Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2019, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 15.1.2019 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2019 avustusmäärärahoista ja tavoitteista vuodelle 2019 (§ 4, liite 3). Yhdeksi toimenpiteeksi kirjattiin, että toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) käytön seurantaa yhtenäistetään ja vuoden 2019 aikana toteutetaan ulkopuolisen tahon suorittama vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus.

Tarkistetut avustukset ja eteneminen

Toimialan (kulttuuri, liikunta, nuoriso) avustusten tarkastajaksi valittiin KHT Tilintarkastustoimisto Lydman Oy. Kunkin palvelukokonaisuuden avustusten saajista tarkastettavaksi sovittiin otettavan 4-8 yhteisöä.

Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan kokoama lista, jossa oli lueteltu toimitettava materiaali tarkastuksen tekemistä varten. Yhteisöille ilmoitettiin myös, että tarkastuksesta tulee kaikille tarkastettaville raportti toiminnan ja taloushallinnon kehittämiseksi. Tarkastettavat yhteisöt valittiin avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen edustamaan erityyppisiä avustettavia.

Kulttuurin avustuksen saajista tarkastettiin seuraavat kahdeksan yhteisöä:

Tilinpidontarkastaja Lydman Oy tarkasteli yhteisöjen toimintaa suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Huhtikuussa 2020 tarkastusraportti lähetettiin asianomaisille tarkastetuille yhteisöille. Tavoitteena on myös järjestää yhteinen tapaaminen tarkastetuille poikkeusolojen niin salliessa.

Huomioita tilinpidontarkastuksesta

Liitteessä tilinpidontarkastusraportteihin Lydman Oy toimitti liikunnan, kulttuurin ja nuorison avustuksiin liittyen yleisiä ohjeita ja huomioita avustuksia saaville yhteisöille.

Avustuksiin liittyvän neuvonnan ja ohjeistuksen kehittämisessä otetaan huomioon tilinpidontarkastuksessa esiin nostetut yleiset koko toimialaa koskevat asiat kuten:

Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa ja tilintarkastuksensa lain edellyttämällä tavalla sekä siten, että avustuksen käyttöä voidaan kirjanpidosta seurata. Avustuksen saajan on järjestettävä tilintarkastus tilintarkastuslain edellyttämällä tavalla.

Avustusten käytön kohdentumisen tulee näkyä tilinpäätöksessä.

Avustettavan toiminnan tulee kohdistua pääosin helsinkiläisiin.

Yhteys intressitahon/lähipiiriin tulee olla läpinäkyvä. Hallituksen tulee valvoa, että yhteisön etu toteutuu ostoissa.

Yhteisön sääntömääräisten kevät- ja syyskokousten sekä hallituksen kokousten pöytäkirjojen tulee olla asianmukaisesti numeroituja ja allekirjoitettuja.

Kulttuurin avustusten käytössä ei ilmennyt sellaisia puutteita, jotka perustelisivat avustusten takaisinperintää. Erityisesti tarkastajan raportissa painottuivat yhteisöjen yleishyödyllisyyteen liittyvät kysymykset - lähinnä verotukseen liittyen, tilinpäätösten puutteellisuudet yhteisöjen todellisen toiminnan kuvaajana, lähipiirisidokset sekä yhteisöjen heikot taseet ja niihin liittyvä riippuvuus avustuksista. Opera Box ry:tä huomautettiin myös taloushallinnan yleisestä heikkoudesta.

Taustaa

Tarkastuksen kohteena olleilla kulttuurin avustusmuodoilla tuettiin vuonna 2018 yhteensä 559 toimijaa. Avustuksen myöntävä lautakunta, jaosto tai viranhaltija valvoo avustuksen käyttöä. Valvonnalla on tarkoituksena varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Avustuksen myöntämisen yleisten avustusehtojen mukaan avustuksen hakijan on annettava Helsingin kaupungille korvauksetta tämän tarpeelliseksi katsomat tiedot avustushakemuksen käsittelyä sekä avustuksen myöntämistä ja käytön valvontaa varten. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Helsingin kaupungin avustusjärjestelmä on väline Helsingin kaupunkistrategian toteuttamiseksi. Avustuksilla lisätään kaupungin vetovoimaa, asukkaiden elämänlaatua, toimintakykyä ja oman elämän hallintaa. Avustusjärjestelmällä kehitetään kansalaisyhteiskunnan toimintaedellytyksiä (kulttuuri ja vapaa-aikalautakunta 13.2.2018, § 28). Helsingin kaupunkistrategiassa 2017–2021 (kaupunginvaltuusto 27.9.2017, § 321) todetaan, että Helsingillä on rooli edellytysten luojana ja mahdollistajana. Helsinki edistää asukkaidensa toimijuutta. Tavoitteena on, että jokaisella lapsella ja nuorella on harrastus. Päätösesitys tukee Helsingin osallisuuden edistämisen päämäärää tukea ja edistää kaupunkilaisten omaehtoista toimintaa sekä yhteisöllisiä tapoja tuottaa toimintaa. Kansalaistoiminnan tukeminen on yksi osallistumisen osatekijöitä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 9.10.2019, § 297) mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahan jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti (17 luku § 1). Kulttuurijaosto päättää jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta, hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta sekä valvoo avustusten käyttöä (17 luku § 2).

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta hyväksyi taide- ja kulttuuriavustusten jakoperiaatteet kokouksessaan 13.12.2016, § 129. Avustusmäärärahaa on ollut vuodelle 2018 käytössä yhteensä 15 543 000 euroa.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli 5.5. 2020, § 77 toimialan (kulttuuri, liikunta, nuoriso) avustusta saaneiden yhteisöjen tilinpidontarkastuksen ja merkitsi sen tiedoksi. Kukin jaosto käsittelee oman palvelukokonaisuutensa avustusta saaneiden tarkastusraportit ja tekee niistä päätöksen. Lautakunta päätti, että vuonna 2020 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla jatketaan avustusten käytön seurantaa ja toteutetaan ulkopuolisen tahon suorittama vuonna 2019 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan liikuntajaosto 14.05.2020 § 7

05.05.2020 Ehdotuksen mukaan

Päätös tullut nähtäväksi 03.06.2020

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.