Toimialan hallinnon tietosuojan vastuuhenkilöiden nimeäminen

Ennen vuotta 2019 julkaistujen asioiden otsikkona näytetään päätöksen otsikko.
HEL 2018-003130
Hallintoasiat
Seuraava käsittely
Asialla on uudempia käsittelyjä
Kokouksen muut asiat
7. / 71 §

Lautakunnan toimivallan siirtäminen henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti, että lautakunnan puolesta rekisteriselosteen laatimisesta, rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröityjen informoinnista, tietojen tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja muista rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta sekä tietojen luovuttamisesta, rekisterin tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä, rekisteritietojen arkistoinnista samoin kuin rekisterien vastuu- ja yhteyshenkilöiden nimeämisestä päättää:

  • Toimialajohtaja henkilörekisterin osalta, joka sisältää koko toimialaa tai useampaa kuin yhtä palvelukokonaisuutta koskevia henkilötietoja;
  • Palvelukokonaisuuden johtaja henkilörekisterin osalta, joka sisältää ko. palvelukokonaisuutta koskevia henkilötietoja.

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Sulje

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Kansallinen tietosuojalakiesitys HE 9/2018 on annettu eduskunnalle 28.2.2018. Lain voimaantulon ajankohta on vielä epävarma.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan henkilörekisterien rekisterinpitäjä, koska rekisterit koskevat ko. toimialaa. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan lautakuntien rekisterinpitäjän oikeudet on suositeltavaa siirtää toimialan viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan henkilörekisterien rekisterinpitäjä, koska rekisterit koskevat ko. toimialaa. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan lautakuntien rekisterinpitäjän oikeudet on suositeltavaa siirtää toimialan viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla henkilörekistereitä on 48 kpl (liite 12.3.2018).

Henkilötietoja käsitellään laajalti kaupungin hallinnossa sekä kaupungin asiakkaiden että henkilöstön osalta. Useimpien kaupungin tehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia. Toimintaa tulevat ohjaamaan yleislakeina EU:n yleinen tietosuoja-asetus, eduskunnassa säädettävänä oleva tietosuojalaki, ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Sulje

Päätös tullut nähtäväksi 04.04.2018

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

Sulje

Esittelijä

hallintojohtaja
Kirsti Laine-Hendolin

Lisätietojen antaja

Marko Luukkanen, lakimies, puhelin: 09 310 89130

marko.luukkanen@hel.fi
Lataa tulostusversio (pdf)

Liitteet (pdf)

1. Kuvan henkilörekisterit sopimukset ja yhteyshenkilöt_12.3.2018

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.