Toimivallan siirtäminen kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla tulojen, maksettavaksi tulevien laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksyminen

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti (Hallintosääntö 14 Luku 1 §) toimialan tulojen ja maksettavaksi tulevien laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksymisestä 7.1.2021 lukien seuraavasti:

LASKUJEN, MAKSUJEN JA TULOJEN HYVÄKSYJÄT

Toimialajohtajan määrärahat

Hallintopäällikkö
Johtava controller

Varhaiskasvatus ja esiopetus - palvelukokonaisuuden määrärahat

Varhaiskasvatusjohtaja
Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen alueelliset määrärahat
Varhaiskasvatuksen aluepäällikkö
Leikkipuistot – leikkipuiston määrärahat
Johtava leikkipuisto-ohjaaja

Päiväkodit – päiväkotikohtaiset määrärahat
Päiväkodinjohtaja
Varajohtaja

Perhepäivähoidon määrärahat
Perhepäivähoidon ohjaaja

Perusopetus – palvelukokonaisuuden määrärahat

Perusopetusjohtaja
Oppilashuollon päällikkö
Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)
Perusopetuksen aluepäällikkö

Koulut
Peruskoulun rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö – palvelukokonaisuuden määrärahat

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja
Opiskelijahuollon päällikkö
Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)
Lukiokoulutuksen päällikkö

Lukiot ja aikuislukio
Lukion rehtori
Aikuislukion rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön määrärahat
Vapaan sivistystyön päällikkö
Apulaisrehtori
Koulutuspäällikkö, kielet ja tietoaineet sekä taide- ja taitoaineet

Stadin ammatti- ja aikuisopiston määrärahat
Ammatillisen koulutuksen päällikkö, johtava rehtori
Apulaisrehtori
Johtava taloussuunnittelija (Hatu)
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746 (Hatu)
Taloudenhoitaja, vakanssit 044003,044005,044334,046747 (Hatu)
Rehtori, kampuksen määrärahojen osalta
Koulutuspäällikkö, vastuualueensa määrärahojen osalta
Työpajaesimies, työpajatoiminnan määrärahojen osalta
Koulutustarkastaja

Ruotsinkielisten palvelujen määrärahat

Ruotsinkielisen palvelukokonaisuuden johtaja
Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)
Asiantuntija- ja toimistopalvelupäällikkö

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen määrärahat
Päivähoitoalueen päällikkö

Päiväkodit
Päiväkodinjohtaja
Varajohtaja

Perusopetus
Perusopetuksen päällikkö

Koulut
Peruskoulun rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen määrärahat
Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen päällikkö

Arbis
Apulaisrehtori

Lukiot
Lukion rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Hallinto- ja tukipalvelut – palvelukokonaisuuden määrärahat

Hallintojohtaja
Johtava controller
Hallintopäällikkö

Hallintopalvelujen määrärahat
Hallintopäällikkö
Yksikön päällikkö
Toimistopalvelupäällikkö

Henkilöstöpalveluiden määrärahat
Henkilöstöpäällikkö
Henkilöstön kehittämispäällikkö

Kehittämispalveluiden määrärahat
Kehittämispalveluiden päällikkö
Pedagogisten palvelujen päällikkö

Talous- ja suunnittelupalveluiden määrärahat
Talous- ja suunnittelupäällikkö
Asiakasmaksupäällikkö
Suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö
Hankintapäällikkö

Tilapalvelujen määrärahat
Tilapalvelupäällikkö

Tietohallintopalvelujen määrärahat
Tietohallintopäällikkö
ICT-kehityspäällikkö

Viestintäpalvelujen määrärahat
Viestintäpäällikkö

Irtaimen omaisuuden määrärahat

Kalusteet ja muut laitteet toimialan osalta, ei ICT
Hallintojohtaja
Hankintapäällikkö
Johtava controller
- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja

Lisäksi vain ammatillisen koulutuksen määrärahojen osalta:
Lukio- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja
Ammatillisen koulutuksen päällikkö, johtava rehtori
Apulaisrehtori
Johtava taloussuunnittelija (Hatu)
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746
Taloudenhoitaja, vakanssit 044003,044005,044334,046747 (Hatu)
Ammatillisen koulutuksen rehtori

ICT- koko toimialan osalta
Hallintojohtaja
Tietohallintopäällikkö
ICT-kehityspäällikkö
Johtava controller

Koko toimialan osalta tulojen, laskujen ja maksujen hyväksyminen

Palvelukokonaisuuksien ja palvelujen hyväksyjien estyneenä ollessa tai tilanteessa, jonka seurauksena toimittaja on oikeutettu lähettämään korkolaskun
Talous- ja suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö

Muistiotositteiden sekä sähköpostin liitteenä toimitettujen muistiotositteiden hyväksyjät

Talous- ja suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö
Suunnittelupäällikkö
Asiakasmaksupäällikkö, luottotappiokirjaukset
Johtava controller
Controller
Johtava taloussuunnittelija
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746
Taloudenhoitaja, vakanssit 044003,044005,044334,046747 (Hatu)

Ostolaskujärjestelmän käyttöoikeudet

Ostolaskujärjestelmän käyttöoikeudet haetaan käyttäjätietolomakkeella, joka lähetetään esihenkilön sähköpostista toimialan yhteissähköpostiin kasko.p2p@hel.fi.

Laskujen hyväksymisoikeus siirtyy sijaiselle, joten sijaisketjussa oleville haetaan aina myös hyväksyjäoikeudet. Laskujen hyväksymisessä ei ole euromääräistä rajaa.

Hyväksyjän vastuu ja rooli

Laskun hyväksyjä vastaa laskun sisällön ja tiliöinnin oikeellisuudesta. Laskua tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on käytävä läpi laskun sisältö ja historiatiedot sekä varmistettava tiliöinnin oikeellisuus. Laskujen kirjautuminen oikein kirjanpitoon tulee tarkistaa kuukausittain SAP/BO-järjestelmän vientiluettelosta ja tarvittaessa korjata virheelliset tapahtumat muistiotositteella.

Kun tilaus tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä (Bosti) ja lasku tiliöidään, tarkastetaan ja hyväksytään sähköisessä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä (P2P), tilauksen ja siitä saapuneen laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. P2P- sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä estää automaattisesti laskun hyväksymisen, mikäli laskua ei ole tarkastettu ohjelman tarkastajaroolilla tai laskun tarkastaja ja laskun hyväksyjä on sama henkilö. Maksuosoitusten ja muistiotositteiden laatija ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö.

Ostolaskujen käsittelyyn liittyvää ohjeistusta ylläpidetään Helmi-intrassa:
Yhteiset palvelut, Talous- ja hankintapalvelut, Ostolaskut ja ohjeet
http://helmi.hel.fi/kasko/yhteiset-palvelut/talous-ja-hankinnat/ostolaskut-ja-ohjeet/Sivut/default.aspx.

Samalla toimialajohtaja päätti, että ostolaskuja täsmäytettäessä sähköisessä tilausjärjestelmässä olevaan hyväksyttyyn P2P-tilaukseen, voidaan loppusummassa käyttää automaattista pyöristystoleranssia, joka on kymmenen (10) euroa. Automaattinen täsmäytys voidaan tehdä vain, mikäli Bosti-järjestelmässä on merkintä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu.