Hankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, Kaupunkiympäristötalo
Kaupunkiympäristötalon julkitilakalusteiden hankinta
Päätös
Toimialajohtaja päätti hankkia kaupunkiympäristötalon julkitilakalusteet kaupungin puitejärjestelyyn (H002-16HEL2016-009597/julkitilakalusteet) perustuvassa minikilpailutuksessa kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjouksen osa-alueittain antaneilta tarjoajilta:
Modeo Oy:ltä tilattavan osuuden arvo on vertailuhinnaltaan 424 469,00 euroa ja Tavara Trading TTR Oy:ltä tilattavan osuuden arvo on vertailuhinnaltaan 744 106,98 euroa. Lopulliset tilausmäärät voivat täsmentyä ennen tilausta.
Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty kirjallinen tilaus toimittajalle. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 10 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Päätöksen perustelut
Hankinnan perustiedot
Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan uuden Työpajankatu 8:een valmistuvan toimitalon julkitilakalusteet. Toimitaloon tulee noin 1 100 työpistettä, joita käyttää yhteensä noin 1 500 työntekijää. Rakennukseen sijoittuvat myös muun muassa toimialan asiakaspalvelu-, tapahtuma- ja näyttelytilat, erilaisia kokoustiloja sekä ravintola.
Talon kalustesuunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon toimialalla jo olemassa olevia hyväkuntoisia ja mitoitukseltaan tilaan sopivia kalusteita. Nyt hankittavana olevat kalusteet täydentävät näitä kokonaisuuksia.
Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalustekilpailutukset on jaettu kuuteen eri kokoiseen kilpailutukseen:
- Työpöydät ja apupöydät
- Sermit ja neuvottelupöydät
- Hyllykalusteet
- Julkitilakalusteet (sohvat, rahit, nojatuolit)
- Työtuolit
- Muut tuolit ja kalusteet.
Työpöytien ja apupöytien osalta hankintapäätös on tehty teknisen johtajan päätöksellä 24.3.2020 § 64. Sermien ja neuvottelupöytien sekä hyllykalusteiden osalta hankintapäätökset on tehty rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätöksillä (14.5.2020 § 59, 11.6.2020 § § 81). Hankintojen osien yhteenlaskettu ennakoitu kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon.
Nyt kyseessä olevassa julkitilakalusteiden hankinnassa, hankinta oli jaettu 21 osa-alueeseen. Tarjoaja on voinut antaa tarjouksensa haluamistaan osa-alueista. Jokaiseen osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja.
Hankintamenettely
Julkitilakalusteiden hankinta järjestettiin Helsingin kaupungin puitesopimusjärjestelyn (H002-16 HEL2016-009597/julkitilakalusteet) mukaisena minikilpailutuksena. Tarjouspyyntö lähetettiin viidelle julkitilakalusteiden (5) puitesopimustoimittajalle: Isku Interior Oy:lle, Kinnarps Oy:lle, AJ-Tuotteet Oy:lle, Modeo Oy:lle ja Tavara Trading TTR Oy:lle.
Tarjouspyyntö julkaistiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 25.5.2020 Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Saapuneiden kysymysten perusteella tarjouspyynnöstä julkaistiin 4.6.2020 korjausilmoitus.
Saadut tarjoukset
Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 17.6. klo 12.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Isku Interior Oy, Modeo Oy sekä Tavara Trading TTR Oy.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjousten tarkastus
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta
Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet.
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli paras hinta-laatusuhde seuraavasti:
- Hinta, painoarvo 60 %
- Laatu, painoarvo 40 %
Jokainen osa-alueen sisällä oleva kohde vertaillaan omana kokonaisuutena.
Kullakin osa-alueella tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen, josta muodostuu osa-alueen vertailupisteet. Tarjoajat laitetaan saatujen vertailupisteiden perusteella etusijajärjestykseen jokaisella osa-alueella erikseen. Vertailupisteiden ollessa tasan, muodostuu etusijajärjestys tältä osin korkeimpien laatupisteiden mukaisesti.
Hintapisteet eri tarjoajien välillä laskettiin siten, että tarjoaja, jonka vertailuhinta on alin, saa 60 pistettä ja muut suhteessa tähän kaavalla: pienin annettu vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta x 60.
Laatuarvioinnissa arvioitiin osa-alueen kohteiden tuotekohtaista laatua, joka jakaantui seuraavasti:
Kalustuksen soveltuvuus sisustuskokonaisuuteen ja arkkitehtuuriin. max 15 pistettä
Kalustus ja yksittäiset kalusteet ottavat huomioon rakennuksen pelkistetyn sisutuksen ja arkkitehtuurin. Muotoilultaan ja yksityiskohdiltaan selkeät kalusteet luovat viimeistellyn ja esteettisen kalustetun ympäristön muurattujen, luonteeltaan vahvojen jopa ankarien sisätilojen keskelle.
15 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet täysin |
7 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet hyvin |
2 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet heikosti |
Muotokieli. max 20 pistettä
Kalusteiden muotokieli on tässä ajassa kiinni ja samaan aikaan kestävä ja ajaton. Yksityiskohdat ovat selkeän yksinkertaisia, viimeisteltyjä ja varmaotteisia. Tuotteessa on otettu erinomaisesti huomioon Tilaajan tavoittelema yleisilme kalustukselle. Kalusteiden yksityiskohdat antavat lisäarvoa kokonaisuudelle ja tilalle.
20 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet täysin |
10 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet hyvin |
2 pistettä | Täyttää Tilaajan asettamat tavoitteet heikosti |
Tuotteiden tarjouspyynnössä määritellyn takuuajan ylittävä takuuaika, max 5 pistettä
- Tarjoaja ei pysty tarjoamaan vähimmäisvaatimusta ylittävää takuuaikaa = 0 p
- Takuuaika yli 5 vuotta ja enintään 7 vuotta = 2 p
- Takuuaika yli 7 vuotta = 5 p
Tuotenumeroissa (62 – 63, 103, 104, 107, 108, 109, 180, 105 – 106), joissa ei voitu vaatia tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksen mukaista 5 vuoden takuuaikaa, pisteytys suoritettiin seuraavasti:
Tuotteiden tarjouspyynnössä määritellyn takuuajan ylittävä takuuaika, max 5 pistettä
- Tarjoaja ei pysty tarjoamaan vähimmäisvaatimusta ylittävää takuuaikaa = 0 p
- Takuuaika yli 3 vuotta ja enintään 5 vuotta = 2 p
- Takuuaika yli 5 vuotta = 5 p
Kunkin tarjoajan saamat hintapisteet ja laatupisteet sekä tarjoajan sijoitus osa-alueittain käy ilmi päätöksen liitteestä 2 vertailutaulukko.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 21.4.2020 § 220) mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin.
Helsingin kaupungin hallintosäännön 20 luvun 8 §:n 1 momentin mukaan hankintapäätökset tekee toimielin tai viranhaltija hankintavaltuuksien rajoissa. Saman pykälän 2 momentin mukaan poikkeuksellisissa tilanteissa ja jos kaupungin etu sitä välttämättä vaatii, hankinnasta saa päättää viranhaltija, jolla muutoin ei olisi toimivaltaa päättää kyseisestä hankinnasta. Tällaisen hankintapäätöksen tehneen viranhaltijan on saatettava päätöksensä viipymättä sen tiedoksi, jolle toimivalta hankintapäätöksen tekemiseen olisi kuulunut.
Toimialajohtaja tekee asiassa hankintapäätöksen edellä mainitun hallintosäännön 20 luvun 8 §:n 2 momentissa määritellyn väliaikaisen toimivallan nojalla. Hankinnan kohteena ovat kaupunkiympäristön toimialan uuden toimitalon julkitilakalusteet, joiden toimitusten on ajoitettu alkavan ennen toimialan henkilöstön siirtymistä toimitaloon elokuusta alkaen. Näin ollen hankintasopimuksen täytäntöönpano edellyttää, että päätös tehdään ennen toimivaltaisen päättäjän kokoustauon päättymistä. Päätös viedään viipymättä rakennusten ja yleisten alueiden jaoston tiedoksi tämän syyskauden ensimmäiseen kokoukseen.
Päätös tullut nähtäväksi 02.07.2020
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta joko tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai pyytämällä markkinaoikeudelta käsittelylupaa valituksen tekemiseksi taikka tekemällä molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 8.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin muutoksenhakija haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä käsittelylupaa.
Lupa on myönnettävä, jos
- asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samankaltaisissa asioissa tärkeää
- siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.
Käsittelylupahakemus ja valitus toimitetaan markkinaoikeudelle yhdessä.
Muutoksenhakuaika
Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen noudattamatta hankintalain mukaista odotusaikaa.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Käsittelylupahakemus ja valitus on toimitettava muutoksenhakuviranomaiselle viimeistään muutoksenhakuajan viimeisenä päivänä ennen muutoksenhakuviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos muutoksenhakuajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa käsittelylupahakemuksen ja valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Muutoksenhakuviranomainen
Käsittelylupahakemus ja valitus tehdään markkinaoikeudelle. Markkinaoikeuden asiointiosoitteet ovat seuraavat:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Muutoksenhakuasiakirjan muoto ja sisältö
Muutoksenhakuasiakirja, joka sisältää käsittelylupahakemuksen ja valituksen, on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Käsittelylupahakemuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- peruste, jolla käsittelylupaa haetaan
- syyt, joiden nojalla hakija katsoo, että käsittelyluvan myöntämiselle on olemassa edellä mainittu peruste.
Valituksessa on ilmoitettava
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Muutoksenhakuasiakirjassa on ilmoitettava muutoksenhakijan nimi ja kotikunta. Jos muutoksenhakijan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos muutoksenhakuasiakirjan laatijana on joku muu henkilö, asiakirjassa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Muutoksenhakuasiakirjassa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa.
Muutoksenhakijan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Muutoksenhakuasiakirjaan on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys muutoksenhakuajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan hankintalaissa määritellyn odotusajan kuluttua. Puitejärjestelyihin perustuvien hankintojen osalta hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen ennen odotusajan päättymistä, mutta tällöin valitusaika on 14 vuorokauden sijasta 30 vuorokautta päätöksen tiedoksisaannista.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa. Mikäli markkinaoikeus ei myönnä asiassa käsittelylupaa, markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 500 euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Markku Liukkonen, asiakaspäällikkö, puhelin: 09 310 38577