Tietosuoja-asetuksen edellyttämistä sopimusmuutoksista päättäminen, SAP arkistointi
Tietosuoja-asetuksen edellyttämistä sopimusmuutoksista päättäminen, SAP arkistointi
Päätös
Rahoitusjohtaja päätti allekirjoittaa sopimuksen SAP-arkistoinnin kilpailutusta ja hankintaa (HEL 2015-002160, 1.6.2015) koskevan ylläpitosopimuksen muuttamisesta vastaamaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) vaatimuksia.
Päätöksen perustelut
Tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää sopimaan henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä. Päätöksen perusteella tehtävät tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimusmuutokset tehdään kuhunkin sopimukseen erikseen.
Sopimuksen muuttamista koskeva toimivalta määräytyy hankintavaltuuksien mukaisesti. Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuuston päätös 11.4.2018 § 77) 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Tietosuoja-asetuksen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi kaupunki sopii kaupungin tietosuojalinjausten (kaupunginhallituksen päätös 7.8.2017 § 732) mukaisen tietoturvallisuusliitteen tai vastaavien muiden ehtojen ottamisesta niihin sopimuksiin, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Kaupungin tietoturvallisuusliitteen mallissa on määritelty sopijapuolten henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät velvoitteet ja oikeudet sekä huomioitu tietosuoja-asetuksen velvoitteet.
Tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttämiseksi kaupunki on neuvotellut muutoksista voimassa oleviin sopimuksiin. Sopimusten omistajien on huolehdittava siitä, että keskeneräiset neuvottelut saadaan päätökseen mahdollisimman pian. Päätöksen sisältämä kehotus allekirjoittaa tarvittavat asiakirjat koskee myös niitä sopimuksia, joiden osalta neuvottelut muutoksista ovat kesken, ja joita koskevat muutokset allekirjoitetaan myöhemmin.
Kuhunkin päätöksessä mainittuun sopimukseen tehtyjä tietosuoja-asetuksen edellyttämiä muutoksia sovelletaan myös kyseisen sopimuksen perusteella tehtyihin kaupungin voimassa oleviin tilauksiin ja puitesopimusten osalta niihin perustuviin sopimuksiin. Tätä koskeva ehto on tarvittaessa sisällytettävä muutoksia koskevaan sopimukseen
Päätöksen kohteena olevat sopimukset on yksilöity käyttämällä asian diaarinumeroa sekä sopimuksen allekirjoituspäivää. HEL-alkuisella numeroinnilla tarkoitetaan diaarinumeroa Ahjoasianhallintajärjestelmässä. Ahjoa edeltäneen asianhallintajärjestelmä PROS:n osalta yksilöintinä on Khs tai Taske -alkuinen PROS-järjestelmän diaarinumero tai PROS-järjestelmän tunniste. Jos sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen eri päivämäärällä, allekirjoituspäivämäärä on se päivämäärä, jona viimeisin allekirjoitus on tehty.
Päätös tullut nähtäväksi 18.12.2018
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Mikko Paananen, projektipäällikkö, puhelin: 09 310 25501
Jani Aarnio, kaupunginasiamies, puhelin: 09 310 36677