Oikaisuvaatimus kori 2:n siivouspalvelujen hankintaan ryhmän 13 osalta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupunginvaltuusto päätti 8.10.2014 (322 §) hyväksyä Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu- kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintoja välittömästi jatkavan palveluyhtiön perustamisen. Valtuusto hyväksyi samalla Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu-, kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintojen siirtämisen perustettavalle palveluyhtiölle 31.12.2014 mennessä päätöksen perusteluissa kuvatun siirtymäaikajärjestelyn periaatteiden mukaisesti siten, että kaupunki alkaa siirtymäkauden aikana hallitusti ja vaiheittain kilpailuttaa tarvitsemansa palveluyhtiöön siirrettävät palvelut.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintayksikkö kilpailutti tarjouspyynnöllä HEL 2018 - 005308 / 12.6.2018 tukipalvelujen, korin 2, ruoka-, siivous-, käyttäjäpalvelut ajalle 1.1.2019 - 31.7.2022. Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä hankinta ja kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Hankinnasta ilmoitettiin Hilmassa ja Cloudian tarjouspalvelussa 25.5.2018 ja korjausilmoituksella 12.6.2018 lisättiin puuttuva palvelukuvausliite ja jatkettiin tarjousaikaa.

Kilpailutettavia toimipisteitä oli yhteensä 49 osoitteessa, joista muodostettiin 19 kilpailutettavaa ryhmää eli hankinnan kohdetta. Ryhmät muodostettiin maantieteellisesti lähekkäin olevista toimipisteistä siten, että ryhmässä oli saman asiakastyhmän kouluja. Yhdessä ryhmässä toimipisteitä oli 1-9, joka mahdollistaa myös pienten toimijoiden osallistumisen tarjouskilpailuun kaupungin strategian mukaisesti.

Kilpailutettavat toimipisteet sijaitsevat pääosin Koillis-Helsingissä ja muutamia toimipisteitä Käpylän ja Alppilan alueella (Liite 5, kohdekuvaukset).

Palvelut jaettiin ruokapalvelujen osalta 8 ryhmään, siivouksen osalta 15 ryhmään ja käyttäjäpalveluissa 13 ryhmään. Tarjouksen sai antaa yhdestä, useammasta tai kaikista ryhmistä kuitenkin siten, että kaikki ryhmän toimipisteet tuli tarjota. Tarjottava ryhmä sisälsi pelkästään ruokapalveluja, siivouspalveluja tai käyttäjäpalveluja.

Korin 2 toimipisteet sisälsivät peruskouluja, 3 lukioita, 2 Stadin ammatti- ja aikuisopiston toimipistettä, varhaiskasvatuksen toimipisteitä, työväenopiston sekä kulttuuri-ja vapaa-ajan toimialan tiloja. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailuttaa siivouksen niissä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan tiloissa (kirjasto- ja nuorisotilat), jotka toimivat koulujen tiloissa (Liite 5, kohdekuvaukset).

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 4.6. - 15.6.2018. Tarjouksen jättämisen edellytys oli kohteisiin tutustuminen. Esittelytilaisuudessa palveluntarjoajille esiteltiin kohteiden tilat ja materiaalit.

Määräaikaan 2.7.2018 klo 9.00 tarjouksen jätti 12 palveluntarjoajaa seuraavasti:

Ruokapalvelut:
Fazer Food Services
Palmia Oy
Sodexo Oy

Siivouspalvelut:
Coor Service Management Oy
Inhouse Partners Oy
ISS Palvelut Oy
Lassila Tikanoja Oyj
Palmia Oy
RTK Palvelu Oy
Siskon Siivous Oy
SMC Palvelut Oy
SOL Palvelut Oy

Käyttäjäpalvelut:
ISS Palvelut Oy
Lassila Tikanoja Oyj
Palmia Oy
RTK Palvelu Oy
Securitas Oy
SMC Palvelut Oy
SOL Palvelut Oy

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarkastettiin tarjoajien kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus.

SMC Palvelut Oy:n tarjous esitetään hylättäväksi, koska tarjouksessa pyydetyt hinta- ja resurssiliitteet eivät avautuneet kilpailutusjärjestelmässä, koska ne oli tallennettu väärässä muodossa. Edellä mainitut liitteet olivat vähimmäisvaatimuksina, joten tarjous on siten tarjouspyynnön vastainen.

Tarjousvertailuun valittiin ruokapalvelujen osalta Fazer Food Services ja Sodexo Oy.

Siivouspalvelujen osalta Coor Service Management Oy, Inhouse Partners Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy, RTK Palvelu Oy, Siskon Siivous Oy, SOL Palvelut Oy ja

käyttäjäpalveluiden osalta ISS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy, RTK Palvelu Oy, Securitas Oy ja SOL Palvelut Oy.

Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatusuhde seuraavasti:

Hinta - 70 %

Ruokapalvelut:

Laatu - 30 %

1.Miten ruokalistan aterioiden ja tuotevalikoimien vaihtelevuus/monipuolisuus ja soveltuvuus toteutuu kohteen ruokapalveluja käyttäville asiakasryhmille (enintään 20 pistettä). Tilaaja kiinnittää huomiota mm. ruokalistojen ja ateriavaihtoehtojen suunnittelun laatuun, valikoiminen monipuolisuuteen/vaihtelevuuteen, asiakastarpeiden huomioimiseen ja palvelukuvauksen vähimmäislaatutason toteutumiseen käytännössä. Vertailussa arvioidaan toimintasuunnitelman selvitykset 20a, 20a1, 20a2 (asiakasryhmittäin).

2. Miten palveluntuottaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa ja sopimuskauden aikana päivittäisten ruokapalvelujen toteutumisen palvelukuvauksen/liitteiden ja sopimuksen mukaisesti (enintään 10 pistettä). Tilaaja kiinnittää huomiota mm. ruoan laatuun/riittävyyteen, laatupoikkeamien korjaamismenettelyihin, sijaisjärjestelyjen aikaisten ruokapalvelujen laadunvarmistamiseen/resursointiin, asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden hallintaan ja kehittämiseen ja viestintään/tiedottamiseen.

Siivous- ja käyttäjäpalvelut:

Laatu - 30 %

1.Miten palveluntuottaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa ja sopimuskauden aikana päivittäisten siivous-/käyttäjäpalvelujen toteutumisen palvelukuvauksen/liitteiden ja sopimuksen mukaisesti. Tilaaja kiinnittää huomiota mm. siivouksen laatuun, laatupoikkeamien korjaamismenettelyihin, sijaisjärjestelyjen aikaisten siivouspalvelujen laadunvarmistamiseen / resursointiin, asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden hallintaan ja kehittämiseen ja viestintään/tiedottamiseen, 20 pistettä).

2.Laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt käytännössä sisältäen toimenpide-ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetuilla palautteilla ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, 10 pistettä).

Hankinnan kokonaisarvo on n. 30,6 milj. euroa, alv. 0 %. Kokonaishinnassa on huomioitu enintään kahden (2) prosentin mahdollinen hinnankorotus option käyttöönottovaiheessa.

Hankinta sisältää työllistämisvelvoitteen, jossa palveluntuottaja sitoutuu työllistämään heikossa työmarkkina-asemassa olevan työttömän vähintään kahdeksan (8) kuukauden kokopäiväiseen työsuhteeseen tai vaihtoehtoisesti ammatilliseen tutkintoon johtavaan oppisopimukseen, kun sopimuksen peruspalveluiden arvo / vuosi ylittää 300 000 euroa. Työllistettävä henkilö voi olla osatyökykyinen tai vammainen tai oppisopimustyöllistettävä. Työllistämisvelvoite on kumulatiivinen niiden palvelujen osalta, joita palveluntarjoaja tuottaa saman kilpailutuksen perusteella.

Sopimuskausi on 3,5 vuotta ja se alkaa 1.1.2019 ja päättyy 31.7.2022 ja se sisältää kahden (2) vuoden option. Tilaaja päättää suorahankintaa käyttäen palvelun oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaaville ehdoilla, sen mukaisina, kun ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Päätös option käyttämisestä tehdään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

Sopimusluonnoksen mukaan palvelun hinta on voimassa kiinteänä sopimuskauden 1.1.2019 -31.7.2022. Optiokauden mahdolliset hinnankorotukset ovat saman suuruisia kaikille palveluntuottajille.

Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoitukselle kuitenkin aikaisintaan 14 pv kuluttua päätöksen tiedoksi saannista.

Päätös tullut nähtäväksi 16.10.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.