Kaupunginkirjaston aineiston logistiikka- ja kellutusjärjestelmän hankinta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Tekoälypohjaista kirjaston aineiston kellutus- ja logistiikkajärjestelmän käyttöönottoa on valmisteltu usean vuoden ajan. Hankittavan järjestelmän integroiminen nykyiseen kirjastojärjestelmään aloitetaan kevään 2018 aikana. Järjestelmä on tuotantokäytössä 30.4.2019.

Hankittavan järjestelmän avulla kirjasto siirtyy koko Helsingin kaupunginkirjaston yhteen yhtenäiseen kokoelmaan. Käytännössä kellutus tarkoittaa sitä, että kirjat jäävät palautuskirjastoon ellei niille ole tarvetta muissa kirjastoissa. Logistiikka- ja kellutusjärjestelmä tuo lisää automaatiota myös palautuvien ja varattujen kirjojen käsittelyyn, mikä vapauttaa työaikaresurssia kirjastoammatillisiin tehtäviin vähintään Oodiin kentältä siirtyvän henkilöstön verran. Tekoälyä hyödyntävä kellutusjärjestelmä oppii vähitellen asiakkaiden lainojen ja palautusten avulla, minkä kirjaston profiiliin palautuva kirja sopii parhaiten, ja ohjaa kirjan oikeaan paikkaan. Aikaa kirjaston profiilin automaattiseen muokkautumiseen menee 1–1,5 vuotta.

Älykkään kellutusjärjestelmän valmistelutyö on aloitettu ottamalla lainattavassa materiaalissa käyttöön RFID-tarroitus, joka mahdollistaa niteiden massalukemisen. Tämä vähentää logistista käsityötä, ja siten nopeuttaa ja helpottaa lainausdatan keräämistä. Itse tekoäly tulee mahdolliseksi, kun käyttöön otetaan IMMS-järjestelmä (Intelligent Material Management System), jonka toimittaa tanskalainen Lyngsoe Systems.

Järjestelmä hankitaan palveluna, joka sisältää ohjelmiston ja sen ylläpidon. Käyttöönotto sisältää käyttöönottoprojektin, koulutuksen ja käyttäjätuen. Järjestelmään toteutetaan tarvittava rajapinta kirjastojärjestelmään. Palvelu kattaa kaikki tarvittavat käyttöoikeudet ja lisenssit sekä lisenssien ylläpidon. Palvelu sisältää laitteiston riittävän kapasiteetin, ylläpitopalvelut ja tietoliikennekustannukset sekä tukipalvelut. Kun järjestelmä on saatu tuotantokäyttöön, käyttöönoton jälkeinen palvelu sisältää vikailmoitusten käsittelyn ja ongelmanratkaisun sekä viankorjauksen. Palvelutasoa seurataan säännöllisen raportoinnin avulla. Henkilökunnan pääkäyttäjät ja käyttäjät koulutetaan palvelun käyttöönoton ja versionvaihtojen yhteydessä. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankintaa koskevissa liitteissä.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan suorahankintana hankintalain (29.12.2016/1397) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella, jonka mukaan suorahankinta hankintalain asettaman EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa on mahdollinen, mikäli teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Suoritetun markkinakartoituksen sekä Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy:ltä tilatun selvityksen mukaan markkinoilla ei ole tuotantokäytössä muita käytössä olevaan kirjastojärjestelmään integroitavia järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja, joissa hyväksikäytetään tekoälyä. Helsingin kaupunginkirjaston toiminnan volyymit edellyttävät tuotantokäytössä olevaa ratkaisua.

Logistiikka- ja kellutusjärjestelmä tulee liittää olemassa olevaan kirjastojärjestelmään rajapinnan kautta. Rajapinta ylläpitopalveluineen on välttämätöntä hankkia toimittajalta Innovative Interfaces Global Limited, joka on olemassa olevan järjestelmän toimittaja ja siksi rajapinnan ainoa mahdollinen toteuttaja.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on arviolta 916 240 euroa.

Järjestelmän kokonaiskustannus muodostuu (1) logistiikka- ja kellutusjärjestelmästä, (2) nykyisen kirjastojärjestelmätoimittajan ja uuden järjestelmän väliin tarvittavan rajapinnan toteuttamisesta sekä (3) projektipäällikköpalvelun hankkimisesta. Projektipäällikköpalvelu tilataan erikseen kaupunginkanslian kilpailuttaman puitesopimuksen mukaisesti.

Järjestelmän tarkempi hintaerittely on esitetty erillisessä hintaliitteessä.

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Hankintasopimus syntyy erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella. Sopimusluonnos on tämän asian liitteenä. Sopimus astuu voimaan vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Esitetään, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta hallintojohtaja.

Päätös tullut nähtäväksi 18.04.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.