Valtuustoaloite, henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen korjauksien ja uudisrakennusten suunnittelussa
V 25.11.2020, Valtuutettu Johanna Nuortevan aloite henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien vahvistamisesta peruskorjausten ja uudisrakennusten suunnittelussa
Esitys
Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:
Kaupunginvaltuusto päättää katsoa aloitteen loppuun käsitellyksi.
Esitys on ehdotuksen mukainen.
Valtuutettu Johanna Nuorteva ja 19 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että kaupunki vahvistaisi henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia julkisten rakennusten peruskorjausten ja uudisrakentamisen suunnittelussa ja toteutuksessa siten, että heidän osaamisensa ja näkemyksensä tilojen tarpeista otettaisiin nykyistä paremmin huomioon kaikissa hankkeen vaiheissa.
Kaupunginhallitus toteaa kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston lausuntoon viitaten, että julkisten rakennusten peruskorjausten ja uudisrakennushankkeiden toteuttamista määrittävät toimialakohtaiset suunnitteluohjeet ja laatuvaatimukset valmistellaan yhteistyössä palvelutoimintojen kanssa. Niitä muokataan kunkin toimialan palvelukokonaisuuksista saadun käyttäjäpalautteen ja -tarpeiden perusteella.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan, sosiaali- ja terveystoimialan sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan henkilöstöä on osallistettu rakennushankkeiden suunnitteluvaiheisiin eri keinoin. Hankesuunnittelua tehdään yhteistyössä käyttäjätoimialojen henkilökunnan kanssa käyttäen hyväksi mm. palautekyselyjä, suunnittelijoiden ja käyttäjien tiedon vaihtoon perustuvia käyttäjäkokouksia, työpajoja ja projektiryhmätyöskentelyä toimialasta riippuen. Käytössä olevilla osallistamiskeinoilla varmistetaan, että tilat vastaavat toimialakohtaisia toiminnallisia tavoitteita, laatuvaatimuksia ja varustelutarpeita, ja tukevat näin henkilöstön työtä.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan koulu- ja päiväkotihankkeissa tilapalvelut laatii pedagogisen suunnitelman yhdessä käyttäjätoimialan henkilökunnan kanssa. Suunnitelma toimii tilasuunnittelun ja toiminnan kehittämisen lähtökohtana jo hankkeiden tarvekuvausta laadittaessa.
Sosiaali- ja terveystoimialalla on viimeisimmissä hankkeissa käytetty henkilöstön kuulemiseen myös avointa Kerro kantasi -kyselyä varmistamaan, että mahdollisimman monen henkilöstöön kuuluvan näkemykset tulevat huomioonotetuksi. Lisäksi on hyödynnetty Crowst-mielipidekyselyä, johon ovat voineet vastata niin kaupunkilaiset kuin henkilöstökin. Kyselyt ovat tuottaneet laadukkaita vastauksia suunnittelutyön tueksi. Niistä saadut kokemukset ovat positiivisia, ja kyselyiden tekemistä aiotaan jatkaa.
Kaupunkiympäristön toimialalle Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuteen perustettu pysyvä Toimivuuden varmistamisen työryhmä kerää ja analysoi rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet osana hankkeiden toimivuuden varmistamista. Palaute käydään läpi hankkeen henkilöstön kanssa oppimisen vuoksi ja kiinteistönhoidon kanssa kiinteistönhoidon toiminnan kehittämiseksi. Tätä uutta palautejärjestelmää ehdittiin pilotoida Jätkäsaaren peruskoulussa helmikuussa 2020 ennen koronapandemian aiheuttamaa poikkeustilaa. Lähiopetuksen jälleen käynnistyttyä on palautejärjestelmällä tarkoitus selvittää myös muun muassa Ressun lukion henkilökunnan kokemuksia koulurakennuksen perusparannuksesta.
Kaikkien käyttäjätoimialojen tavoitteena on tarjota henkilöstölle vaikutusmahdollisuuksia rakennusten peruskorjausten ja uudisrakentamisen suunnitteluun ja toteutukseen resurssitehokkaasti sellaisissa asioissa, joihin henkilöstöllä on tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa. Kaupunkiympäristötoimialan tehtävänä on toteuttaa käyttäjätoimialojen määrittelemät tilatarpeet kokonaistaloudellisesti ja kestävästi.
Aloitteesta on saatu kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston lausunto. Vastaus on lausunnon mukainen.
Hallintosäännön 30 luvun 11 §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi aloitteen, jonka on allekirjoittanut vähintään 15 valtuutettua.
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto 29.10.2020 § 121
Lausunto
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:
Henkilöstön osallistaminen rakennushankkeiden suunnitteluvaiheessa
Koulu- ja päiväkotihankkeissa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilapalvelut tekee yhteistyössä palveluiden kanssa linjaukset ja laatii suunnitteluohjeet. Suunnitteluohjeita muokataan kentältä saadun palautteen perusteella vahvistamaan varhaiskasvatus- ja opetussuunnitelmien toiminnallisia tavoitteita.
Käyttäjätoimiala laatii pedagogisen suunnitelman yhdessä henkilökunnan kanssa. Suunnitelma toimii tilasuunnittelun ja toiminnan kehittämisen lähtökohtana tarvekuvausta laadittaessa.
Hankkeiden yhteydessä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilahankeyksikön projektiarkkitehdit järjestävät hankekohtaisia käyttäjäkokouksia. Käyttäjäkokouksissa suunnittelijat saavat lisätietoja toiminnasta ja tilojen toiminnallisuudesta. Käyttäjäkokouksiin osallistuu yksikön johtaja ja tämän kutsumana muuta henkilökuntaa. Yksikön johtaja välittää tietoa henkilökunnalle ja on vastuussa henkilökunnan osallistamisesta. Käyttäjäkokouksia järjestetään eri aihepiireistä kuten aineopetusluokkien kalustuksesta, ICT-ratkaisuista ja tilojen varustuksesta.
Lisäksi henkilökunta osallistuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan irtokalustesuunnitteluun. Lasten ikä huomioiden lapsia osallistetaan pihan ja irtokalusteiden suunnitteluun.
Myöskään kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla uusien rakennusten suunnittelua ei tehdä pelkästään hallinnon puolella vaan suunnittelun yhteydessä kootaan palautetta ja tarpeita yksikön henkilöstöltä.
Nuorisotilojen suunnitteluohjeet valmistuivat viime vuonna. Ne laadittiin yhteistyössä nuorisopalveluiden henkilökunnan kanssa.
Sosiaali- ja terveystoimialan isojen keskusten - terveys- ja hyvinvointi-, perhe- ja seniorikeskusten - laatuvaatimukset valmistuivat tänä vuonna. Niitä laatimassa olivat myös palvelutoimintojen edustajat, lähinnä sellaisia esimiehiä, jotka olivat aikaisemmin olleet mukana useammassa hankkeessa ja saaneet sitä kautta kokemusta.
Toimialan erillisissä hankkeissa on kohteeseen muuttavien esimiesten muodostama projektiryhmä, joka kohteittain tarkastaa, että tilat vastaavat laatuvaatimuksia. Näin varmistetaan, että tilat varustetaan oikein tukemaan henkilöstön työtä.
Hankkeiden työpajoissa on aina mukana henkilöstön edustajia. Viimeisimmissä hankkeissa on käytetty henkilöstön kuulemiseen myös avointa Kerro kantasi -kyselyä. Kokemukset ovat positiivisia ja kyselyjen tekemistä aiotaan jatkaa. Tavoitteena on saada jokaisen henkilöstöön kuuluvan näkemys. Mielipiteet saattavat olla hyvinkin ristiriidassa keskenään, ja hiljaisten ääni jää kuulematta, mikäli asioita käsitellään ainoastaan työpajoissa tai kokouksissa.
Myös crowst-kyselystä on saatu hyviä kokemuksia ja laadukkaita vastauksia. Siihen voivat liittyä niin kaupunkilaiset kuin henkilöstökin. Palautteita on käsitelty asukaspalautteina, mutta henkilöstölle on kerrottu, että heillä on yhtä lailla mahdollisuus osallistua.
Kaikkien käyttäjätoimialojen tavoitteena on henkilöstön - ja muidenkin käyttäjien ja yhteistyötahojen - osallistaminen tavalla, joka ei käytä resursseja turhaan eikä luo katteettomia odotuksia, ts. osallistamalla sellaisiin asioihin, joihin henkilöstöllä on tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa.
Kaupunkiympäristötoimialan tehtävä on toteuttaa käyttäjätoimialojen määrittelemät tilatarpeet kokonaistaloudellisesti ja kestävästi.
Palautejärjestelmä
Helsingin kaupungin kiinteistöpoliittisen ohjelman toteutusohjelmassa on kohta 3.2.3.f Rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet: ”Kerätään ja analysoidaan rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet. Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuteen on perustettu pysyvä Toimivuuden varmistamisen työryhmä. Työryhmä kerää ja analysoi rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet osana toimivuuden varmistamista. Palaute käydään läpi hankkeen henkilöstön kanssa hankkeissa oppimisen vuoksi ja kiinteistönhoidon kanssa kiinteistönhoidon toiminnan kehittämiseksi.”
Edellä mainittu Toimivuuden varmistamisen työryhmä on laatinut RALA ry:n palautejärjestelmään viisi kysymyskokonaisuutta palautteen saamiseksi rakentamishankkeen onnistumisesta sekä rakennuksen tilojen toimivuudesta, työn laadusta ja sisäympäristöolosuhteista sekä kiinteistönhoidon toimivuudesta. RALA-palautejärjestelmä on ollut rakennuttamispalvelulla aktiivisessa käytössä jo HKR-Rakennuttajan ajoista saakka rakentamishankkeen suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja tilaajan välisten kokemusten kartoittamiseksi. Nyt samaan palautejärjestelmään on lisätty hallintokunnan tilahallinnolle ja loppukäyttäjälle mahdollisuudet palautteenantoon omilla kysymyskokonaisuuksillaan.
Palautekyselyn kysymyskokonaisuudet ovat:
1 Hankkeen suunnittelu
2 Rakennusaika - toteutus
3 Tilojen ja pihan toimivuus ja työn laatu
4 Tilojen olosuhteet
5 Kiinteistönhoidon toimivuus
Osat 1 ja 2 lähetetään hallintokunnan tilahallinnolle, osat 3 ja 4 lähetetään loppukäyttäjälle eli rakennuksen henkilökunnalle ja osa 5 lähetetään rakennuksen kiinteistönhoitajalle.
Uutta palautejärjestelmää ehdittiin helmikuussa 2020 pilotoida ainoastaan Jätkäsaaren peruskoulussa ennen koronapandemian aiheuttamaa poikkeustilaa. Lähiopetuksen jälleen käynnistyttyä on palautejärjestelmällä tarkoitus selvittää esim. Ressun lukion ja/tai Botby grundskolanin henkilökunnan kokemuksia.
Käsittely
Asian aikana kuultavana oli projektinjohtaja Reetta Amper. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.
Esittelijä
Lisätiedot
Reetta Amper, projektinjohtaja, puhelin: 310 38283
Päätös tullut nähtäväksi 24.11.2020
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Suvi Rämö, hallintoasiantuntija, puhelin: 09 310 37313