli 3 000 000 euron hankinnoista, jotka tehdään toteuttamissopimusten perusteella. Päätösvalta toteuttamissopimuksista sisältyy liitteessä olevaan uuteen taulukkoon ja päätösvallan tasot on määritetty yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa.

ICT-hankinnoissa hankinnat on vuoden 2018 alusta lähtien keskitetty toimialalla tietohallintopäällikölle. Lisäksi digitalisaation ja robotisaation myötä ICT-hankintojen määrä tulee kasvamaan. Edellä mainitun perusteella on tarkoituksenmukaista korottaa tietohallintopäällikön sekä toimialajohtajan erityistoimivaltaa ICT-hankinnoissa.

Taulukkoon on lisätty toimialajohtajalle ja tekniselle johtajalle toimivalta päättää hankesuunnitelmien lisäksi katu- ja puistosuunnitelmiin perustuvista hankinnoista suunnitelman arvoon asti. Toimivallan siirtämisestä huolimatta kaupunkiympäristölautakunta voi päätöksessään siirtää toimivaltaa hankintojen tekemiseksi esimerkiksi yksittäiseen katu- tai puistosuunnitelmaan liittyvien hankintojen osalta.

Lisäksi ylläpitopäällikölle on lisätty erityishankintavaltuuksiin ylläpitoon liittyvät tavarahankinnat. Ylläpidon tavarahankintoja ovat muun muassa ulkovalaistuksen LED-hankinnat.

Kaupunkiympäristön toimialalla tehdään suuri osa kaupungin hankinnoista. Sen vuoksi hankintavaltuudet on jaettu yleishankintavaltuuksien ja erityishankintavaltuuksien välillä. Yleishankintavaltuudella tarkoitetaan viranhaltijan yleistä viranhoitoon ja tehtäviin liittyvää hankintarajaa. Yleishankintavaltuuden puitteissa viranhaltija voi tehdä hankintoja seuraavien edellytysten täyttyessä:

• hankinta liittyy viranhaltijan tehtävänhoitoon (kuten palvelun tai yksikön tehtäviin);
• hankintaa ei ole tehty yhteishankintana tai toimialan keskitettynä hankintana;
• kyse ei ole toimialalla tietylle viranhaltijalle tai viranhaltijoille osoitetusta erityishankintatarpeesta tai erikseen tietylle palvelulle osoitetuista hankinnoista.

Erityishankintavaltuudella tarkoitetaan hankintavaltuutta, joka kohdistuu tiettyyn määriteltyyn hankinnan kohteeseen tai hankintatarpeeseen, jonka osalta viranhaltijan valtuus ylittää viranhaltijalle annetun yleishankintavaltuuden. Jos viranhaltijan erityishankintavaltuus ei ole riittävä, vastaava erityishankinta on toteutettavissa ylemmän viranhaltijan tai toimielimen yleis- tai erityishankintavaltuuden puitteissa.

Liitteessä esitetyt hankintavaltuudet ovat arvonlisäverottomia arvoja (alv 0%).

Päätös tullut nähtäväksi 25.05.2018

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.