Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen kaupunginkanslian osastorakenne ja apulaispormestareiden toimivalta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hallintosääntöön esitetään muutosta, joka liittyy kaupunginkanslian uudistumiseen. Kaupunginkanslia jakautuisi jatkossa viiden osaston sijasta kuuteen osastoon. Uuden strategiaosaston tehtävinä olisivat kaupungin strateginen kehittäminen ja strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja hankkeiden koordinointi, digitalisaation ja tietohallinnon ohjaus, tilasto- ja tutkimustoiminta sekä kansainväliset asiat.

Hallintosääntöön esitetään samalla muutosta apulaispormestareiden toimivallan täsmentämisestä siten, että siinä mainitaan kaupunkistrategian ja talousarvion toteutumisen valvonta toimialalla sekä omalta osaltaan toimialan asioiden viestinnästä huolehtiminen.

Hallintosääntöön esitettävät muutokset on kuvattu liitteessä 2. Ne on käsitelty sääntötyöryhmässä.

Kaupunginkanslian uudistuminen

Kansliapäällikkö asetti 14.5.2019 valmisteluryhmän valmistelemaan uuden osaston perustamista kaupunginkansliaan. Uudistuksen lähtökohtana on ennen kaikkea uusien kyvykkyyksien luominen, mutta osin myös nykyisten toimintojen järjestely tarkoituksenmukaisemmalla tavalla. Kaupungin strategista suunnittelua ja johtamista on kehitettävä myös suhteessa digitalisaation ja kansainvälistymisen mukanaan tuomiin uudistumistarpeisiin sekä poikkihallinnollisten isojen hankkeiden ja toimialakohtaisten kärkihankkeiden käytännön toteutukseen. Strategia ohjaa osaltaan kaupungin voimavarojen kohdentamista ja siten talouden ja toiminnan suunnittelua. Strategisen valmistelun on oltava tasapainossa taloussuunnittelun kanssa.

Strategiatyön ja strategisten hankkeiden toimeenpanon vahvistamiseksi kaupunginkanslian tulee korostaa strategisen johtamisen ja suunnittelun roolia, kohdentaa siihen voimavaroja ja lisätä sitä koskevaa osaamista. Strategian onnistumisen vaatimaa osaamista voidaan käyttää tehokkaammin hyväksi koko organisaatiossa.

Yhtenä organisaation uudistustarpeen herätteenä on toiminut keväällä 2019 valmistunut Helsingin kaupungin digitalisaatio-ohjelma. Helsingin kaupunkistrategian 2017−2021 mukaan Helsingin tavoitteena on olla maailman parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki, ja laaditussa digitalisaatio-ohjelmassa on hahmoteltu tämän saavuttamiseen tähtäävät kehityskokonaisuudet ja kärkihankkeet.

Toimintojen sijoittaminen uudelle strategiaosastolle

Kaupungin strateginen ohjaus ja kehittäminen

Osastojakoa uudistettaessa strategiaan liittyvät tehtävät osoitetaan uudelle strategiaosastolle sekä talous- ja suunnitteluosastolle niin, että strategisen kehittämisen, strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja strategisten hankkeiden koordinointi kuuluu pääosin uudelle osastolle ja talouden ja toiminnan suunnittelun kautta tapahtuva strategian toimeenpanon koordinointi kuuluu pääosin talous- ja suunnitteluosastolle.

Strategiaosaston tehtävänä on strategisen muutoksen johtaminen, strategiatyön kehittäminen ja kaupungin strategisen kyvykkyden kasvattaminen. Lisäksi strategiaosasto koordinoi kaupunkiyhteisiä strategisia hankkeita, kehittää hankeosaamista (ml. projektien johtaminen) ja tukee yksittäisten hankkeiden vastuutahoja. Strategiaosasto huolehtii strategian toteutumisen erillisraportoinnista. Strategiaosasto koordinoi ja kehittää kaupungin edunvalvontaa ja kaupunkipolitiikkaa sekä edistää valtion ja kaupunkiseutujen kanssa tehtävää yhteistyötä.

Talous- ja suunnitteluosasto, joka vastaa talousarvioprosessista, koordinoi strategian toimeenpanoa talouteen ja toimintaan liittyvässä vuosisuunnittelussa ja -seurannassa sekä raportoinnissa.

Strategisen ohjauksen ja kehittämisen uudistuksen tavoite on, että strategian toteutumista johdetaan nykyistä tehokkaammin sekä kaupunkitasolla että toimialatasolla.

Kansainvälisen toiminnan koordinointi

Uudistuksen yhtenä lähtökohtana on kansainvälisen toiminnan läheisempi kytkentä strategiseen kehittämiseen. Kaupungin ja sen toimintojen kansainvälistyminen etenee vahvasti ja kansainvälistyminen tuo mukanaan uudistumistarpeita. Kansainvälisessä kilpailussa pärjääminen ja vastuun kantaminen sekä ihmisten, innovaatioiden ja investointien houkuttelu vaativat pitkäjänteistä visiota kaupungin roolista globalisoituvassa maailmassa.

Osastojakoa uudistettaessa Kansainväliset asiat -yksikön kansainvälinen toiminta, mukaan lukien EU-rahoituksen koordinointi, siirretään elinkeino-osastolta uudelle strategiaosastolle. Yksikköön sijoitetut elinkeinotapahtumiin sekä tutkimus- ja tilastointiosaamisen kehittämiseen liittyvät tehtävät, jotka suuntautuvat voimakkaammin elinkeino-osaston muiden yksiköiden tukemiseen, jäävät elinkeino-osaston tehtäviksi.

Tutkimus ja tilastot

Tutkimustoiminta kytkeytyy läheisesti strategiaprosessiin. Kuntastrategian tulee kuntalain mukaan perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Toimintaympäristöanalyysi on ollut ja on jatkossakin keskeinen lähtökohta Helsingin strategiatyössä.

Osastojakoa uudistettaessa Kaupunkitutkimus ja -tilastot -yksikkö siirretään kokonaan talous- ja suunnitteluosastolta uudelle strategiaosastolle. Tämä pitää tiedolla johtamisen vahvasti osana kaupungin pitkäjänteistä kehittämistyötä. Kanslian muissa yksiköissä on yksittäisiä, yksikköjen ydintehtäviin kiinteästi liittyviä tutkimus-, tilastointi- ja tiedon visualisointitehtäviä, jotka on nykymallissa eriytetty Kaupunkitutkimus ja -tilastot -yksikön toiminnasta. Näiden siirtäminen uudelle osastolle ei ole uudistuksen tavoitteiden kannalta tarpeellista.

Digitaalisaatio ja tietohallinto

Digitalisaation edelläkävijöille ominainen piirre on selkeä digitaalinen strategia yhdistettynä digitaalista toiminnan uudistamista tukevaan johtamiseen ja kulttuuriin. Helsingissä digitalisaatiokehitys on ollut hajautunutta ennen keväällä 2019 laadittua digitalisaatio-ohjelmaa. Perustettavaksi esitettävällä osastolla tavoitellaan riittävien resurssien ja osaamisen varmistamista ohjaamaan ja tukemaan digitalisaatiota.

Osastojakoa uudistettaessa digitalisaatiojohtaja ja koko digitalisaatio-ohjelman kärkihankkeissa tarvittava osaaminen siirtyvät uudelle strategiaosastolle. Tämä kytkee digitalisaation vahvasti kaupungin ja sen koko palvelujärjestelmän strategiseen kehittämiseen. Kaupungin organisaatiosta löytyvän osaamisen lisäksi digitalisaation edistämiseen hankitaan kokonaan uusia kyvykkyyksiä.

Osastojakoa uudistettaessa Tietohallintoyksikkö siirretään kokonaan talous- ja suunnitteluosastolta uudelle strategiaosastolle. Kaupunkiyhteisen ICT-infran ja -tuen järjestämistä ja organisointia tarkastellaan tarkemmin niin kanslian kuin toimialojen osalta jatkokehittämistoimien yhteydessä.

Apulaispormestarien toimenkuvan kehittäminen

Kaupunginhallitus merkitsi 24.6.2019 § 473 tiedoksi johtamisjärjestelmän valtuustokauden puolivälin tarkastelun ja mm. kehotti kaupunginkansliaa valmistelemaan apulaispormestareiden toimivallan muutosehdotukset hallintosääntöön siten, että ne voidaan käsitellä kaupunginvaltuustossa lokakuussa 2019. Päätöksen perusteluissa todettiin, että johtamisjärjestelmän ja toimialamallin arvioinneista muodostuu selkeä kuva, ettei laaja-alaista uudelleenarvioinnin tarvetta tehdyn muutoksen kokonaisuudelle ole. Poliittisen johtamisjärjestelmän (pormestarimalli ja lautakuntakokonaisuus) koettiin pääsääntöisesti edenneen uudistusten tavoitteen suuntaisesti.

Arvioinnin pohjalta johtamisjärjestelmän muutostarpeena tunnistettiin apulaispormestareiden toimivallan täsmentäminen siten, että hallintosääntöön lisätään maininta apulaispormestarin tehtävästä ja vastuusta valvoa kaupunkistrategian ja talousarvion toteutumista toimialallaan, samoin kuin hänen tehtävästään huolehtia omalta osaltaan toimialan asioiden viestinnästä.

Hallintosääntömuutoksen tarkoituksena on selkeyttää apulaispormestareiden tehtävänkuvaa ja roolia toimialan toiminnassa. Kyseessä ei ole toimivallan muutos.

Hallintosääntöön esitettävät muutokset

Hallintosäännön 4 luvun 2 §:n 2 momenttia esitetään muutettavaksi siten, että kaupunginkanslia jakautuu viiden osaston sijasta kuuteen osastoon.

Elinkeino-osaston hallintosäännön 4 luvun 2 §:n 2 momentin 1 kohdassa määritellyistä tehtävistä esitetään poistettaviksi kansainväliset asiat ja EU-hankerahoituksen koordinointi. EU-hankerahoituksen koordinointi sisältyy strategiaosastolle siirtyvän kansainvälisten asioiden yksikön tehtäviin eikä toimintoa ole jatkossa tarpeen erikseen mainita hallintosäännössä.

Hallintosäännön 4 luvun 2 §:n 2 momenttiin esitetään lisättäväksi uusi 4 kohta "Strategiaosasto, joka huolehtii kaupungin strategisesta kehittämisestä ja strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja hankkeiden koordinoinnista, digitalisaation ja tietohallinnon ohjauksesta, tilasto- ja tutkimustoiminnasta sekä kansainvälisistä asioista." Samalla seuraavien kohtien numerointia muutetaan.

Talous- ja suunnitteluosaston 4 luvun 2 §:n 2 momentin 4 kohdassa määritellyistä tehtävistä esitetään poistettaviksi tietohallinto, strategia sekä tilasto- ja tutkimustoiminta. Samalla kohdan numero muutetaan 5 kohdaksi.

Talous- ja suunnitteluosaston samassa kohdassa mainituista tehtävistä esitetään poistettavaksi myös maininta hallinnon kehittämisestä. Kyseessä ei ole varsinainen tehtävien siirto. Hallinnon kehittäminen, sikäli kuin se kytkeytyy ensisijaisesti kaupungin tai kaupunkikonsernin toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, on jatkossakin talous- ja suunnitteluosaston tehtäväkuvaan kuuluva asia. Strategisista hallinnon kehittämishankkeista huolehditaan osastojenvälisenä yhteistyönä.

Vastaavaa työnjakoa noudatetaan jatkossa myös henkilöstöosaston nykyisiin tehtäviin kuuluvan osaamisen johtamisen ja kaupungin tulevan toiminnan kannalta keskeisen johtamisen kehittämisen osalta. Johtamisen kehittäminen, sikäli kuin se kytkeytyy ensisijaisesti esimiestyön, toimintakulttuurin ja yksilöiden johtamisosaamisen kehittämiseen, on henkilöstöosaston tehtäväkuvaan kuuluva asia. Strategisista johtamisen kehittämishankkeista huolehditaan osastojenvälisenä yhteistyönä. Edellä todettu ei edellytä muutoksia voimassa olevaan hallintosääntöön.

Hallintosäännön 5 luvun 3 §:n 4 momentiksi esitetään lisättäväksi "Strategiaosastoa johtaa strategiajohtaja." Strategiajohtaja on viranhaltija.

Hallintosäännön 9 luvun 2 §:n 1 momenttiin esitetään lisättäväksi uusi 2 kohta "valvoo kaupunkistrategian ja talousarvion toteutumista toimialalla" ja 3 kohta "huolehtii omalta osaltaan toimialan asioiden viestinnästä". Samalla seuraavien kohtien numerointia muutetaan.

Esittelijän kannanotot

Jos kaupunginvaltuusto hyväksyy päätösesityksen, kaupunginhallituksen tarkoituksena on perustaa strategiajohtajan virka ja kehottaa kaupunginkansliaa julistamaan viran haettavaksi.

Kaupunginhallitus 23.09.2019 § 635

Päätös

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

Jenni Björksten, hallintoasiantuntija, puhelin: 310 36060

Päätös tullut nähtäväksi 08.10.2019

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §