Sähköpostin siirto pilvipalveluun, jatko

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimialajohtaja päätti, että sähköpostisiirtoja jatketaan toimialalla kansliapäällikön päätöksen, 30.4.2020, 105 § (HEL 2020-005303), mukaisesti paikallisesta Exchange-sähköpostiympäristöstä O365-pilvisähköpostipalveluun niiden henkilöiden osalta, jotka käsittelevät vain satunnaisesti salassa pidettäviä tietoja ja joiden ei ole tarpeellista käsitellä turvaluokiteltuja tietoja. Henkilöiden, jotka käsittelevät salassa pidettäviä tietoja tai käsittelevät turvaluokiteltuja tietoja, sähköpostilaatikoita ei siirretä.

Kansliapäällikön päätöksessä, 30.4.2020, 105 § (HEL 2020-005303), todetaan mm. Helsingin kaupungin digitalisaatio-ohjelmassa on linjattu, että kaupunki tarjoaa työntekijöilleen modernit pilvipohjaiset toimistotyövälineet, jotka mahdollistavat tiedon helpomman jakamisen ja liikkuvan etätyön.

Päätöksessä tuodaan esille, että uusi teknologia on otettu käyttöön helpottamaan henkilöstön työskentelyä toteamalla seuraavasti: mahdollistetaan kustannustehokas ja joustava työskentelyn.

Päätöksessä tuodaan esille myös pilviympäristön käyttöön liittyvät riskit seuraavasti: Erilaisille tietotyypeille kohdistuu erilaisia riskejä ja tietojen käsittely edellyttää aina tietojen luonteen perusteella tehtävää riskianalyysiä. Viranomaisen yleisen edun vuoksi salassa pidettävät tiedot sekä turvallisuusluokitellut tiedot vaativat erityisen käsittely-ympäristön, eikä näitä tietoja käsitellä ulkomailla. Valtaosa kaupungin toiminnassa käsiteltävästä tiedosta ei kuitenkaan ole yleisen edun vuoksi salassa pidettävää tietoa ja sitä voidaan käsitellä ulkomaalaisessa pilvipalvelussa, kunhan riskianalyysi on tehty.

Päätöksessä velvoitetaan toimiala perehdyttämään henkilöstö pilvisähköpostin käyttöön toteamalla pilvisähköpostin käytön ohjeet ja siihen liittyvät tiedon käsittelyn rajoitukset viestitään selkeästi koko henkilöstölle.