Toimivallan siirtäminen keskushallinnossa kaupunginkanslian viranhaltijoille henkilörekistereitä koskevissa asioissa
Kaupunginhallituksen toimivallan siirtäminen kaupunginkanslian viranhaltijoille henkilörekistereitä koskevissa asioissa
Päätös
Kaupunginhallitus päätti, että alla mainitut kaupunginkanslian viranhaltijat tai heidän määräämänsä viranhaltijat päättävät kaupunginhallituksen puolesta
- rekisteriselosteen laatimisesta
- rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelystä
- käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista
- rekisteröidyn informoinnista
- tietojen tarkastusoikeuden toteuttamisesta
- tiedon korjaamisesta
- muista rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta
- tietojen luovuttamisesta
- rekisterin tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä
- tietojen arkistoinnista sekä
- rekisterien vastuu- ja yhteyshenkilöiden nimeämisestä.
Elinkeinojohtaja
- Työllisyyspalvelurekisteri
- Yritystoiminnan tukeminen ja yrittäjyyden edistäminen
Hallintojohtaja
- Asian- ja asiakirjahallinta
- Kaupunginkanslian kirjastoasiakkuuksien hallinta
- Kunnalliskalenteri
- Tilan- ja turvallisuudenhallinta
Henkilöstöjohtaja
- Henkilöstöhallintorekisteri
- Koulutuksenhallinnan rekisteri
- Rekrytoinnin rekisteri
Kaupunginlakimies
- Oikeuspalvelujen asiakasrekisteri
Rahoitusjohtaja
- Antolainarekisteri
- Avustusrekisteri
- Henkilöstökassa
- Kaupunkikonsernin omistajatietorekisteri
- Laskentarekisteri
- Talouden ja toiminnan suunnittelun ja seurannan rekisteri
Strategiajohtaja
- Helsingin väestötietojärjestelmä
- Käyttäjätunnusten hallinta
- Pääkaupunkiseudun toimipiste- ja palvelurekisteri
- Sähköisten asiointipalveluiden rekisteri
- Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietorekisteri
Viestintäjohtaja
- Helsingin kaupungin aineistopankin rekisteri
- Helsingin kaupungin etäyhteyden avulla toteutettujen digiopastusten asiakasrekisteri
- Kaupunginkanslian asiakasviestinnän, markkinoinnin ja tilaisuuksienhallinnanrekisteri
- Osallisuuden ja palautteiden rekisteri
Samalla kaupunginhallitus päätti, että koko kaupunkia koskevien rekisterien osalta edellä mainitut viranhaltijat voivat määrätä rekisteriin liittyviä tehtäviä toimialojen ja liikelaitosten nimeämille rekisterin alavastuuhenkilöille.
Lisäksi kaupunginhallitus päätti kumota 25.6.2018 (§ 457) ja 2.3.2020 (§ 145) tekemänsä päätökset joissa päätettiin kaupunginhallituksen toimivallan siirtämisestä kaupunginkanslialle henkilörekistereitä koskevissa asioissa.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli sovellettavaksi 25.5.2018 lukien ja kansallinen tietosuojalaki (1050/2018) 1.1.2019 lukien.
Kaupunginhallitus on päätöksessä mainittujen kaupunginkanslian henkilörekisterien rekisterinpitäjä. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan kaupunginhallituksen rekisterinpitäjän tehtävät on suositeltavaa siirtää kaupunginkanslian viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.
Henkilötietoja käsitellään laajalti kaupungin hallinnossa sekä kaupungin asiakkaiden että henkilöstön osalta. Useimpien kaupungin tehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia. Toimintaa ohjaavat yleislakeina EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki (1050/2018) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Päätös tullut nähtäväksi 29.04.2020
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Julia Lövegren, tietopalvelusihteeri, puhelin: 09 310 36690
Leena Mällänen, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 36059