Tarkastuslautakunnan vuoden 2019 arviointisuunnitelma ja arviointikertomus

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Kaupunginvaltuusto päätti

Puheenjohtajan ehdotuksesta kaupunginvaltuusto hyväksyi menettelyn, että esityslistan asioiden 6 ja 7 kohdalla keskustelu käydään yhdessä. Keskustelun kuluessa on tehtävä molempia asioita koskevat ehdotukset.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antoi lausunnon seuraavista arviointikertomuksen kohdista:

Kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen sivuilla 27–31 seuraavaa:

Kaupunginhallituksen tulee

Kaupunginkanslian tulee

Kulttuuri- ja vapaa-aika lautakunta toteaa, että arviointikertomuksessa mainitut huomiot kaupunginkanslian ohjauksesta ovat oikeansuuntaisia. Kaupunginkanslian siiloutuneisuus haastaa toimialan hallinnon työskentelyä ja tuottaa ristipaineita strategian toteuttamisen ja taloudellisten vaatimusten kesken.

Kaupunginkanslian palvelutehtävää toimialojen suuntaan tulisi kehittää ja ottaa toimialojen asiantuntijat mukaan prosessien kehittämiseen, jolloin annettujen ohjeiden käytettävyys paranisi. Lisäksi tulisi kiinnittää huomiota ohjeistuksien ja linjauksien aikataulutukseen, jotta toimialoilla ehditään reagoida pyyntöihin mahdollisimman hyvin.

Tilankäytön tehostamisen vaikutukset

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen sivuilla 32–35 seuraavaa:

Kaupunginkanslian ja toimialojen tulee

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että toimialan osallisuus- ja yhdenvertaisuussuunnitelmaan vuosille 2018–2021 on kirjattu tavoite laatia osallisuus- ja viestintäsuunnitelmamallit kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tilahankkeisiin (kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 27.11.2018, § 213). Tavoitetta on tarkennettu ja vahvistettu toimialan palveluverkkosuunnittelun periaatteissa (kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 14.1.2020, § 3), jonka mukaisesti toimialalla otetaan käyttöön tilahankkeiden vuorovaikutusmalli ja laajennetaan asukkaiden ja muiden tilan mahdollisten käyttäjien osallistumista merkittävien tilahankkeiden ohjaukseen.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tilahankkeissa on pääsääntöisesti otettu kaupunkilaiset ja tilojen tulevat käyttäjät mukaan suunnitteluun. Kaupunkilaisten osallistaminen tilasuunnitteluun nähdään toimialan palvelutehtävänä, viimeisimpinä esimerkkeinä toimialan uudet työtilat ja Töölön kisahallin remontti. Toimialan keväällä 2020 valmistuvien uusien työtilojen ja kaupunkilaisten yhteisölle avoimen aulatilan suunnittelussa Fredriksberg talo B:n toimitilat Sturenkadulla on suunniteltu alueen asukkaiden sekä toimialan henkilöstön tarpeet huomioiden. Tietoa kerättiin työntekijöiltä ja alueen asukkailta kyselyiden, haastatteluiden ja kahden työpajan avulla. Töölön kisahallin remontin tarvesuunnittelun osana kuultiin Kisahallin nykyisiä käyttäjiä sekä laajemmin kaupunkilaisia kyselyn ja työpajan avulla syksyllä 2019.

Haasteena kaupunkilaislähtöiselle tilasuunnittelulle kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on resurssien puute tilasuunnittelua ohjaavien palveluiden projektijohtamisesta ja palveluiden kehittämisestä. Lisäksi kaupungin organisaatio asettaa palvelut omiin budjetti- ja päätöksenteon sektoreihinsa, mikä vaikeuttaa usean palvelun yhteisten tilojen suunnittelua ja yhteistyötä tilojen käytössä.

Digitaalisten asiointipalvelujen laatu

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen sivuilla 54–59 seuraavaa:

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että toimialan palveluja kehitetään asiakaslähtöisesti, asiakkaan näkökulmasta, hyödyntämällä asiakastietoa sekä arvioimalla vaikuttavuutta. Omadata-asiakkuus on helsinkiläisten ja muiden palveluiden käyttäjien yhtenäisen asiakaskokemuksen perusta. Palveluiden ja toiminnan kehittämisen perustana käytetään tietoa ja niitä markkinoidaan asiakaslähtöisesti ja monikanavaisesti. Asukkaat voivat määritellä kiinnostuksen kohteensa, minkä perusteella heille voidaan tarjota palveluja ja asiakasviestintää kohdennetusti.

Kaupunkistrategian mukaisesti koko kaupunkia kehitetään kokeilujen sekä luovan elinkeino- ja kansalaistoiminnan alustana. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tavoitteena on toimia johtavana kokeilualustana. Kaikkea ei tehdä itse, vaan yhdessä tekemisen ja kokeilukulttuurin ekosysteemiä rakennetaan kaikkien kiinnostuneiden kanssa. Toimialan keskeinen digitalisaatiotavoite on ehkäistä digitaalista syrjäytymistä ja tehdä digitaalisiin palveluihin pääsy helpoksi. Kirjastojen asiakastietokoneet takaavat kaikille pääsyn tietoverkkoon ja sähköisiin palveluihin ja henkilöstö tarjoaa opastusta ja neuvontaa niiden käytössä.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan digitalisaatio-ohjelman ensimmäisen vuoden aikana on käynnistetty koko toimialan verkkosivustokokonaisuuuden uudistaminen ottaen huomioon muun muassa saavutettavuuden ja palvelujen paremman löydettävyyden. Uudistus noudattaa kaupunkiyhteistä verkkokanavalinjausta. Ensimmäiset uudet verkkosivustot ovat tapahtumat.helsinki sekä nuorten.helsinki -sivustot.

Toimiala on siirtämässä pääkehitysvastuuta Helsinki Profiilin jatkokehittämisestä kaupungin kanslialle. Helsinki-profiilin ajatuksena on, että asiakas itse hallitsee omia tietojaan ja antaa luvan kullekin palvelulle käyttää niitä. Tulevaisuudessa Helsinki-profiilin käyttöönotto auttaa kaupunkia myös profiloimaan asiakkaalle juuri häntä kiinnostavaa sisältöä ja tekemään proaktiivista viestintää. Tarve yhtenäiselle käyttäjähallinnalle ja asiakkuudelle nousi alun perin kulttuurin ja vapaa-ajan hajanaisen asiakashallintakokonaisuuden tarpeista.

Osana digitalisaatio-ohjelmaa Helsingin kaupunki uudistaa tilavarauksiin liittyvää digitaalista kokonaisuutta. Uudistuksen tavoitteena tarjota laajasti kaupungin tiloja eri toimijoiden käyttöön, mahdollistaen kansalaistoiminnan eri muodot ja tehostaen samalla kaupungin tilojen käyttöä. Digitaalisen kokonaisuuden tulee tarjota kaupunkilaisille mahdollisimman yhtenäinen käyttäjäkokemus sekä selkeät prosessit ja periaatteet tilojen varaamiseen liittyen. Digitaaliset ratkaisut muodostavat laajan kokonaisuuden, hyödyntäen muita kehitteillä olevia osuuksia kuten esim. Helsinki-profiilia, verkkomaksamista ja monikanavaista asiakaspalvelua. Tavoitteena on tilojen varaamisen sujuva käyttäjäpolku ja läpinäkyvä prosessi.

Toimialan digiohjelman puitteissa on julkaistu täysin uusi Kulttuurin kummilapset -palvelu, joka jalkautuu muun muassa neuvoloiden kautta. Joka vuosi kokonainen ikäluokka saa oman kulttuuriorganisaation kummikseen. Sama organisaatio lähettää vuosittain kummilapsilleen kutsuja kutsuvierastilaisuuksiin ja rakentaa siten tiivistä kulttuurisidettä asukkaisiin. Myös veneiden laituripaikkojen varaamisen prosessi digitalisoitiin.

Toimialan digiohjelma on tunnistanut runsaasti kehityskohteita tuleville vuosille. Kehityskohteita pyritään priorisoimaan käyttäjätarpeet, kaupunkistrategian painopisteet ja kustannussäästöt huomioiden. Muun muassa kirjastojen Helmet-sivuston uusimisen palvelumuotoilu käynnistetty.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan uusien digitaalisten palveluiden kehittämisessä on selkeät periaatteet, joilla varmistetaan palveluiden laatu:

Nämä periaatteet tukevat hyvin valtakunnallisia digitaalisten palveluiden arviointikriteerejä. Eri rekistereissä valmiiksi olevia tietoja hyödynnetään, asiakkaille tarjotaan palvelussa selkeät ohjeet ja tukea, palvelut kehitetään jatkuvasti saavutettavuusnäkökulma edellä ja auditoidaan saavutettavuuden osalta ennen julkaisua, palvelut toimivat yhdenmukaisella tavalla, palvelut mahdollistavat asioiden maksamisen (esim. venepaikat, Varaamon tilavaraukset), palvelut auditoidaan tietoturvan ja tietosuojan osalta ennen julkaisua, ja käyttäjät osallistetaan jo palvelun konseptointivaiheesta alkaen palvelujen kehittämiseen.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala pyrkii jatkossakin tunnistamaan tilanteita, joissa se voi olla tarjoamassa asiakkaille ja asukkaille proaktiivisesti tietoa ja palveluita. Mahdollisuuksia tähän on tunnistettu liikunnan, kulttuurin ja kirjastopalveluiden piirissä, mutta myös ennakoivan nuorisotyön mahdollisuuksia tutkitaan. Kaupunkiyhteisen Helsinki Profiilin tuotantoon saaminen ja jatkuva kehittäminen ovat edellytyksenä useimmille käyttötapauksille. Se mahdollistaa myös palveluiden saumattoman yhteen toimivuuden ilman, että asiakkaalta tarvitsee pyytää samoja tietoja uudelleen. Asiakas pääsee samoilla kirjautumistiedoilla kaikkiin kulttuurin ja vapaa-ajan palveluihin ja hänelle voidaan omien mieltymysten perusteella suositella mielekästä tekemistä koko kaupungissa.

Digitaalisten palveluiden kehittäminen vapauttaa henkilöstöä palvelemaan entistä paremmin niitä asiakasryhmiä, jotka eivät käytä digitaalisia kanavia.

Liikunta- ja kulttuuripalvelujen omistajaohjaus ja kokonaisuuden hallinta

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen sivuilla 36–39 seuraavaa:

Kaupunginhallituksen tulee

Kaupunginkanslian tulee

Kaupungilta on tähän mennessä puuttunut selkeä määrittely kulttuurin ja vapaa-ajan palveluissa siitä, mitä kaupunki tekee itse, millaista toimintaa avustetaan, mitä toteutetaan yhteistyöllä yritysten, yhteisöjen ja kansalaisten kanssa ja mikä jää muiden toimijoiden vastuulle. Määrittely on kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan sitova tavoite vuodelle 2020.

Liikuntasektorin ja kulttuurisektorin omistajaohjaus on arvion mukaan järjestetty pääosin tarkoituksenmukaisesti ja kokonaisuuden hallintaa kehitetään. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että konserni- ja omistajaohjauksen tehtävät ja vastuut on kuvattu hallintosäännössä ja kaupunginkanslian toimintasäännössä sekä kaupunginvaltuuston päättämässä konserniohjeessa. Omistajaohjauksen vastuut ovat niiden perusteella selkeät ja toimivalta konserniohjauksessa on konsernijohdon ohella kaupunginkanslialla. Tarvetta hallintosäännön tai konserniohjeen muuttamiselle ei ole tältä osin tunnistettu.

Toimiala toivoo itselleen vahvempaa roolia omistajaohjauksessa. Epävirallista ja hyvää yhteistyötä talousarviotavoitteiden asettamisvaiheessa on toimialan ja kaupunginkanslian konserniohjausyksikön välillä, mutta tämä yhteistyö pitäisi kuvata ja todentaa kirjallisesti. Toimintaedellytyksiä ja kaupungin kokonaisetua parantaisi toimialajohtajan puhe- ja läsnäolo-oikeus konsernijaostossa kulttuurin ja liikunnan alan tytäryhteisöjen asioiden kohdalla.

Lautakunta toteaa, että kaupungin vahvan ja aktiivisen omistajaohjauksen kannalta on tärkeää, että tytäryhtiöiden hallituksissa on henkilöitä, joilla on hyvä käsitys siitä, mitä kaupunki omistajana haluaa ja millaisia yleisiä intressejä kaupungilla on. Konserni-intressin edistämiseen liittyvät perusteet puoltavat sitä, että konsernijohtoon kuuluvan henkilön osallistumista kaupungin tytäryhtiön hallitukseen ei ole pidettävä periaatteellisesti ja kategorisesti ongelmallisena.

Lautakunta päätti tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että tämä päättäisi:

Kaupunkiympäristölautakunta antoi tarkastuslautakunnalle seuraavan lausunnon:

Sitovien toiminnan tavoitteiden arviointi

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen sitovien toiminnan tavoitteiden arvioinnista (sivut 14−19) seuraavaa:

kaupunkiympäristön toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että vuoden 2019 aikana kaavoitettiin ennätysmäärä asuinkerrosalaa. Tulos ylitti asetetun tavoitetason 700 000 k-m2 huomattavasti. Tavoitetasosta täydennysrakentamista on 40,2 %. Vuoden 2019 tulokseen vaikutti voimakkaasti Hernesaaren asemakaava, joka yksin tuotti 315 000 k-m2 asuntokerrosalaa. Ison yksittäisen projektialueen asemakaavan vaikutus kokonaiskerrosalaan suhteutettuna on merkittävä, eikä ole mahdollista, että tavoitetason ylittyessä kokonaiskerrosalan osalta myös vuorovaikutuksellisesti huomattavasti vaativampi täydennysrakentamisen tavoite kasvaa samassa suhteessa. Vähimmäismäärä tulee kuitenkin saavuttaa. Kaupunkiympäristön toimialan sitova toiminnallinen tavoite täydennysrakentamisen osalta on asetettu niin, että vähimmäismäärä 40% täyttyy tavoitetason osalta ja toimintasuunnitelmat on laadittu sen perusteella.

Tämän vuoksi kaupunkiympäristön toimiala on katsonut, että vuoden 2019 sitova toiminnan tavoite on asuinkerrosalan kaavoittamisen sekä sen täydennysrakentamisen osuuden osalta on täyttynyt.

Sanamuotoa on jatkossa mahdollista täsmentää siten, että tulkinnanvaraa ei ole, esimerkiksi muotoon; kaavoitetaan vähintään 700 000 k-m2 pääosin raideliikenteen palvelualueelle. Tavoitetasosta on täydennysrakentamista vähintään 40% (280 000 k-m2).

Kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antamasta ohjauksesta (sivut 27−31) seuraavaa:

Apulaispormestareiden ja toimialajohtajien tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että kaupunkiympäristön toimialan apulaispormestarin ja toimialajohtajan roolit, työnjako ja toimivalta ovat olleet selvät organisaatiomuutoksen alusta alkaen, joten asiassa ei ole selventämistarvetta toimialan henkilöstölle.

Tilankäytön tehostamisen vaikutukset

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen tilankäytön tehostamisen vaikutuksista (sivut 32−35) seuraavaa:

Kaupunkiympäristön sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että päiväkotien suunnittelussa ja rakentamisessa noudatetaan Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan laatimaa tilaohjelmaa ja kaupungin suunnitteluohjeita. Näiden tavoitteena on turvallinen, terveellinen ja tarkoituksenmukainen oppimisympäristö, joka tukee sekä lasten että henkilökunnan fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista hyvinvointia. Tilat suunnitellaan kaikille lapsille sopiviksi sekä lasten kasvua ja kehitystä tukevaksi toimintaympäristöksi. Pedagogisesti monipuolisilla ja tarkoituksenmukaisesti mitoitetuilla tilaratkaisuilla tuetaan varhaiskasvatussuunnitelman toteuttamista. Tilaratkaisuissa on otettu huomioon lasten erilaiset tarpeet mukaan lukien tarve rauhallisiin tiloihin ja lepoon. Pihasuunnittelulla edistetään kaikkien lasten hyvinvointia toteuttamalla turvallinen ja valvottava leikkipiha, josta löytyy tiloja rauhoittumiselle. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan edustaja on mukana hankkeiden suunnittelu- ja rakentamisprosessissa alun tarveselvitysvaiheesta rakennuksen käyttöönottoon asti. Valmistuneiden hankkeiden tavoitteiden mukaisuutta ja toimivuutta mitataan joka toinen vuosi KTI-kyselyllä, joka on kohdistettu sekä Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan edustajille että päiväkodin johtajille. Lisäksi hiljattain on otettu käyttöön RALA-kysely, jonka kysymykset kohdistetaan lisäksi henkilöstölle laajemminkin. Suunnitteluohjeita kehitetään ja päivitetään jatkuvasti Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä Kaupunkiympäristön toimialan yhteistyönä.

Lautakunta korostaa, että päiväkotitilojen uudisrakentamisessa ja peruskorjauksissa tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kullekin ryhmälle on rajattavissa tila rauhalliseen pienryhmäkäyttöön.

Lisäksi kaupunginkanslian ja toimialojen tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että työympäristöjen suunnittelun lähtökohtana ovat kaupungin linjaukset koskien mm. tilatehokkuutta sekä toimialan omat linjaukset. Hankkeissa toteutettava henkilöstön osallistamismenettely tehdään käyttäjätoimialan toimesta. Osallistamiskäytännöt ovat usein laajoja ja perusteellisia, mutta vaihtelevat jonkin verran toimialojen omien käytäntöjen ja hankkeiden laajuuden mukaan. Työympäristön suunnittelun pohjaksi käyttäjätoimiala laatii työympäristökonseptin, jonka pohjaksi tehdään kyselyitä henkilöstölle. Suunnitteluvaiheessa osallistetaan edellä mainittujen reunaehtojen puitteissa henkilöitä, joita muutto uusiin toimitiloihin koskee. Muuton jälkeen toimialat keräävät henkilöstöltä palautetta uusista tiloista omien käytäntöjensä mukaan.

Esteettömyyslinjausten toteutuminen

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen esteettömyyslinjausten toteutumisesta (sivut 50−53) kohdassa seuraavaa:

kaupunginkanslian ja kaupunkiympäristön toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että kansliapäällikkö asetti 20.12.2017 esteettömyystyöryhmän, johon on nimetty edustaja kaupungin eri toimialoilta ja kaupunginkansliasta.

Esteettömyystyöryhmän tehtävänä on:

Kaupunkiympäristön toimiala määrittelee yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa mille tahoille ja kuinka usein esteettömyystyöryhmän tulee raportoida toiminnastaan, sillä esteettömyystyöryhmän perustamisen yhteydessä raportointivelvollisuutta ei ole todettu. Esteettömyystyöryhmän näkemyksen mukaan jatkossa raportointi on hyvä tehdä kahden vuoden välein toimialojen johtoryhmille. Mahdollisesti kaupunginhallitukselle raportoinnissa noudatetaan kansliapäällikön nimeämien vastaavanlaisten työryhmien raportointikäytäntöä. Lisäksi toimialojen johdon harkinnan mukaan voidaan esitellä tilannekatsaus ko. toimialan esteettömyyden edistämisestä myös toimialojen lautakunnissa. Esteettömyystyöryhmä päivittää vuoden 2020 loppuun mennessä esteettömyyslinjaukset ja -mittariston, joiden perusteella raportointitiedot kootaan. Esteettömyystyöryhmän toimialojen edustajia velvoitetaan toimittamaan tiedot esteettömyysasiamiehelle, joka kokoaa kaupunkitasoisen raportin.

Esteettömyystyöryhmä luo mallin, jolla varmistetaan, että toimialoille nimetään esteettömyysasiantuntemuksesta vastaavia henkilöitä. Toimialojen esteettömyysyhteyshenkilöt seuraavat sekä edistävät ja kehittävät toimialansa esteettömyyttä, vastaavat kuntalaisilta saatuun esteettömyyteen liittyvään palautteeseen, antavat neuvontaa ja tiedottavat/viestivät toimialansa esteettömyydestä kaupunkilaisille. Tämä toimenpide lisätään päivitettäviin esteettömyyslinjauksiin.

Esteettömyyteen liittyvää koulutusta toimialojen asiantuntijoille on järjestetty yhteistyössä vammaisjärjestöjen kanssa jo useiden vuosien ajan. Toimialojen tulee määritellä toimialansa koulutustarve ja huolehtia siitä, että koulutuksiin myös osallistutaan. Esteettömyystyöryhmän kautta edistetään koulutustarpeen kartoittamista ja koulutustilaisuuksien järjestämistä. Kaupungin esteettömyysasiamies konsultoi suunnittelijoita esteettömyysmääräysten ja -ohjeiden löytämisessä. Helsinki kaikille –sivustolta löytyy paljon suunnitteluohjeita. Kaupungin eri toimialoilla on sekä toimialan sisäisiä että kaupunkitasoisia osallisuusverkostoja, joihin osallistuu toimialojen asiantuntijoita, suunnittelijoita, viestijöitä ja vuorovaikuttajia. Osallisuusverkostot ovat yksi kanava käsitellä osallisuuden keinoja ja prosesseja sekä kouluttautua esteettömyyden ulottuvuuksista. Esteettömyys ja saavutettavuus tulee varmistaa osallisuustilaisuuksien järjestämisessä: tilaisuudet järjestetään esteettömissä tiloissa, esitykset ovat saavutettavia ja vuorovaikutus selkeää.

Lisäksi kaupunkiympäristön toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että prosesseja on tarpeen selkeyttää: vastuutahojen määrittely erilaisille hankkeille ja niiden vaiheille. Erityisen tärkeää on varmistaa, että suunniteltu esteettömyys myös toteutuu. Esteettömyyden toimivuuden tarkistamiseksi ennen rakennuksen käyttöönottoa luodaan malli ja nimetään vastuutahot.

Digitaalisten asiointipalvelujen laatu

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen digitaalisten asiointipalvelujen laadusta (sivut 54−59) seuraavaa:

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että laajaa, järjestelmällistä proaktiivisten palvelujen tarjoamista ei ole kartoitettu kaupunkiympäristön toimialalla. Proaktiivisten palvelujen tarve on tiedostettu, ja ratkaisuja on suunniteltu tehtäväksi pistemäisesti järjestelmien uusimisten yhteydessä, esimerkkinä pysäköintipalvelut.

Yhteentoimivuuden osalta työtä ohjaa tiedonhallintalaki ja sen määräajat. Sähköisessä asioinnissa tukeudutaan valtakunnallisiin hallinnon tukipalveluihin, siis Suomi.fi:n tarjoamiin palveluihin, ja kaupungin sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuurin tukipalveluihin, kuten Helsinki-tunnistukseen. Laajempaa kansallisen palveluarkkitehtuurin hyödyntämistä ei ole suunniteltu, mutta tiedonhallintalaki tulee tähän pakottamaan.

Yhden palvelukanavan malleista kilpailutuksen tai kehityksen alaisina vuonna 2020 ovat Heka Oy:n kanssa hankintarenkaana hankittava Vuokra-vuokrauksenhallintajärjestelmä, joka parantaa tietojen yhteiskäyttöä aina vuokra-asunnonhausta asumisen elinkaaren aikaisiin palveluihin. Lisäksi kansallisesti kilpailutetaan rakennusvalvonnan palveluita toteuttava järjestelmäkokonaisuus, joka nykyisellään pohjautuu SADe-ohjelman tavoittelemaan ”yhden luukun”-palvelutarjoamaan.

Digitaalisten palveluiden, kuten sähköisen allekirjoituksen, lisäksi pyritään mahdollistamaan aiempaa paremmat ajanvaraustoiminnallisuudet kaupunkiympäristön asiakkaille. Perinteinen asiakaspalvelu säilytetään ja sitä kehitetään uusissa toimitiloissa.

Kaupunkiympäristön toimialalla tiedostetaan hallitusohjelman YritysDigi-hanke ja sen laajat vaikutukset kaupunkiympäristön toimialan toimintaan tulevina vuosina. Lainsäädäntö ohjaa digitaalisten palvelujen sekä aineistojen saavutettavuuden testauksen ja korjausten aikataulutusta vuonna 2020.

Suurten liikennehankkeiden toteuttaminen

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen suurten liikennehankkeiden toteuttamisesta (sivut 84−87) seuraavaa:

Kaupunkiympäristön toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että Kaupunkiympäristön toimiala kehittää nykyisen valtuustokauden aikana suunnittelu- ja seurantaprosessejaan siten, että infrahankkeiden kustannusten ja aikataulujen seuranta paranee nykyisestä. Toimialan sisällä on paremmat edellytykset hyödyntää tietoa toteutuneista kustannuksista kuin aikaisemmassa erillisistä virastoista koostuvassa organisaatiossa. Aikajana suunnittelun alkamisesta hankkeen valmistumiseen on kestää vuosia ja päätöksenteko on monivaiheinen. Lisäksi suunnitelmien ja urakoiden rajaukset ja sisältö vaihtelevat. Tämä otetaan huomioon, kun luodaan systemaattinen seurantajärjestelmä Kaupunkiympäristön toimialan vastuulla olevien liikennehankkeiden kustannusten ja aikataulun seurannalle suunnittelusta valmistumiseen. Väyläviraston johdolla valmistellaan uutta infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmää, jonka nimi on IHKU-kustannuslaskentapalvelu. Tämä tulee osaltaan myös parantamaan kustannusten seurantaa ja kustannusarvioihin liittyvien laskentojen tarkkuutta. Uusi kustannuslaskentapalvelu on tarkoitus ottaa käyttöön ensi vuoden vaihteessa.

Lisäksi kaupunkiympäristön toimialan ja liikenneliikelaitoksen tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että suuret liikennehankkeet ovat monimutkaisia ja vaikeasti hallittavia kokonaisuuksia, joiden suunnitteluun liittyy useita päätöksentekovaiheita, epävarmuutta ja riskejä. Näiden hankkeiden yleissuunnitteluun on kaupunkiympäristön toimialalla ollut käytössä niukasti resursseja suhteessa hankkeiden kokoon ja tekniseen vaativuuteen.

Infrahankkeiden suunnittelussa- ja päätöksenteossa Kaupunkiympäristön toimiala noudattaa kaupunginhallituksen keväällä 2018 hyväksymää katu-, liikenneväylä-, rata- ja puistohankkeiden käsittelyohjetta. Ohjeen mukaan suurten liikennehankkeiden yleissuunnitelma viedään kaupunginvaltuuston päätettäväksi (hankepäätös). Joukkoliikennehankkeissa tarkempi hankesuunnittelu siirtyy sen jälkeen Helsingin liikennelaitoksen (HKL) vastuulle.

Liikenne- ja katusuunnittelupalvelu valmistelee parhaillaan yleisille alueille kohdistuvien hankkeiden yleissuunnitteluohjetta. Tavoitteena on, että hankkeiden suunnitteluun panostetaan enemmän jo suunnittelun alkuvaiheessa. Samalla pyritään myös parantamaan alusta alkaen suunnittelun moniammatillisuutta, jotta pystytään ottamaan paremmin huomioon kaikki hankkeen toteutukseen ja kustannuksiin vaikuttavat tekijät.

Hankkeiden aikataulu- ja kustannushallinta kehittyy Kaupunkiympäristön toimialalla jatkuvasti, kun saadaan lisää kokemusta isojen infrahankkeiden suunnittelusta. Myös suunnittelun ohjeistus on parantunut. Samoin suunnittelukonsulttien osaaminen ja kustannuslaskenta esim. pikaraitiotiehankkeissa ovat kehittyneet kokemuksen avulla. Esimerkiksi keväällä 2020 valmistelussa oleva Länsi-Helsingin raitioteiden yleissuunnittelussa on panostettu aiempia vastaavia hankkeita enemmän suunnitteluun sekä vaikutusten ja kustannusten arviointiin.

Nykyisen kaltainen suunnittelu- ja päätöksentekoprosessi mahdollistaa sen, että suunnitelma viedään päätöksentekoon useamman kerran ja jokaisella kerralla päätöksentekijöiden on mahdollista arvioida, jatketaanko hankkeen suunnittelua. Suunnittelun jatkaminen ja tarkentaminen tarkoittaa lisäresurssien (raha ja henkilöt) sitomista hankkeeseen. Jos panostetaan hankkeiden suunnitteluun nykyistä merkittävästi enemmän ennen hankkeen toteutuspäätöstä, käytetään kymmenkertaisesti rahaa ja henkilöresursseja hankkeisiin, joiden toteutumisesta ei ole poliittista päätöstä. Tämä epävarmuus liikennehankkeen toteutuksesta voi vaikuttaa myös kohteen maankäytön suunnitteluun ja tonteista saataviin tuloihin.

Isojen liikennehankkeiden suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyy aina epävarmuuksia ja riskejä, joista ei ole varmaa tietoa suunnittelun alkuvaiheessa. Näitä ovat mm. puutteelliset tiedot olemassa olevista rakenteista ja pohjaolosuhteista. Kustannuslaskennassa epävarmuudet pyritään ottamaan huomioon riittävillä riskivarauksilla, jotka pienenevät suunnittelun tarkentuessa. Todennäköisyyksien arvioimiseksi on käytössä Monte Carlon -menetelmä. Tätä hyödynnetään, kun arvioidaan riskivarauksen suuruutta.

Kaupunkiympäristön toimialalla on vireillä Infrahankkeiden suunnitteluun liittyviä kehittämishankkeita seuraavasti:

Katutyömaahaittojen hallinta

Tarkastuslautakunta toteaa arviointikertomuksen katutyömaahaittojen hallinnasta (sivut 88−91) seuraavaa:

Kaupunkiympäristön toimialan tulee:

Kaupunkiympäristölautakunta päätti todeta, että Kaupunkiympäristön toimiala ylläpitää ja kehittää jatkuvasti omia suunnittelu-, rakennuttamis- ja valvontaprosesseihin liittyviä ohjeita osallistuen samalla koko alan kehittämiseen erilaisten hankkeiden kautta. Katutöiden haittojen vähentäminen -hankkeen yhteydessä on jo käynnistetty esimerkiksi yhteisrakentamiseen liittyvien suunnitteluprosessien ja -asiakirjojen kehittäminen. Tämän lisäksi toimialalla on tunnistettu tarve kehittää erityisesti merkittävien liikenne- ja saneeraushankkeiden omistajuutta ja yhteisohjelmointia muiden tilaajien kanssa. Tämä työ on myös käynnistetty keväällä 2020. Toimialalla on käynnissä myös ydinprosessien määrittelyhanke, jonka olennaisena osana käsitellään hankkeiden läpivientiä koko niiden elinkaaren aikana. Valvontaprosessien osalta asia liittyy osaltaan viranomaisohjauksen vahvistamisen mahdollistaviin toimiin, joista ns. Kunnossapitolain muutosehdotus on merkittävin yksittäinen toimenpide. Katutöiden lupaehtoja ja niiden valvontaa käsitellään myös Katutöiden haittojen vähentäminen -hankkeessa.

Kaupunkiympäristön toimiala on tunnistanut tarpeen kehittää katurakentamisen hankinta- ja urakointimalleja, sekä myös oman organisaation roolia katutöiden ohjauksessa. Asiaa käsitellään osana pormestarin käynnistämää Katutöiden haittojen vähentäminen –kokonaisuutta. Samalla toimiala toteaa, että Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran tehtäväkenttää katualueiden rakentamisessa on tarkasteltu teknisten palveluiden palvelustrategisten linjausten laadinnan yhteydessä. Tätä selvitetään parhaillaan myös erillisenä konsulttityönä. Omien tuottajien hyödyntämistä nykyistä enemmän tuleekin tarkastella suhteessa esimerkiksi markkinaehtoiseen toimintamalliin tai projektijohtomalliin, samalla kehittäen infrarakentamisen hankintamalleja kokonaisuutena. Parhaillaan käynnissä olevista katuhankkeiden Kehitysvaihe-piloteista oletetaan saatavan lisätietoa Helsingissä jatkokehitettävään toimintamalliin katutöissä. Palkitsemis- ja sanktiomekanismit ovat olennainen osa urakkamallien kehittämistä ja toimiala tuleekin vielä vuonna 2020 paneutumaan näiden kehittämiseen. Tämä työ tehdään osana Katutöiden haittojen vähentäminen -kokonaisuutta.

Omavalvonnan vaatimusten ja sen laajemman hyödyntämisen osalta kaupungin rooli on merkittävä. Kaupunki toimii vuosittain luvan antajana ja lupaehtojen noudattamisen valvojana noin 3000 kaivutyössä ja yhteensä noin 6500 kadulla tapahtuvassa työssä. Nykyisellään kaupunki ei, viranomaisroolissaan ja ilman suoraa sopimussuhdetta, voi antaa yleisiä ohjeita liittyen esimerkiksi ulkopuolisen toimijan kaivutöihin. Näihin työmaihin liittyen ja osana Katutöiden haittojen vähentäminen –kokonaisuutta kaupunki on tehnyt Kunnossapitolakiin muutosehdotuksen, jonka tavoitteena on mahdollistaa katutöiden ohjaukseen ja valvontaan liittyvien toimintamallien käyttöönotto.

Työmaiden omavalvonnasta on olemassa hyviä kansallisia kokemuksia ja esimerkiksi Helen on valmistelemassa omavalvonnan laajempaa hyödyntämistä uudessa urakkamallissaan. Kaupunkiympäristön toimiala selvittää vuoden 2020 aikana mahdollisuudet omavalvonnan käyttöönotolle koskien alueiden käytön lupa- ja valvontaprosessia sekä edistää omavalvontamenettelyjä kaupungin omissa hankkeissa muun muassa reaaliaikaisen seurannan työkalujen avulla. Tämän kautta kaupungin omien hankkeiden omavalvonnan vaatimukset voitaneen jatkossa sisällyttää urakkasopimuksiin.

Omavalvontaa edistetään myös ottamalla vielä kevään 2020 aikana käyttöön Kaupunkilaislähtöisen työmaan -käsikirja ja sen verkkoversio. Käsikirja on opas niin pienten, kuin suurien katutyömaiden suunnittelijoille ja toteuttajille, antaen vaatimuksia ja myös työkaluja työmaiden haittojen vähentämiseen liittyen työmaajärjestelyihin, opastukseen sekä viestintään. Käsikirjaan liittyy työmaan itsetekemä arviointi toimenpiteiden ohjeiden mukaisuudesta.

Lisäksi Kaupunkiympäristön toimialalla on käynnissä Haitaton 2.0 –järjestelmähanke, jonka käyttöönotto tapahtuu vuonna 2022. Valmistuessaan järjestelmä mahdollistaa työmaiden haittojen arvioinnin ennen työmaata ja sen aikana.

Kaupunkiympäristön toimialalla on vireillä katutöiden kehittämiseen seuraavia hankkeita:

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi tarkastuslautakunnalle seuraavan lausunnon vuoden 2019 arviointikertomuksesta:

27 STRATEGIA JA JOHTAMINEN/ KAUPUNGINKANSLIAN, PORMESTARIN JA APULAISPORMESTAREIDEN TOIMIALOILLE ANTAMA OHJAUS

Apulaispormestareiden ja toimialajohtajien tulee selventää toimialansa henkilöstölle apulaispormestarin ja toimialajohdon välinen työnjako.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla apulaispormestari ja toimialajohto tapaavat säännöllisesti toisiaan, informoivat toisiaan ajankohtaisista asioista ja käyvät dialogia tulossa olevista asioista.

Näissä keskusteluissa sovitaan usein myös yksityiskohtaisemmin toimintatavasta ja viestinnästä jonkin asian hoitamiseksi. Dialogi jo päätösten valmisteluvaiheessa on tarkoituksenmukaista, eikä se vähennä esimerkiksi toimialajohtajan tehtävää ja vastuuta lautakunnan asioiden esittelijänä.

Apulaispormestari kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen jäsenenä sekä lautakunnan puheenjohtajana tuo toimialan tietoon poliittisia näkemyksiä ja tahtotilaa palveluiden kehittämiseen ja toiminnan parantamiseen. On luontevaa apulaispormestarin vastatessa kaupunkilaisten osallisuudesta, että apulaispormestari tuo toimialan johdolle tiedoksi kaupunkilaisten palautetta palveluista ja kuntalaisten tarpeita palveluiden parantamiseksi.

Toimialajohtaja johtaa toimialaa, sen operatiivista toimintaa sekä kaupunkistrategian hankkeiden ja linjausten toimeenpanoa. Näin ollen toimialajohtaja myös vastaa toimialan toiminnasta ja taloudesta. Palvelukokonaisuuden johtajat puolestaan johtavat oman palvelukokonaisuutensa toimintaa ja taloutta ja hallintojohtaja hallintopalveluiden toimintaa ja taloutta.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on noin 14 000 työntekijää yli 700 toimipaikassa. Toimialalla tullaan selventämään koko henkilöstölle apulaispormestarin ja toimialajohdon työnjakoa. Työnjaosta tehdään kirjallinen esitys, jossa selostetaan apulaispormestarin sekä toimialajohtajan ja palvelukokonaisuuden johtajien sekä hallintojohtajan tehtäviä ja vastuita sekä toimintatapoja.

32 STRATEGIA JA JOHTAMINEN/ TILANKÄYTÖN TEHOSTAMISEN VAIKUTUKSET

Kaupunkiympäristön sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee päiväkotien peruskorjauksissa ja rakentamisessa varmistaa, että erityisesti pienistä lapsista koostuville lapsiryhmille on varattu riittävästi rajattavissa olevia rauhallisia tiloja.

Toimialalle suunniteltavissa tiloissa toimiala ohjeistaa ja tilapalvelut ohjaavat tilojen toiminnallisten ratkaisujen toteutumista. Toimialan tilasuunnittelussa pyritään mahdollisimman muuntojoustaviin tiloihin, jotka tarvittaessa palvelevat koko toimialaa.

Varhaiskasvatuksen tilojen osalta ohjeistus tullaan kiteyttämään suunnittelijoille laadittavaan Päiväkodin käsikirjaan. Käsikirjaa työstetään käyttäjien, palvelukokonaisuuden ja kaupunkiympäristön toimialan kanssa. Tavoitteena on monipuolinen ja muunneltava tilarakenne, jossa tiloja voidaan yhdistää monin eri tavoin toiminnan vaatimusten mukaan. Ohjeen mukaan ryhmän toiminta-alue muodostuu useammasta erikokoisesta ryhmätoiminnan tilasta. Tilojen osalta huolehditaan, että ei synny ratkaisuja ja tilanteita, joissa viereisten tilojen samanaikainen toiminta häiritsisi toisiaan.

Lautakunnan näkemyksen mukaan tulevissa peruskorjauksissa ja uudisrakennuksissa tulisi huomioida nykyistä paremmin se, että tilat ovat rajattavissa rauhalliseen pienryhmäkäyttöön. Tilat tulee myös suunnitella niin, että lapsiryhmien on mahdollista toimia päiväkodissa erillisissä tiloissa, eikä niin, että suuri osa päivästä vietetään yhteisessä tilassa muiden ryhmien kanssa.

Päiväkotien ja koulujen rakennuttamis- ja korjausprojektit ovat toistuvasti viivästyneet. On syytä huolehtia siitä, että kaupunkiympäristön toimialalla on riittävästi suunnitteluresurssia näihin suunnitteluprojekteihin tekemällä tarvittavia lisärekrytointeja. Mikäli tämä ei merkittävästi nopeuta kyseisten rakennuttamis- ja korjausprojektien toteuttamista, niin Helsingin kaupungin on myös voimakkaammin tukeuduttava ulkopuoliseen suunnitteluapuun, jotta kaupungin korjausvelkaa voidaan vähentää nykyistä nopeammin.

Kaupunginkanslian ja toimialojen tulee toteuttaa mahdollinen monitoimitiloihin siirtyminen siten, että asiakkaat ja henkilöstö voivat alusta alkaen osallistua tilojen suunnitteluun.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on siirtynyt Töysänkadun monitoimitiloihin joulukuussa 2016.

40 ERIARVOISUUDEN JA SYRJÄYTYMISEN EHKÄISY/ VARHAISKASVATUKSEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee varmistaa, että ruotsinkielinen varhaiskasvatus toteutuu lapsen äidinkielellä varhaiskasvatuslain mukaisesti.

Ruotsinkielisen varhaiskasvatushenkilöstön saatavuus on heikko. Toimiala joutui tarjoamaan tammikuussa 2020 suomenkielisestä varhaiskasvatuspaikkaa osalle ruotsinkielistä hakijoista. Maaliskuussa 2020 suomenkielisestä varhaiskasvatuksesta paikan ottaneet viisi lasta pystytiin kuitenkin sijoittamaan ruotsinkieliseen varhaiskasvatukseen. Itäisellä alueella haasteena on varhaiskasvatuspaikkaa hakevien suuri määrä suhteessa olemassa oleviin paikkoihin sekä henkilöstön rekrytointivaikeudet. Pohjoisella alueella elokuussa 2020 päiväkoti Humlanin myötä saadaan lisäpaikkoja.

Toimiala on panostanut henkilöstön saatavuuteen. Ruotsinkielisessä varhaiskasvatuksessa on keväällä 2020 järjestetty laaja ja näkyvä rekrytointikampanja. Alkuvuodesta lähtien haettavana on ollut 133 toimea (varhaiskasvatuksen opettajia 65 ja lastenhoitajia 68). Hakemuksia on tullut 194, joista opettajia 71 ja lastenhoitajia 123. Hakukohteet ovat vaihdelleet, joihinkin toimipaikkoihin on tullut useampia hakemuksia ja toisiin vähemmän tai ei ollenkaan.

Toimialalle on rekrytoitu projektisuunnittelija, joka tukee rekrytointia, markkinointia ja yhteistyötä eri verkostoiden ja koulutusten tarjoajien kanssa. Kevään 2020 kohdennettua somemarkkinointiviestintää jatketaan. Lisäksi hakusanamainonta on käynnistetty ruotsiksi ja suomeksi. Edurekry-uutiskirjeeseen on lisätty ruotsinkielistä materiaalia. Facebook-ryhmiin on jaettu tietoa ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen rekrytoinneista sekä vastattu kiinnostuneiden viesteihin. Lisäksi tehdään / on tehty kolme videota ruotsinkielisestä varhaiskasvatuksesta, joita jaetaan. Kanslian kanssa suunnitellaan LinkedIn-suorahakua ruotsinkieliseen varhaiskasvatukseen.

Tarkastuslautakunta pyytää lausuntoa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee tehostaa toimenpiteitä varhaiskasvatuksen henkilöstöpulaan vaikuttamiseksi erityisesti vaikuttamalla valtioon opiskelupaikkojen riittävyyden turvaamiseksi

Helsingin kaupunki on tehnyt vaikuttamistyötä opetus- ja kulttuuriministeriöön kasvatuksen ja ohjauksen perustutkinnon järjestämisluvan saamiseksi Stadin ammatti- ja aikuisopistoon (varhaiskasvatuksen lastenhoitajat). Helsingin kaupunki on edistänyt myös ruotsinkielisen kasvatus- ja ohjausalan perustutkinnon järjestämisluvan myöntämistä Prakticumille.

Lisäksi yhteistyötä on tiivistetty suoraan oppilaitosten kanssa tapaamalla yliopistojen dekaaneja/varadekaaneja sekä ammattikorkeakoulujen edustajia. Tapaamisissa on käsitelty mm. monimuotoisten pätevöitymiskoulutuspolkujen mahdollisuuksia sekä harjoittelijayhteistyötä.

Lisäksi jatketaan menestyksekkäitä rekrytointeja kohdentamalla jatkossakin markkinointitoimia kuntiin, jossa on irtisanottu tai lomautettu varhaiskasvatushenkilökuntaa.

Varhaiskasvatuksen henkilöstön saatavuus - Task Force -työryhmä asetettiin joulukuussa 2019 ja siitä valmistellaan loppuraporttia. Loppuraportin keskeisiä johtopäätöksiä tullaan hyödyntämään jatkossa mm. vaikuttamistyössä opiskelupaikkojen riittävyyden turvaamiseksi.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee panostaa päivittäisestä toiminnasta viestimiseen päiväkodeissa ja esiopetuksessa.

Varhaiskasvatuksen toimipisteissä on käytössä erilaisia jaettavia toiminnasta kertovia viikko- tai kuukausitiedotteita. Varhaiskasvatuksen aloittamiseen ja tutustumisjaksoon on laadittu yhtenäinen tiedote huoltajille. Tiedote liitetään varhaiskasvatuspäätökseen ja Internet-sivuille on luotu suoralinkki http://www.hel.fi/varhaiskasvatusalkaa, ruotsinkielinen http://www.hel.fi/smabarnspedagogikenstartar. Syksyllä toteutetaan varhaiskasvatuksen asiakaskyselyssä, jossa arvioidaan aloituksen asiakaskokemus.

Varhaiskasvatuksen kokeilupäiväkodeissa (Inno-päiväkodit) on käytössä ryhmäportfoliot. Portfoliot ovat suunnittelun, arvioinnin ja toiminnan kokonaisuus, jolla varhaiskasvatuksen pedagogiikkaa tehdään näkyväksi huoltajille. Huoltajat saavat portfolion kautta tiedon lapsiryhmän ja oman lapsen arjesta varhaiskasvatuksessa. Portfolion käyttöä laajennetaan syksyllä 2020 kaikkiin ryhmiin.

Sähköinen yhteydenpitoväline perheiden kanssa on kehitteillä osana toimialan Asti - asioinnin tietojärjestelmää. Käynnissä ovat viestintäkanavan toteuttamisen kartoitus ja ohjelmistokomponentin määrittely.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee yhteistyössä sosiaali- ja terveystoimialan lapsiperheiden palvelujen kanssa edistää muunkielisten osallistumista varhaiskasvatukseen.

Neuvolan 3- ja 4-vuotismääräaikaistarkastusten yhteydessä perheille, joissa lapsi ei vielä ole varhaiskasvatuksen piirissä jaetaan monikielinen esite varhaiskasvatuksesta. Lisäksi varhaiskasvatuksen Hyve 4 -keskustelurunkoon ja neuvolan tiedonsiirtolomakkeelle on lisätty monikielisiä lapsia varten kielen kehitykseen liittyviä kysymyksiä.

Neuvolan kanssa yhteistyössä on myös päivitetty Ota koppi -sivusto, joka on suunniteltu neuvolan, varhaiskasvatuksen sekä esi- ja alkuopetuksen henkilökunnalle kielitietoisen pedagogisen toiminnan edistämiseen ja lapsen kielitaidon kehityksen tueksi. Tavoitteena on kaikkien lasten yhdenvertaiset edellytykset oppimiseen ja osallisuuteen sekä kielitietoisen toiminnan lisääminen.

Toimialalla on valmisteilla ohjaus-ja asiointimallin pilotti, jonka tavoitteena on sujuvoittaa hiljattain saapuneiden perheiden hakeutumista varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen sekä lisätä tietoa toimialan palveluista maahantulon alkuvaiheen neuvontapalveluissa.

46 ERIARVOISUUDEN JA SYRJÄYTYMISEN EHKÄISY/ LAPSIPERHEIDEN KOTOUTTAMINEN KASVATUKSEN JA KOULUTUKSEN TOIMIALALLA

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee edistää henkilöstön osaamista maahanmuuttajien kasvatuksen ja koulutuksen kehittämissuunnitelman mukaisilla koulutuskokonaisuuksilla.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala toteuttaa osana Maahanmuuttajien kasvatuksen ja koulutuksen kehittämissuunnitelmaa koulutuskokonaisuuden kielitietoisuuden pedagogisesta soveltamisesta, osaamisen tunnistamisesta sekä rasismin tunnistamisesta ja siihen puuttumisesta. Koulutukset käynnistyivät keväällä 2019 ja laajenevat vuosina 2020 ja 2021 koskemaan kaikkia palvelukokonaisuuksia. Tavoitteena on kouluttaa puolet toimialan henkilöstöstä vuoden 2021 loppuun mennessä.

Koulutukset on suunnattu kaikkien palvelukokonaisuuksien johdolle ja henkilöstölle. Koulutus antaa henkilöstölle ymmärrystä siitä, mitä kielitietoisuudella tarkoitetaan ja mikä merkitys kielitietoisella toimintakulttuurilla omassa työyhteisössä on. Koulutuksen jälkeen henkilöstöllä on ymmärrys siitä, mitä kielitietoisuudella tarkoitetaan ja mikä merkitys kielitietoisella toimintakulttuurilla omassa työyhteisössä on. Henkilöstö osaa tunnistaa sen, miten rasismi ilmenee omalla koulutusasteella, saa monipuolisesti välineitä rasismiin puuttumiseen ja yhdenvertaisen toimintakulttuurin rakentamiseen.

Koulutukset toteutetaan pääosin työyhteisötasolla ja työpajamuotoisesti. Koulutusten toteutumista ja toimintakulttuurin muutosta tullaan todentamaan osallistuneiden määrillä ja suhteellisella osuudella ja koulutuksiin liitettävällä laadullisella palautteella. Tuloksista raportoidaan osana Maahanmuuttajien kasvatuksen ja koulutuksen kehittämissuunnitelman loppuraporttia vuonna 2021.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee lisätä kotivanhempien kielikoulutusta (Kotiva-kurssit) eli suomen kielen kursseja pienten lasten kotivanhemmille.

Helsingin työväenopisto toteuttaa Kotiva-koulutusta kotona pientä lasta hoitaville kotivanhemmille. Kielikoulutus yhdistää suomen kielen koulutuksen, kotoutumista tukevan sisällön sekä ura- ja yhteiskuntaohjauksen. Koulutuksen aikana järjestetään lastenhoito. Toimintaa toteutetaan 12 leikkipuistossa ja pisteessä ympäri Helsinkiä. Vuosittain koulutukseen hakijoita on noin 330 henkilöä. Hakijoista noin puolet saapuu kielitaitokartoitukseen, jonka kautta heidät ohjataan kursseille. Kartoitukseen saapuneista lähes kaikki saavat kurssipaikan. Ei-velvoittavissa maahanmuuttajakoulutuksissa kartoitukseen osallistumisprosentti on yleisestikin noin 50 prosenttia, joten pelkkä koulutukseen hakijoiden määrä ei siten anna oikeaa kuvaa opiskelijapaikkojen riittävyydestä.

Toimiala on saanut toiminnalle pysyvän rahoituksen osaksi toimialan talousarviota vuodesta 2020 alkaen ja näin ollen koulutusmuodosta on tullut pysyvä. Opetus- ja kulttuuriministeriöltä on haettu lisärahoitusta toiminnan kehittämiseen sekä kahden lisäryhmän perustamiseen.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan varhaiskasvatuksessa tulee toteuttaa laajemmin monikielisen ohjauksen mallia ulkomaalaistaustaisten lasten tueksi.

Monikielisiä ohjaajia on viisi ja he toimivat yhteensä 18 päiväkodissa. Tämän lisäksi 1 ohjaajista toimii koko varhaiskasvatusalueella.

Monikielinen ohjaus on vahvistanut ulkomaalaistaustaisten lasten ja huoltajien osallisuutta sekä lisännyt huoltajien tietoa varhaiskasvatuksesta ja omasta roolistaan lapsen opinpolun tukemisessa. Monikielinen ohjaus on myös parantanut kodin ja päiväkodin välistä yhteistyötä.

Monikielisen ohjauksen jatkoedellytyksiä harkittaessa on todettu, että mallin vaikutukset tulee arvioida ennen mahdollista laajentamista. Mallin arviointi tehdään vuoden 2020 aikana.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan perusopetuksessa tulee lisätä huoltaja-lapsi-läksykerhomallia, jossa vahvistetaan maahanmuuttajahuoltajien mahdollisuuksia tukea oppilasta koulutyössä omalla äidinkielellään kotona.

Peruskouluissa on toteutettu Buddyschool-toimintamallia, jossa heikommin koulussa pärjäävät oppilaat opettavat nuorempia oppilaita ja samalla oppivat itse. Toiminnassa on mukana 39 koulua, 150 opettajaa ja yli 5 500 lasta ja nuorta. Malli on parantanut oppimistuloksia sekä lisännyt myös maahanmuuttajanuorten oppimisen edellytyksiä.

Toimiala on tehnyt yhteistyötä Suomen Punaisen ristin kanssa läksyhelppi-toiminnassa ja tuottanut yhdessä SPR:n kanssa esitteen 15 kielellä alakoululaisten vanhemmille. Esitteessä painotetaan monikielisyyden etuja sekä markkinoidaan läksytukitoimintaa eri kielillä vanhemmille.

Lisäksi vanhemmille ja lapsille avointa läksykerhotoimintaa on järjestetty Oodissa ja Maunulassa. Parhaillaan selvitetään, voisiko huoltaja-lapsi-läksykerhotoiminta laajentua osaksi leikkipuistotoimintaa.

Kielitietoisen samanaikaisopetuksen pilotin kautta kehitetään mallia, jossa eri kielten joustavaa käyttöä oppimisen tukena aktivoidaan opetuksessa ja samalla kannustetaan vanhempia käymään läpi keskeisiä käsitteitä ja asioita kotona omalla kielellä. Äidit mukaan -hankkeen toimintaa tullaan pilotoimaan Keinutien ala-asteella. Malli tulee osaltaan edistämään huoltajien valmiuksia tukea lastensa oppimista ja koulunkäyntiä.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan perusopetuksessa tulee varmistaa, että opiskelijahuolto kutsuu koolle monihallintokuntaisen kehittäjätyöryhmän, joka kartoittaa ajankohtaista tietoa kotoutujien oppimista haittaavista erityiskysymyksistä, kuten kunniaväkivallasta ja traumakokemuksista.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle on perustettu Maahanmuuttajien oppimisen erityiskysymysten työryhmä, johon kuuluvat oppilas-ja opiskelijahuollon päälliköt, asiantuntijoita palvelukokonaisuuksista, kulttuurin- ja vapaa-ajan toimialan sekä sosiaali- ja terveystoimialan maahanmuuttajapalvelut sekä poliisi. Työryhmä perustettiin helmikuussa 2020. Työryhmä toimii asiantuntijaverkostona vaihtaen tietoa ajankohtaisista ilmiöistä, jotka haittaavat oppimista. Työryhmän työ liittyy Turvallinen Helsinki-verkoston työhön sekä oppilas-ja opiskelijahuollon muihin toimialarajat ylittäviin verkostoihin.

Työryhmä tarkastelee erilaisia maahanmuuttajien oppimiseen ja opiskeluun liittyviä ilmiöitä ja laatii suosituksia ja ohjeita mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi. Käsiteltäviä asioita ovat olleet esimerkiksi kunniaväkivallan ehkäisy ja toimintaohjeet tilanteisiin, joissa sitä ilmenee, erilaisilla maassaolon oikeuksilla olevien mahdollisuudet opiskella ja työskennellä, kouluterveyskyselyn tulokset ulkomaalaistaustaisten osalta sekä rasismiin liittyvät ilmiöt sekä lasten yhdenvertaisuuden toteutuminen.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan lukioissa tulee toteuttaa laajemmin monikielisen ohjauksen mallia ulkomaalaisten oppilaiden tueksi.

Monikielisiä ohjaajia on tällä hetkellä kaksi ja he toimivat yhteensä 4 lukiossa (sisältäen aikuisten perusopetuksen). Alustavan arvion mukaan monikielisen ohjauksen on todettu hyödyttävän opiskelijoita, huoltajia kuin lukioiden henkilökuntaakin.

Päivälukioissa monikielinen ohjaus on vahvistanut ulkomaalaistaustaisten nuorten ja heidän huoltajiensa osallisuutta sekä lisännyt huoltajien tietoa lukio-opinnoista ja koulutusjärjestelmästä. Monikielinen ohjaus on parantanut kodin ja oppilaitoksen välistä yhteistyötä. Aikuislukiossa monikielinen ohjaaja on tarjonnut opiskelijoille tukea opintoihin ja kotoutumiseen liittyen.

Monikielisen ohjauksen jatkoedellytyksiä harkittaessa on todettu, että mallin vaikutukset tulee arvioida ennen mahdollista laajentamista. Mallin arviointi tehdään vuoden 2020 aikana.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan lukioissa tulee toteuttaa rekrytoinnissa positiivista erityiskohtelua, jossa kahdesta ansiokkuudeltaan tasaveroisesta hakijasta tehtävään valitaan aliedustettuun ryhmään kuuluva.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on tiedotettu esihenkilöitä positiivisen erityiskohtelun periaatteesta osana uuden rekrytointijärjestelmän käyttöönottoa sekä osallistuttu anonyymin rekrytoinnin kokeiluun.

Lukion henkilöstöstä valtaosa on virkasuhteista henkilöstöä. Virkasuhteessa olevan henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan kunnallisesta viranhaltijasta annettua lakia sekä opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annettua asetusta. Lisäksi rekrytoinnissa noudatetaan Helsingin kaupungin henkilöstöhankinnan periaatteita, joiden tavoitteena on edistää henkilöstön yhdenvertaisuutta ja laaja-alaista tasa-arvoa. Periaatteissa todetaan, että kaupungin käytäntönä on, että kahdesta ansiokkuudeltaan tasaveroisesta hakijasta valitaan aliedustettuun ryhmään kuuluva.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan Stadin ammatti- ja aikuisopistossa tulee suunnitella ja kehittää palveluita yhdessä ulkomaalaisten oppijoiden ja huoltajien kanssa.

Stadin ammatti- ja aikuisopistossa pilotoidaan asiointimallia Stadin osaamiskeskuksen asiakkaiden kanssa. Lisäksi tehostetaan oppisopimusta väylänä pätevöityä ei-kelpoisille lastenhoitajille. Työnantajien ja opiskelijoiden kanssa pilotoidaan työpaikoilla tapahtuvaa S2-opetusta kahdella alalla ja toimintamallia laajennetaan muille aloille.

Osaamiskeskuksessa toteutetaan asiakaskuulemisia toiminnan kehittämiseksi. Asiakaskuulemisia on toteutettu 15 eri ryhmässä. Ryhmämuotoisissa kuunteluissa asiakkaat saivat keskustella vapaasti ja anonyymisti. Ryhmien anonyymi palaute välitettiin opettajille ja koulutuspäälliköille. Ryhmien toimintaa kehitetään asiakaspalautteen pohjalta.

Lisäksi Stadin ammatti- ja aikuisopistossa tarjotaan Työpaikka suomi -koulutuksia ammatillisen kielitaidon kehittämiseen kaikkien asteiden ulkomaalaistaustaisille ammattilaisille.

Alaikäisten oppijoiden huoltajille on toteutettu huoltajakysely, johon vastasi 16 % (255 hlöä) alaikäisten oppijoiden huoltajista. Palautteet käsitellään kampuksilla ja niiden perusteella laaditaan kehittämiselle toimenpidesuunnitelmat. Oppilaitoksessa vuonna 2019 käynnistynyt OHJUS- asiantuntijatiimi (opiskelijatoimintaa ohjaavat opettajat) suunnittelevat yhdessä oppijoiden kanssa oppilaitoksen toimintaa sekä tekee aloitteita uusien palveluiden kehittämiseksi.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan Stadin ammatti- ja aikuisopistossa tule tarkentaa vuosittaisessa toimintasuunnitelmassa toimipistekohtaiset osaamisen kehittämisen tavoitteet eri henkilöstöryhmille ja toimintakulttuurin muutokselle.

Osana toimialan maahanmuuttajien kasvatuksen ja koulutuksen kehittämissuunnitelmaa on laadittu Stadin ammatti- ja aikuisopiston henkilöstön osaamisen kehittämisen tavoitteet ja toimenpidesuunnitelma. Tavoitteena on lisätä henkilöstön taitoa kielitietoisuuden pedagogiseen soveltamiseen, ulkomailla hankitun osaamisen tunnistamiseen sekä taitoa tunnistaa ja puuttua rasismiin.

Stadin ammatti- ja aikuisopiston johdon osaamista kehitetään lisäämällä tietoa kielitietoisuudesta ja rasismista. Tarkoituksena on antaa valmiuksia johtaa kielitietoista ja yhdenvertaista toimintaympäristöä. Tavoitteen saavuttamiseksi on käynnistetty Luulot pois -valmennusohjelma.

Lisäksi valittujen alojen ammatillisten opettajien kanssa jatketaan työpajoissa syksyllä 2020 osaamisen tunnustamisen käytänteiden luomista koko henkilöstön osalta. Osana vuoden 2020 Pedaboosteria (henkilöstön osaamisen kehittämisen foorumi) on toteutettu osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen työpaja, johon sisältyi myös ulkomailla hankittu osaaminen ja sen tunnistaminen. Kielitietoisuuden teemalla toteutetaan kehittämispäiviä kielitietoisuuskiertueet, jotka antavat pedagogiselle henkilöstölle syvällisemmän mahdollisuuden vertaisoppimiseen ja kokemusten vaihtamiseen.

54 DIGITALISAATIO JA SÄHKÖISET PALVELUT/ DIGITAALISTEN ASIOINTIPALVELUJEN LAATU

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee edelleen tunnistaa palveluita, joita kaupunki voi tarjota ennen asiakkaan tekemää aloitetta silloin, kun kaupungilla on palvelutarve tiedossa.

Proaktiivisuus palveluiden tarjonnassa on aina ensin varmistetta lainsäädäntö ja rajoitukset, sikäli kuin ne edellyttävät asiakkaan profilointia ennen asiakkuuden alkamista.

Toimiala on toteuttanut proaktiivinen esiopetukseen haun, pilotointi tehty kahdella varhaiskasvatusalueella keväällä 2020. Kokeilussa mukana olevien perheiden ei tarvitse hakea esiopetuspaikkaa, vaan heille tarjotaan paikkaa tekstiviestillä oman asuinalueen oppilaaksiottoalueelta. Huoltaja joko hyväksyy tai hylkää tarjotun paikan.

Valmisteilla on sähköinen kouluun ilmoittautuminen, jossa koulutulokkaiden huoltajille lähtee vuoden alussa oppivelvollisuusilmoitus (kirjeitse), jonka ohjeiden mukaan huoltajat voivat ilmoittaa lapsensa seuraavaksi syksyksi kouluun sähköisesti. Lapselle tarjotaan ensisijaisesti omaa lähikoulua.

Lisäksi tulevassa asioinnin tietojärjestelmässä, ASTIssa on tarkoitus olla käytössä koko oppimisen elinkaaren ajan, eli varhaiskasvatuksesta toisen asteen opintoihin saakka. ASTI-hankkeessa tavoitteena on järjestelmän kehittäminen yksi osa kerrallaan sekä tiivis yhteistyö tulevien käyttäjien kanssa.

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee edelleen kehittää palvelujen yhteentoimivuutta niiden tietojen osalta, jotka asiakas on antanut tai jotka kaupungilla on muuta kautta käytössään.

Lainsäädännön mukaan tietoja ei voidaan käyttää muuhun tarkoitukseen, kuin mihin ne on alun perin kerätty, joten palveluiden yhteentoimivuudessa tulee huomioida se, mihin tarkoitukseen kaupunki on tiedot kerännyt.

Opetuksen järjestäjällä ja oppilas- ja opiskelijahuollolla on tietyin edellytyksin mahdollisuus saada palveluiden tuottamiselle välttämättömiä sosiaalipalveluiden ja terveydenhoidon piiriin kuuluvia tietoja.

Kasvatuksen ja koulutuksen palveluissa hyödynnetään laajasti Helsingin väestötietojärjestelmästä ja Facta-kuntarekisteristä saatavia tietoja

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee edelleen kehittää digitaalisia palveluita siten, että asiakas voisi hoitaa asiansa alusta loppuun saman palvelukanavan kautta.

Digitaalisten palveluiden kehittäminen saman palvelukanavan kautta on kannatettavaa lainsäädännön antamien mahdollisuuksien rajoissa. Kaupungin yhteisen asiointikanavan kehittäminen integroimalla se suomi.fi -palveluihin toisi huomattavan synergiaedun niin kaupungille kuin kaupunkilaiselle.

Toimialojen ja kaupunginkanslian tulee edelleen säilyttää perinteiset palvelut digitaalisten palveluiden rinnalla palvelujen yhdenvertaisen saavutettavuuden varmistamiseksi.

Toimialan sähköisen palveluiden rinnalla on mahdollista saada edelleen palvelua perinteisiä kanavia pitkin, esim. puhelinpalvelu, perinteiset lomakkeet ja asiointi toimipisteissä. Rinnakkaisten palveluiden säilyttäminen vaatii resursointia.

66 DIGITALISAATIO JA SÄHKÖISET PALVELUT/ DIGITALISAATION TOTEUTUMINEN PERUSOPETUKSESSA

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee varmistaa, että sillä on jatkossa käytettävissään riittävä seuranta-aineisto oppilaiden eri oppiaineiden oppimistulosten sekä tieto- ja viestintätekniikan osaamisen kehittymisestä.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kerää seuranta-aineistoa oppilaiden oppimisesta, eri oppiaineiden oppimistulosten sekä tieto-ja viestintätekniikan osaamisen kehittymisestä hyödyntäen valtakunnallisesti tehtäviä kartoituksia ja tutkimuksia ja myös omia selvityksiä sekä jatkossa myös data-analytiikalla tuotettua dataa. Tavoitteena on lisäksi tiivistää yhteistyötä kansallisten toimijoiden, kuten Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen ja yliopistojen kanssa ajantasaisen ja luotettavan ja tarpeisiimme vastaavan seuranta-aineiston saamiseksi.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee jatkaa toimenpiteitä data-analytiikan käyttöön saamiseksi yksilöllisen opetuksen tueksi

Data-analytiikan ja yhteisen tietovarannon kehittäminen jatkuu Tekoäly ja oppimisanalytiikka -hankkeena. Tekoälyllä ja oppimisanalytiikalla tuetaan yksilöllistä opettamista ja oppimista sekä oppijan hyvinvointia.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee varmistaa, että opettajille on riittävä tarjonta pedagogista ja digitaalista osaamista vahvistavista koulutuksista ja mahdollisuus päästä niihin.

Osaamista kehitetään monimuotoisesti verkkokursseina, webinaareina, lähikoulutuksena, itseopiskelupolkuina ja –materiaaleina sekä hyödyntämällä vertaisoppimista kollegojen, tutoropettajien ja asiantuntijaopettajien avulla. Lukuvuotta 2020-21 leimaa laaja verkko-oppimisympäristöjen ja –työkalujen käyttöönotto ja pedagogisen käytön tuki koko toimialalla. Ongelmat koulutuksiin ilmoittautumiseen poistuivat Onni-järjestelmän myötä. Toimialan osaamisen kehittämisen yksikkö tekee yhteistyössä kehittämispalveluiden kanssa vuosittaisen riittävän kattavan osaamisen kehittämissuunnitelman, joka hyväksytään ja jonka toteutumista seurataan toimialan digitalisaatio-ohjausryhmässä.

Kasvatuksen ja koulutoimialojen seurata digitaalisia ympäristöjä, järjestelmiä ja laitekantaa sekä kehittää ja uusia niitä tarpeen mukaan, sekä selvittää leasing-laitteiden käyttöönoton kustannushyödyt.

Opettajien, oppijoiden ja huoltajien tarpeisiin vastaamisen kannalta on tärkeää, että he osallistuvat palveluiden suunnitteluun. Tarpeiden pohjalta suunnitellaan, kuinka niihin voidaan parhaiten vastata digitaalisilla ratkaisuilla. Digitaalisten ympäristöjen ja järjestelmien käyttöä seurataan ja käytöstä ja järjestelmien kustannuksista raportoidaan säännöllisesti toimialan digitalisaatio-ohjausryhmässä. Leasing-laitteiden käyttöönotto selvitetään osana Helsingin kaupungin digitalisaatio-ohjelmaa.

Sosiaali- ja terveyslautakunta antoi seuraavan lausunnon vuoden 2019 arviointikertomuksesta tarkastuslautakunnan lausuntopyynnössään luettelemiin kohtiin:

"Arviointikertomuksen kohta: Strategia ja johtaminen - kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus

Tarkastuslautakunnan arvioinnin pääkysymykset liittyivät toimialojen ohjauksen kehittymiseen johtamisjärjestelmäuudistuksen tavoitteiden mukaisesti sekä kaupunginkanslian, toimialojen ja apulaispormestareiden työnjaon ja roolien epäselvyyteen. Toimintamallin muutosta ja kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antamaa ohjeistusta oli tarkasteltu eri osakysymysten kautta.

Mahdollistavatko uusi johtamisjärjestelmä ja toimialamalli sen, että kaupunginkanslia ja pormestari pystyvät ohjaamaan kaupunkikokonaisuutta paremmin?

Kaupunginvaltuusto käyttää kaupungin ylintä poliittista valtaa ja ohjausta ja poliittisesti valittujen pormestarin ja apulaispormestarien tehtävänä on tuoda toimialoille poliittisen ohjauksen näkemyksiä ja tahtotilaa, miten poliittisesti halutaan kehittää ja kohdentaa muun muassa kaupungin voimavaroja palvelujen kehittämiseen. Lisäksi he kaupungin johdon edustajina osallistavat kuntalaisia ja tuovat kuntalaisten tarpeita toimialajohdolle tiedoksi valmistelun ja palvelujen kehittämisen tueksi. Toimialajohtajat puolestaan johtavat oman toimialansa operatiivista toimintaa ja kaupunkistrategian hankkeiden ja linjausten toimeenpanoa.

Uusi johtamisjärjestelmä ja toimialamalli on selkiinnyttänyt kaupungin johtamista erityisesti poliittisen ohjauksen näkökulmasta. Johtamisen foorumit ovat myös selkiintyneet kanslian ja toimialojen välillä. Myös kaupungin johtoryhmätyöskentely on tiiviimpää ja keskeisten strategisten asioiden valmistelu on enenevästi kaupunkiyhteistä. Eri toimijoiden rooleja ja vastuita on silti edelleen syytä selkiyttää. Kuntalaisille ja toimialojen henkilöstölle ei aina ole selkeää, mikä taho vastaa ja käyttää päätösvaltaa eri asioissa.

Ovatko valmistelu ja päätöksenteko säilyneet selkeästi erillään?

Kaupungin kannalta merkittävien päätösten osalta valmistelussa ja päätöksenteossa on tarkoituksenmukaista olla kiinteä vuorovaikutus luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kesken ja näin on toimittu aiemminkin. Operatiivisen johtamisen osalta roolit eivät vielä ole kaikissa tilanteissa riittävän selkeitä.

Onko uudessa organisaatiossa luotu edellytyksiä sille, että tuottavuus ja kustannustehokkuus paranevat?

Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa arvioitiin johtamisuudistuksen tuottavuutta ja kustannussäästöjä toimialojen hallinto- ja tukipalvelujen keskittämisen osalta. Sosiaali- ja terveystoimessa merkittävät hallinnolliset kustannussäästöt toteutuivat jo 2013 sosiaali- ja terveysviraston yhdistyessä ja hallinto keskitettiin.

Sosiaali- ja terveystoimialan järjestämisen johtamista ollaan vahvistamassa ja toimialan ostojen kokonaisuus on erittäin merkittävä, mikä tulee huomioida toimialan hallinnon ja järjestämisen johtamisen resursoinnissa.

Onko päätöksenteko nopeutunut?

Päätöksenteon nopeuttamiseksi aloitelausuntojen antamisen voisi nykyistä laajemmin delegoida viranhaltijoille. Kaupungin tasolla onkin syytä harkita, miten aloitteiden käsittelyä voidaan tehostaa ja sujuvoittaa valtuutettujen aloiteoikeutta kuitenkaan vaarantamatta.

Onko byrokratia keventynyt?

Sosiaali- ja terveystoimen näkökulmasta täyttölupamenettelyn poistaminen ja palkka- ja nimikeprosessin uudistaminen ovat vähentäneet sekä byrokratiaa että edellä mainittujen asioiden käsittelyyn tarvittavaa aikaa.

Onko virkamiesjohdon ja pormestarin sekä virkamiesjohdon ja apulaispormestareiden välinen työnjako selkeä?

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että apulaispormestarien ja toimialajohtajien tulee selventää toimialansa henkilöstölle apulaispormestarin ja toimialajohdon välinen työnjako.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja johtaa toimialan kaupunkistrategian toteuttamista ja operatiivista toimintaa. Sosiaali- ja terveystoimi katsoo, että operatiiviseen toimintaan, toimialan linjauksiin, näkemyksiin tai henkilöstöresurssien käyttöön liittyvien asioiden tulee olla toimialajohdon tiedossa ja ohjannassa, ja että toimialan lausunnot ovat toimialajohtajan hyväksymiä. Pormestarin ja apulaispormestarin tulee roolit suhteessa toimialan johtoon ovat selkiytyneet yhdessä toimiessa, ja rooleja ja vastuita kannattaa edelleen selkiyttää, etenkin kuntalaisten ja toimialan henkilöstön suuntaan.

Onko kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus läpinäkyvää?

Kaupunginkanslian ohjauksessa näkyy se, että kanslian eri osastojen välinen tiedonkulku ei ole aina ollut riittävän sujuvaa, eivätkä osastot ole tehneet riittävässä määrin yhteistyötä keskenään. Asiaan on kiinnitetty huomioita yhteisissä keskusteluissa. Jonkin verran näkyy myös se, että julkisjohtamisen osaamista kannattaa edelleen vahvistaa.

Onko kaupunginkanslian ja toimialojen välinen työnjako selkeä?

Kanslian ja toimialojen yhteistyö on kehittynyt ja yhteisiä johtamisen foorumeja on olemassa. On tärkeää edelleen parantaa yhteistä vuoropuhelua, jotta toimialojen tehtävien laaja-alaisuus tulee riittävästi huomioiduksi ja riittävä asioiden valmisteluaika ja suunnitelmallisuus voidaan turvata.

Aikataulujen hallinta on toimialan näkökulmasta välillä vaikeaa ja toimialoilta pyydetään reagointia ja raportointia hyvin lyhyellä aikavälillä.

Kehittämistyön pitkäjänteisyys ja tavoitteellisuus tulisi nostaa nykyistä keskeisemmäksi asiaksi. Toimialojen toiminnan parempi ymmärrys mahdollistaa nopean aikavälin yhteisten kehittämistoimien onnistumisen.

Arviointikertomuksen kohta: Strategia ja johtaminen - tilankäytön tehostamisen vaikutukset

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että kaupunginkanslian ja toimialojen tulee toteuttaa mahdollinen monitoimitiloihin siirtyminen siten, että asiakkaat ja henkilöstö voivat alusta alkaen osallistua tilojen suunnitteluun.

Sosiaali- ja terveystoimialan osalta on arvioitu tilankäytön uudistusten näkymistä perhekeskusten sekä terveys- ja hyvinvointikeskusten palvelujen laadussa ja henkilöstön työolosuhteissa.

Helmikuuhun 2020 mennessä on avattu kolme perhekeskusta: Kallion, Vuosaaren ja Itäkadun perhekeskukset. Tämän lisäksi on avattu Kalasataman ja Vuosaaren terveys- ja hyvinvointikeskukset.

Henkilöstön osallistamisen suunnitelmia ja erilaisia työtapoja on kehitetty jatkuvasti ja on otettu oppia edellisten keskusten käyttökokemuksista. Hanke hankkeelta on myös lisätty resursseja henkilöstön osallisuuden vahvistamiseen ja toimintakulttuurin muutoksen tukemiseen. Tilankäyttöä ja toimintamalleja on myös kehitetty jo valmistuneissa hankkeissa. Myös asiakkaiden tarpeita on kuultu ja huomioitu muun muassa laajentamalla asiakaspalveluaikoja ja varmistamalla palvelujen laatu.

Esimerkkejä toimenpiteistä terveys- ja hyvinvointikeskuksissa:

- Henkilöstö on otettu mukaan heti projektisuunnitelman sisällön työstämisestä alkaen. Projektiin liittyvässä tilamuutossuunnittelussa on osallistettu henkilöstöä palvelumuotoiluasiantuntijoiden fasilitoimissa pajoissa.

- Henkilöstön mielipidettä projektiin liittyvissä asioissa on pyydetty aktiivisesti esihenkilöiden kautta, ja henkilöstön palautteenanto ja kysymyksien esittäminen on mahdollistettu monien kanavien kautta.

- Asukkailta on infotilaisuuksissa kysytty halukkuutta osallistua kehittämistyöhön ja esimerkiksi opastesuunnitteluun liittyviä asukaskävelyjä on järjestetty.

- Henkilöstöinfoja ja yhteistoimintafoorumeita sekä asukas-infotilaisuuksia ja asukasiltoja on toteutettu säännöllisesti.

- Alueiden asukasyhdistysten kanssa on myös tehty tiivistä yhteistyötä.

- Toimintamalleja on kehitetty jatkuvasti myös hankkeiden valmistumisen jälkeen.

Esimerkkejä toimenpiteistä perhekeskuksissa:

- Kaupunginkanslian kärkihanke “Vuorovaikutus tilahankkeissa” toteutettiin yhteistyössä palvelumuotoilutoimiston kanssa vuonna 2018. Tulokseksi saatua materiaalia on hyödynnetty hankkeissa laajasti. Henkilöstöltä on tullut positiivista palautetta hankkeen vaiheiden havainnollisesta visualisoinnista ja selkeistä ohjeista siitä, missä vaiheissa käyttäjän tietoja toiminnasta tarvitaan.

- Uusien perhekeskusten käyttöönottoon on liittynyt samanaikaisesti useita muutoksia, kun on siirrytty monitilatyöskentelyyn, otettu uusia teknisiä järjestelmiä käyttöön ja aloitettu työskentelemään perhekeskustoimintamallin mukaisesti. Kyseessä on toimintakulttuurin muutos, johon siirtyminen ja sopeutuminen vievät henkilöstöltä aikaa. Tämän vuoksi perhekeskusten suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa on yhä enemmän kiinnitetty huomiota henkilöstön ja lähiesimiesten osallisuuteen ja mahdollisuuksiin vaikuttaa. Tämä koskee sekä tilojen suunnittelua että laajemmin perhekeskustoimintamallin kehittämistä.

- Kallion perhekeskuksen suunnitteluun laadittiin osallisuussuunnitelma, johon kirjattiin henkilöstön mielipiteet ja näkemykset tuotiin projektiryhmän käsittelyyn. Osallisuussuunnitelmaa tullaan käyttämään myös tulevissa hankkeissa.

- Koko henkilöstölle on järjestetty erilaisia työpajoja ja tilaisuuksia, joissa on saanut tietoa suunnittelun etenemisestä sekä mahdollisuuden vaikuttaa tilasuunnitteluun.

- Toimialan intran perhekeskus-sivustolle on koottu kattavasti materiaalia suunnittelun etenemisestä koko henkilöstön nähtäväksi. Lisäksi intraan voi esittää kysymyksiä, joihin projektiryhmä vastaa.

- Asukkaille on tehty erilaisia kyselyjä ja hyödynnetty muun muassa asukasraatitoimintaa. Kallion perhekeskuksen suunnittelussa pidettiin myös asukastyöpajoja.

- Tieto EB -järjestelmän avulla seurataan tilojen käyttöä sekä reaaliaikaisesti että pidemmillä aikaväleillä raportteja hyödyntäen. Perhekeskusten tilanvarausastetta on mitattu käyttöönottovaiheen jälkeen. Käyttöliittymä on helppo ja linkki järjestelmään on saatavissa kaikille perhekeskuksessa. Tietoja on hyödynnetty pullonkaulojen ja ruuhkahuippujen selvittämiseen ja vähäisellä käytöllä olevien tilojen tehokkaampaan hyödyntämiseen.

- Perhekeskuksessa on noin 15 erilaista palvelua, joten myös tilatarpeet vaihtelevat toiminnoittain. Tämä on tuonut myös suunnittelutyöhön haasteita, kun samanlainen tilakonsepti ei toimi kaikille palveluille ja työtehtäville.

- Kallion perhekeskuksen valmistumisen yhteydessä laadittiin laatuvaatimusten määrittely, johon sisältyivät tilakortit erilaisista sisustus- ja varustustarpeista kunkin yksikön osalta. Jokaisen toiminnon yksilölliset tilatarpeet on niissä huomioitu ja suunnitteluprosessia vakioitu. Laatuvaatimukset ja erityisesti tilakortit nopeuttavat hankkeen tarveselvitys- ja toteutussuunnittelua. Lähiesimiehet tarkistavat kortit yhdessä henkilöstönsä kanssa, mikä toimii myös osana henkilöstön kuulemista.

- Sähköiset kyselyt tavoittavat helpoimmin koko henkilöstön ja asiakkaat. Kerro kantasi- ja Crowst-kyselyt on otettu käyttöön; jälkimmäinen toimii erittäin hyvin asiakasnäkökulman ja tarpeiden selvittämiseen.

Tulevissa hankkeissa vahvistetaan osallisuutta edelleen. Palvelukeskusten tarvekuvausvaiheessa hyödynnetään kaupunginkanslian kilpailuttamaa tulevaisuusmuotoilutoimistoa. Työpajoissa ja kyselyissä tavoitteena on ideoida tulevaisuuden työmalleja ja niiden edellyttämiä vaatimuksia tiloille. Digitalisaatio ja yhteiskunnan muutosten edellyttämät tilavaateet, kuten pandemiat, huomioidaan tilojen suunnittelussa.

Arviointikertomuksen kohta: Varhaiskasvatuksen tavoitteiden toteutuminen; muunkielisten osallistumisen edistäminen varhaiskasvatukseen

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimiala tulee yhteistyössä sosiaali- ja terveystoimialan lapsiperheiden palvelujen kanssa edistää muunkielisten osallistumista varhaiskasvatukseen.

Neuvolan 3- ja 4-vuotismääräaikaistarkastusten yhteydessä perheille, joissa lapsi ei vielä ole varhaiskasvatuksen piirissä, jaetaan monikielinen esite varhaiskasvatuksesta.

Lapsen ja koko perheen hyvinvoinnin ja kehityksen arviointiin käytettävään Hyve 4 -keskustelurunkoon ja neuvolan tiedonsiirtolomakkeelle on lisätty monikielisiä lapsia varten kielen kehitykseen liittyviä kysymyksiä.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan varhaiskasvatuksen ja neuvolan yhteistyönä on myös päivitetty Ota koppi -sivusto, joka on suunniteltu neuvolan, varhaiskasvatuksen sekä esi- ja alkuopetuksen henkilökunnalle kielitietoisen pedagogisen toiminnan edistämiseen ja lapsen kielitaidon kehittymisen tueksi.

Tavoitteena on kaikkien lasten yhdenvertaiset edellytykset oppimiseen ja osallisuuteen sekä kielitietoisen toiminnan lisääminen.

Arviointikertomuksen kohta: Digitalisaatio ja sähköiset palvelut; digitaalisten asiointipalvelujen laatu

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että toimialojen ja kaupunginkanslia tulee

- edelleen tunnistaa palveluita, joita kaupunki voi tarjota ennen asiakkaan tekemään aloitetta silloin, kun kaupungilla on palvelutarve tiedossa

- kehittää palvelujen yhteentoimivuutta niiden tietojen osalta, jotka asiakas on antanut tai jotka kaupungilla on muuta kautta käytössään

- kehittää digitaalisia palveluita siten, että asiakas voisi hoitaa asiansa alusta loppuun saman palvelukanavan kautta

- säilyttää perinteiset palvelut digitaalisten palveluiden rinnalla palvelujen yhdenvertaisen saavutettavuuden varmistamiseksi.

Sosiaali- ja terveystoimiala pyrkii jatkuvasti tunnistamaan palveluja, joita se voi tarjota asiakkaille, mutta toistaiseksi tietosuojalainsäädäntö ja toimialan toimintaa sääntelevä lainsäädäntö eivät ole mahdollistaneet toimialalla olevan yksittäisiä asiakkaita koskevan tiedon hyödyntämistä ennakoivien palvelujen toteuttamiseen. Tätä kuitenkin pyritään aktiivisesti edistämään esimerkiksi terveyshyötyarviota kehittämällä.

Sosiaali- ja terveystoimialalla lainsäädäntö sääntelee voimakkaasti tietojen yhdistelyä eri lähteistä ja käyttötarkoituksissa. Toimiala selvittää yhdessä muun muassa kaupunginkanslian ja HUSin kanssa mahdollisuuksia hyödyntää esimerkiksi asiakkaan itse keräämää terveysdataa terveyshyötyarvion yhteydessä.

Sosiaali- ja terveystoimialalla asiakkaan asiointi sähköisissä palveluissa on jo nyt vähintään tyydyttävällä tasolla. Tilanne paranee entuudestaan, kun Maisa-portaali otetaan käyttöön helsinkiläisten osalta huhtikuussa 2021 Apotin käyttöönoton yhteydessä.

Sosiaali- ja terveystoimiala on koko ajan varmistanut, että perinteiset palvelut säilyvät ja digitaalisten palvelujen lisääminen niille asiakkaille, jotka voivat niitä käyttää, mahdollistavat lisääntyvästi asiakkaiden kohtaamisen fyysisesti niiden osalta, jotka eivät voi tai halua käyttää digitaalisia palveluja.

Arviointikertomuksen kohta: Digitalisaatio ja sähköiset palvelut; terveydenhuollon sähköiset asiointipalvelut

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että sosiaali- ja terveystoimialan tulee

- mahdollistaa perinteisten palvelukanavien käyttö jatkossakin eri asiakasryhmien yhdenvertaisuuden toteutumisen varmistamiseksi

- huomioida paremmin käyttäjien erilaiset vammat ja rajoitteet sähköisissä asiointipalveluissa

- kiinnittää enemmän huomiota sähköisten asiointipalvelujen löydettävyyteen kaupungin verkkosivuilta

- turvata sähköisten asiointipalvelujen saavutettavuus suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi sekä tavoitella asiointipalvelujen selkokielisyyttä.

Sosiaali- ja terveystoimiala varmistaa jatkossakin, että perinteiset palvelut säilyvät digitaalisten rinnalla. Digitaalisten palvelujen lisääminen niille asiakkaille, jotka voivat ja haluavat niitä käyttää, mahdollistavat lisääntyvästi asiakkaiden kohtaamisen fyysisesti niiden osalta, jotka eivät voi tai halua käyttää digitaalisia palveluja.

Tällä hetkellä sähköisten palvelujen saavutettavuus ei ole hyväksyttävällä tasolla suuressa osassa palveluja. Palvelujen osalta on tehty laaja saavutettavuuskartoitus ja korjaavat toimenpiteet ovat meneillään. Maisa-portaalin käyttöönotto keväällä 2021 parantaa selvästi tilannetta nykyiseen verrattuna. Sähköinen palvelu ei voi koskaan olla ainoa vaihtoehto sellaiselle henkilölle, jonka vammat ja rajoitteet estävät niiden käyttämisen. Rinnalla on aina tarjottava myös muita palvelumuotoja. Palveluja kehitettäessä huomioidaan erilaiset rajoitteet, mutta tietosuojaan liittyvät rajoitteet estävät monien kehitystä nopeuttavien kokonaisuuksien hyödyntämistä. Käytettävyysparannukset tietoturvallisesti onnistuvatkin siksi vain oman kehitystyön kautta.

Sähköisten palvelujen löydettävyyteen kiinnitetään huomiota. Kaupunki uudistaa digitaalisia palveluja ja laatii muun muassa digikanavalinjaukset. Sosiaali- ja terveystoimialan osalta palvelujen löydettävyys paranee oleellisesti Maisa-portaalin käyttöönoton myötä. Sähköisten asiointipalvelujen saatavuus suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi samoin kuin selkokielisyys turvataan Maisa-portaalissa, mutta asiaan kiinnitetään huomiota myös kaupungin viestintäportaalissa ja muussa asioinnissa ja uusien palvelujen käyttöönotoissa ennen Maisaa.

Osa sähköisten palveluiden kehityksestä on kansallisissa käsissä (OmaOlo) ja kielivalikoiman kehitystarve on tunnistettu. Esimerkiksi korona-oirearviosta saatiin nopeasti myös englanninkielinen versio. OmaOlon laajempi englanninkielinen palveluvalikoima tulee käyttöön vuoden 2020 aikana. Terveys- ja päihdepalvelun omissa digipalveluissa kielivalikoiman laajentaminen on myös tärkeää. Huomioitavia kieliä ovat ruotsin ja englannin lisäksi myös muut vieraat kielet, kuten somali ja arabia. Tavoite on löytää tietoturvalliset käännöspalvelut jatkuvasti muokkautuvassa digitaalisessa sisällössä.

Terveys- ja päihdepalveluissa otettiin käyttöön marraskuussa 2019 chatbot, joka osaltaan edesauttaa sähköisten palvelujen ketterää löytymistä, ohjaa potilasta oikeisiin palveluihin ja myös vastaa suoraan osaan potilaan kysymyksistä. Chatbot on ollut vuoden 2020 alusta kaikkien terveysasemapalvelujen sivuilla tarjolla asiakkaille. Chatbottiin on rakennettu sisältöä ja ohjausta muun muassa suun terveydenhuollon ja psykiatria- ja päihdepalvelujen osalta.

Koronaepidemian yhteydessä kyseinen chatbot nostettiin kaupungin etusivulle. Tämä toimii hyvänä benchmarkina tulevalle kehitykselle. Tiedon löydettävyys ja yhteneväisyys ovat tärkeä asia terveys- ja päihdepalveluille.

Arviointikertomuksen kohta: Terveyttä ja hyvinvointia palveluista; vanhusten ympärivuorokautisen hoidon laadunvalvonta

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että sosiaali- ja terveystoimialan tulee laatia yhdessä vanhusneuvoston kanssa vuosittain arviointi iäkkäiden sosiaalipalveluiden riittävyydestä ja laadusta kaupungin päätöksenteon, taloussuunnittelun ja hyvinvointiraportoinnin tueksi sekä varata nykyistä enemmän resursseja toimintayksiköiden omavalvonnan tukemiseen, seurantaan ja kehittämiseen.

Helsingin kaupungin hyvinvointisuunnitelma sisältää kokonaisuuden ikääntyneiden toimintakyvyn ja osallisuuden vahvistamisesta. Kokonaisuus on Stadin ikäohjelma, joka on kaupungin lakisääteinen suunnitelma ikääntyneen väestön tukemiseksi (laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 5 §). Vanhusneuvosto on mukana kaupungin hyvinvointisuunnitelman ja Stadin ikäohjelman laadinnassa ja seurannassa.

Tämän valtuustokauden hyvinvointisuunnitelmaan sisältyvän Stadin ikäohjelman avulla edistetään ikääntyneiden toimintakykyä ja osallisuutta kuuden tavoitteen ja 33 toimenpiteen avulla. Yhtenä kuudesta tavoitteesta on parantaa ikääntyneelle väestölle tarjottavien palvelujen laatua ja pyrkimys huomioida entistä paremmin ikääntyneiden tarpeet palvelutuotannossa. Tavoitteen toteutumista seurataan muun muassa myönteisellä asiakaskokemuksella terveys- ja sosiaalipalveluissa, ja toisaalta riittämättömästi vanhusten kotihoitoa tai muita vanhusten palveluja saaneita heidän osuuden seurannalla (THL:n FinSote).

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut seuraa itse palvelujen riittävyyttä muun muassa seuraamalla palvelujen piiriin pääsyn odotusaikoja. Ympärivuorokautiseen hoivaan odotusajan mediaani oli 36 vuorokautta vuonna 2019. Suomen kuuden suurimman kaupungin Kuusikkoraportista käy ilmi, että Helsingissä ympärivuorokautisen hoivan piirissä on saman verran kaupungin asukkaita kuin Vantaalla ja Espoossa. Palvelujen laatua seurataan muun muassa omavalvonnalla, RAI-mittareiden tuloksia tarkastelemalla, asiakastyytyväisyyskyselyillä sekä valvontaviranomaisten seurannoilla. Palvelujen riittävyydestä, laadusta ja tyytyväisyydestä palvelujen sisältöön kertyy tietoa myös ikääntyneiden neuvontapalvelun, Seniori-infon, neljännesvuosittain julkaistavasta raportista asiakkaiden yhteydenottojen määristä ja sisällöistä.

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut on katsonut, että edellä kuvatut palvelun laadun ja määrän seurannat ovat riittäviä. Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut katsoo myös, että vanhusneuvosto osallistuessaan hyvinvointisuunnitelman ja Stadin ikäohjelman laadintaan ja seurantaan, saa riittävästi tietoa vanhuspalvelujen laadusta ja riittävyydestä. Stadin ikäohjelman toteutumista seurataan 33 seurantamittarin avulla. Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja on vanhusneuvoston jäsen ja palvelukokonaisuuden edustajat osallistuvat myös pyydettäessä vanhusneuvoston kokouksiin. Näin ollen ei ole tarpeen kehittää vanhusneuvostolle erillistä palvelun laadun ja määrän seurantaa, mutta vanhusneuvoston kanssa sovitaan vuosittainen yhteinen käsittelyaika Stadin ikäohjelmaan liittyvien tavoitteiden seurantamittareiden ja sairaala-, kuntoutus- ja hoiva palveluissa jo käytössä olevien seurantojen osalta Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen (HYTE) vuosiraportin ilmestyttyä.

Omavalvontasuunnitelman rakennetta voidaan käsitellä pyydettäessä milloin vain.

Tavoitteena on, että omavalvonnan tilannekuva tullaan käsittelemään sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtoryhmässä. Koronaepidemian vuoksi aikataulu on siirtynyt suunnitellusta keväästä myöhemmäksi.

Arviointikertomuksen kohta: Terveyttä ja hyvinvointia palveluista; Suun terveydenhuollon saatavuus ja tuloksellisuus

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että sosiaali- ja terveystoimialan suun terveydenhuollossa tulee

- jatkaa kiireettömän ajanvarauksen yhteydensaannin ja aikojen saatavuuden ongelmien syiden selvittämistä ja tehdä selvityksen perusteella tarvittavat toimet ongelmien ratkaisemiseksi

- varmistaa, että potilaiden hoitoon pääsystä saadaan luotettavat ja tarkoituksenmukaiset tiedot

- jatkaa hammashoitoloiden laatuerojen syiden selvittämistä ja tehdä selvityksen perusteella toimenpiteitä erojen vähentämiseksi.

Kiireettömään hoitoon pääsyn turvaaminen on Helsingin suun terveydenhuollon tärkeimpiä tavoitteita. Helsingin suun terveydenhuollon asiakasmäärät ovat kasvaneet. Kun tarkastellaan 20–60-vuotiaiden helsinkiläisen määrää väestössä ja Helsingin suun terveydenhuollon palveluissa vuosina 2006 ja 2017, todetaan, että tämän ikäinen väestö on lisääntynyt 11 prosenttia, mutta heitä on ollut hoidossa 28 prosenttia enemmän kuin vuonna 2006.

Nordic Healthcare Groupin (NHG) laskelmien mukaan Helsingin suun terveydenhuollon asiakasmäärät kasvavat noin 1,1 prosenttia vuodessa ja nousevat 67 prosenttiin vuoteen 2025 mennessä. Yhtenä ratkaisuna on ollut resurssien lisääminen: yhteydensaannin ja hoitoon pääsyn turvaamiseksi henkilöstöpalveluyhtiö Seuresta on vuokrattu kuusi hammashoitajaa ja suun terveydenhuoltoon on saatu lisättyä kaksi vakanssia keskitettyyn ajanvaraukseen ja kymmenen vakanssia kliiniseen hoitoon vuonna 2019 sekä 16 vakanssia vuonna 2020.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto pyysi 4.7.2019 Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialalta selvitys- ja kuulemispyynnöllä selvitystä Lifecare-potilastietojärjestelmän toiminnasta sekä hoitoon pääsystä Helsingin suun terveydenhuoltoon. Päätöksessään 17.4.2020 aluehallintovirasto edellyttää välittömän yhteydensaannin lainmukaista toteuttamista: kiireettömän hoidon ajanvarauksen on oltava mahdollista koko suun terveydenhuollon ilmoitetun virka-ajan ja takaisinsoittoon on vastattava samana päivänä. Mikäli tilanne koronaepidemian aiheuttaman poikkeustilanteen päätyttyä ei ole yllä kuvattu, aluehallintovirasto tulee harkitsemaan määräys- ja uhkasakkomenettelyn käynnistämistä.

Yhteydensaannin juurisyyt on tunnistettu jo vuosi sitten. Haasteina ovat muun muassa vastaanottoaikojen riittävyys, ajanvarauksen toimiminen tiiminä, ajanvarauspuhelujen tarkempi sisällön analyysi, yhtenäinen johtamisrakenne hoitolaryhmien kanssa ja valmentavan johtamisen kehittäminen. Digitaalisia ja muita palvelukanavia ei myöskään ole vielä riittävästi korvaamaan perinteistä puhelimella toteutettua ajanvarausta. Suun terveydenhuollossa jatketaan määrätietoisesti johtamistoimenpiteitä niiden ratkaisemiseksi. Suun terveydenhuollossa on lisätty sähköistä ajanvaraamista sekä kiireellisen että kiireettömän hoidon aikojen suhteen. Sähköisen ajanvarauksen mahdollisuuksia on selvitettävä myös Apotissa. Asiakassegmentointia on selkiytettävä, jotta asiakkaille pystytään tarjoamaan sujuvat hoitopolut tarpeenmukaiseen hoitoon.

Suun terveydenhuollon tavoitteet vuodelle 2020 on laadittu vuorovaikutteisesti esihenkilötiimien kanssa ja niitä ovat hoidon saatavuus, hoidon laatu ja vaikuttavuus, johtaminen, moniammatillinen yhteistyö ja viestintä.

Suun terveydenhuollossa on nimetty vuodelle 2020 kärkihankkeet, joilla turvataan hoidon parempaa saatavuutta, kavennetaan väestön terveys- ja hyvinvointieroja ja hillitään suun terveydenhuollon palvelujen kustannusten kasvua sekä järjestetään ja tuotetaan vaikuttavia suun terveydenhuollon palveluja, joihin asiakkaat ovat tyytyväisiä ja jotka henkilöstö kokee merkityksellisinä. Vuoden 2020 kärkihankkeet ovat

- Apotin käyttöönottoon valmistautuminen

- Fiksu hoitola: tarkoituksena on luoda nykyistä laadukkaampi ja vaikuttavampi suun terveydenhuollon palvelujen tuottamismalli kasvattamatta kokonaiskustannuksia

- Haartmaninkatu 1: HUSin, Helsingin kaupungin ja Helsingin yliopiston yhteisen suu- ja hammaskeskuksen vahvuutena on moniammatillisten tiimien laajan osaamisen ja monipuolisten palvelujen hyvä saatavuus asiakkaiden hoidontarpeen mukaisesti

- Oikomishoidon uudistaminen OHJUS: yhtenevät oikomishoidon käytännöt, henkilöstömitoitus, tiimien rakenne ja sijoittuminen hammashoitolaverkossa sekä oikomishoidon johtaminen

- Palvelusetelitoiminnan kehittäminen: uudet kokonaishoidon ja oikomishoidon palvelusetelit, uusi palveluseteliportaali Effector ja palveluseteliprosessin kehittäminen

- Terveys- ja hyvinvointikeskus-, perhekeskus- ja seniorikeskustoimintamallit ovat yhteistä työtämme

- Henkilöstöresurssien ja osaamisen proaktiivinen suunnittelu

- Hyvinvoivat työyhteisöt ja huipputiimit.

Suun terveydenhuollossa on käytössä useita tuotantotapoja hoidon saatavuuden turvaamiseksi. Oman henkilökunnan työpanoksen ohella (85 %) käytössä ovat ostopalvelut, palvelusetelit ja kiireettömän hoidon palveluhankinta, joita hankitaan täydentämään omaa palvelutuotantoa ja vastaamaan väestön suun terveydenhuollon palvelujen kysyntään kuitenkin siten, että oman henkilökunnan korkealaatuinen osaaminen kaikilla hammaslääketieteen osa-alueilla varmistetaan. Suun terveydenhuollon eri tuotantotapojen kokonaissuunnittelun yhtenä lähtökohtana on ollut lisätä potilaan valinnanvapautta ja samalla turvata potilaiden kokonaishoito välttämällä hoidon pirstaloitumista.

Terveydenhuoltolain mukainen hoitoon pääsyn seuranta

Hoitoon pääsyn seurannan edellytyksenä on toimiva tietojärjestelmä. Terveydenhuoltolain mukaisia tietoja kiireettömään hoitoon pääsystä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL:lle), valvoville viranomaisille, Helsingin kaupungin sisäiselle tarkastukselle ja sosiaali- ja terveyslautakunnan kautta kaupunginvaltuustolle ei edelleenkään pystytä raportoimaan, ja näille tahoille joudutaan selvittämään säännöllisin väliajoin syitä tähän. Helsingin suun terveydenhuollon sitovaksi toiminnalliseksi tavoitteeksi on määritelty, että suun terveydenhuollon kaikkien asiakkaiden kiireetön hoito on käynnistynyt 90 vuorokauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta, jota ei siis pystytä raportoimaan.

THL:ään siirtyvissä tiedoissa hoitoketjuja on jäänyt auki vuosina 2018 ja 2019 johtuen Lifecare-potilastietojärjestelmässä olleesta ohjelmavirheestä. Ongelma on jatkunut Lifecaren käyttöönotosta alkaen.

Lifecare-version 14.06.02 version myötä hoidon tarpeen arvio (HTA) on tehty kaikille potilaille. Tässäkin Lifecare-versiossa on edelleen todettu jäävän hoitoketjuja sulkeutumatta tilanteissa, joissa hoidontarpeen arvio tehdään yli organisaatiorajojen lähipalveluista keskitettyihin palveluihin ja toisinpäin.

Ongelman korjaamisesta (avoimien hoitoketjujen sulkemisesta) on tehty tukipyyntö jo 28.6.2019, mutta korjaaminen on edelleenkin kesken. THL:n raporteissa näkyy yhä virheelliset tiedot Helsingin suun terveydenhuollon aikuispotilaiden kiireettömään hoitoon pääsystä. Tieto Oyj on toimittamassa Helsingin suun terveydenhuollon tukipyyntöön liittyen puutteellisten ketjujen sulkemisesta ja vastauksen, joka tulee sisältämään Tiedon tekemän analyysin hoidon toteutumisesta, vaikka hoitoketjuja olisikin jäänyt auki. Tätä listausta voidaan käyttää viranomaisen suuntaan osoituksena hoidon toteutumisesta. Listauksessa on tieto per hoitoketju: mitkä tapahtumat (yhteydenotto, hoidontarpeen arvio, käynti) löytyvät tietokannasta ja löytyykö potilaalle tämän jälkeen ajanvarausta ja käyntitilastoa. Näistä tiedoista voidaan päätellä, että hoitoa on saatu, vaikka hoitoketju olisi jäänyt auki. Vialliset ketjut voidaan sulkea vuoden 2019 osalta kesäkuussa 2020.

Apotin myötä tullaan saamaan luotettavampaa tietoa hoitoon pääsystä. Yhtenäiset hoidon tarpeen arvioinnin kriteerit ja kirjaamiskäytännöt tulevat olemaan hoitoon pääsyn seurannan perusta jatkossakin.

Suun terveydenhuollon tuloksellisuus

Tarkastuslautakunta toteaa, että suun terveydenhuollon tuloksellisuus on parantunut erityisesti laadun näkökulmasta. Hoidon laadusta saatu asiakaspalaute ja laatumittareilla mitattu laatu ovat kansallisesti vertaillen hyvää tasoa ja ne ovat myös kehittyneet viime vuosina parempaan suuntaan. Laatu vaihtelee kuitenkin paljon hoitoloiden välillä.

Hoitoloiden laadun vaihtelun syitä tulee edelleen selvittää. Osa vaihtelusta voi liittyä hammashoitoloiden erilaisiin asiakassegmentteihin ja alueiden sosioekonomisiin eroihin. Sosioekonomisesti heikoilla alueilla perheiden ja yksilöiden voimavarat ja omahoidon taso eivät mahdollista parasta saavutettavissa olevaa suun terveyttä. Joidenkin alueiden väestö hyötyisi positiivisesta erityiskohtelusta ja terveyden edistämisen resurssien kohdentamisesta väestö-, kohderyhmä- ja yksilötasolla.

Suun terveydenhuollon tärkeimmiksi henkilöstötuottavuuden ajureiksi on tunnistettu onnistumisen mahdollistava johtaminen, yhteistyön vahvistaminen ja palvelustrategian kirkastaminen.

Arviointikertomuksen kohta: Terveyttä ja hyvinvointia palveluista; yhteistyö ja moniammatillisuus perhekeskuksissa

Tarkastuslautakunta totesi arviointikertomuksessa, että sosiaali- ja terveystoimialan tulee lisätä aikuisten psykiatria- ja päihdepalvelujen ja perhekeskusten välistä yhteistyötä sekä vahvistaa maahanmuuttajien palveluita perhekeskuksissa.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa ammattilaisten välistä yhteistyötä tarkasteltiin erityisesti perhekeskuksiin keskitetyissä palveluissa, mutta myös perhekeskusten ja muiden perheen tai lapsen kannalta olennaisten palvelujen välillä.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa todetusta poiketen perhekeskuksia oli vuonna 2016 suunnitteilla kuusi, joista helmikuuhun 2020 mennessä on avattu Kallion, Vuosaaren ja Itäkadun perhekeskukset. Vuoden 2019 lopussa kaikkien kuuden perhekeskuksen alueelle perustettiin moniammatilliset esihenkilöverkostot sekä lisäksi ruotsinkielisten palvelujen kehittämisverkosto.

Perhekeskuksen moniammatillinen työ toteutuu laajasti ottaen ammattilaisten tekemässä asiakastyössä raportissa mainittujen neuvolatiimi- ja lapsiperheiden palvelutarpeen arviointi ja tuki -toimintamallien ohella. Perhekeskustoimintamallin sisäisten toimijoiden kesken konsultaatiot ja yhteistyö ovat kehittyneet sujuvammaksi. Muiden yhteistyökumppaneiden, kuten aikuisten psykiatria- ja päihdepalvelujen kanssa, se vaatii vielä hiomista.

Moniammatillisen yhteistyön kehittämistä psykiatria- ja päihdepalvelujen kanssa on tehty lapsiperheiden palvelutarpeen arviointi ja tuki -palvelun kehittämisen yhteydessä. Työryhmässä työskentelee psykiatria- ja päihdepalveluista sairaanhoitaja, jonka roolina on tunnistaa palvelutarpeen arvioinnin aikana perheen aikuisten mahdollisia psykiatria- ja päihdepalvelujen tarpeita, antaa välitöntä tukea sekä ohjata tarvittaessa oikean palvelun piiriin. Tämä asiantuntemus on koettu erittäin merkittäväksi työryhmässä ja tärkeäksi linkiksi psykiatria- ja päihdepalveluihin. Toimintamalli varmistaa tiiviin asiakaslähtöisen yhteistyön. Ajoittaista vaikeutta on ollut psykiatristen sairaanhoitajien rekrytoinnissa ja tiedonkulussa psykiatria- ja päihdepalvelujen ja lastensuojelun välillä. Näiden ongelmien välttämiseksi on keväällä 2020 sovittu selkeät yhteistyörakenteet lapsiperheiden palvelutarpeen arvioinnin ja tuen ja psykiatria- ja päihdepalveluiden alueellisten esihenkilöiden välille.

Lastensuojelulla ja psykiatria- ja päihdepalveluilla on säännölliset yhteiset johdon kokoukset ja yhteistyön rakenteet. Keväällä 2020 on päivitetty lapsiperheiden palvelutarpeen arvioinnin ja tuen, lastensuojelun ja psykiatria- ja päihdepalveluiden yhteistyöohje. Yhteistyöohjeessa kuvataan kaupunkitasoisesti toimintamallit muun muassa tilanteisiin, joissa havaitaan vanhemman päihde- tai mielenterveysongelma. Yhteistyönä on keväällä 2020 käynnistetty muun muassa päihteitä käyttävien perheiden kuntoutuksen yhteinen kehittämisprojekti. Lisäksi on järjestetty yhteisiä koulutuksia henkilöstölle.

Itäkadun perhekeskuksen sosiaalisen raportoinnin hankkeessa on kartoitettu perhekeskuksen sekä psykiatria- ja päihdepalvelujen yhteistyötarpeita ja hiottu yhteistyömalleja. Konsultaatiokäytäntöjä on todettu alikäytetyiksi ja niiden markkinointia ja käyttöönottoa on lisätty. Jatkossa kyseessä olevia käytäntöjä ja malleja on tärkeä levittää myös muihin perhekeskuksiin.

Vuonna 2019 on aloitettu lasten ja nuorten matalan kynnyksen perustason mielenterveyspalveluketjujen kehittäminen yhteistyössä HUSin ja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialojen kanssa. Masentuneen äidin hoitopolku on laadittu yhteistyössä perhe- ja sosiaalipalvelujen, terveys- ja päihdepalvelujen sekä HUSin kanssa. Moniammatillista yhteistyötä parannetaan myös lähisuhdeväkivalta sekä päihteet ja riippuvuudet lapsiperheessä -palveluketjukehittämisen myötä sisältäen maahanmuuttajataustaisten lasten ja perheiden palvelut.

Maahanmuuttajataustaiset perheet käyttävät samaa palvelujärjestelmää kuin kantaväestökin. Maahanmuuttajataustaiset perheet ovat väestöosuuteensa nähden yliedustettuina erityispalveluissa ja on tärkeä lisätä varhaista tukea kyseiselle väestöryhmälle. Järjestötoimintaa vahvistetaan perhekeskuksissa huomioiden maahanmuuttajataustaisten asukkaiden tarpeet. Perhe- ja sosiaalipalveluissa aloittaa tähän työhön osoitettu järjestökoordinaattori. Tulkkipalvelujen käyttöä jatketaan. Perhe- ja sosiaalipalveluissa on aloitettu myönteisen erityiskohtelun rahoituksen käyttö ja sen kohdennuksen kriteerinä on muun muassa maahanmuuttajataustaisen väestön osuus perhekeskusalueella.

Hallitusohjelmaan liittyvässä Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeessa painotetaan kansalliseen mielenterveysstrategiaan liittyen matalan kynnyksen mielenterveyspalvelujen saatavuuden parantamista sekä moniammatillisen yhteistyön ja integraation kehittämistä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Jatkokehitystä tullaan tekemään näitä linjauksia noudattaen."

Liikenneliikelaitoksen johtokunta päätti antaa seuraavan lausunnon tarkastuslautakunnan lausuntopyyntöön koskien suurten liikennehankkeiden toteuttamista:

Liikenneliikelaitos (HKL) on esittänyt tarkastuslautakunnan 1. toimikunnalle marraskuussa 2019 näkemyksensä Helsingissä toteutettujen ja työn alla olevien suurten investointihankkeidensa kustannusten muodostumisesta. HKL toteaa, että suunnitelmien tarkkuustason nostaminen parantaa yleensä niiden perusteella laadittujen kustannusarvioiden luotettavuutta. Tärkeää on myös ymmärtää eri suunnitelmatasojen sisältämien epävarmuuksien suuruudet suurten liikennehankkeiden kustannus- ja aikatauluarvioissa. Tavoiteltavaa olisi, että päätöksenteon yhteydessä pystytään kuvaamaan toimielimille ja luottamushenkilöille riittävällä tarkkuudella kyseisen hankkeen suunnitelmien valmius ja niiden sisältämien kustannus- ja aikatauluarvion epävarmuustaso.

Suunnittelun tarkkuuden nostaminen ei ole kuitenkaan kaikissa tilanteissa tarkoituksenmukaista, vaikka näin saadaankin päätöksenteon tueksi luotettavampia kustannusarvioita, koska myös suunnittelun kustannukset ovat suurissa hankkeissa huomattavia. Suunnittelun tarkkuuden nostaminen ei aina täysimittaisesti lisää kustannusarvioiden luotettavuutta suhteessa käytettyyn aikaan ja suunnitteluun kuluneisiin kustannuksiin. Mikäli hanke ei siirtyisikään viivytyksettä toteutukseen, olisi huomattavan rahasumman sitominen suunnitteluun tällöin vaikeammin perusteltavissa. Lisäksi HKL toteaa, että tällä hetkellä ei ole olemassa luotettavaa ja todistettua tietoa eri suunnitelmatasojen kustannusarvioiden luotettavuuksista. Myös kaupunkiyhteinen näkemys eri suunnitelmatasojen sisällöstä kustannusarvion luotettavuuden suhteen puuttuu.

HKL osallistuu kaupunkiympäristön toimialan kehityshankkeeseen, jossa tarkennetaan ohjetta liikennehankkeen yleissuunnitteluvaiheen sisällöstä. Ohjeeseen lisätään yhteisesti käyttöön otettavat eri suunnittelutasojen yhtenäiset kuvaukset. Tämä parantaa eri suunnitelmatarkkuuksien perusteella laadittujen kustannus- ja aikatauluarvioiden luotettavuutta ja mahdollistaa niiden arvioimisen päätöksenteossa. Menettelymallin avulla pystytään hankkeiden eri suunnitteluvaiheiden kustannusarvioita vertaamaan toteutuneisiin kustannuksiin ja aikatauluun. Ajan kanssa saadaan kehitettyä tilastotietoa eri suunnitteluvaiheiden epätarkkuuksista ja edelleen kehitettyä mallia.

HKL kehittää toimintaansa suurten investointihankkeiden (esim. pikaraitiotiehankkeiden) osalta siten, että päätöksenteon yhteydessä pystytään arvioimaan ja päättämään hankkeeseen liittyvästä suunnittelutarkkuuden epävarmuudesta. Hankkeiden kustannus- ja aikatauluriskien hallinta kaikissa suunnittelun ja päätöksenteon vaiheissa tuodaan selkeästi esille tulevien hankkeiden kohdalla. Näillä toimilla parannetaan suurten liikennehankkeiden pysymistä päätetyissä budjetissa ja aikataulussa.