Hankinta, uudelleenkilpailutus, ristitkkorunkoiset aktiivipyörätuolit

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella ristikkorunkoisten aktiivipyörätuolien puitejärjestelyyn kilpailutuksen mukaisessa etusijajärjestyksessä seuraavat tuotteet:

1. Camp Scandinavia Oy (Y-tunnus 0282300-0), tuote: Trigo T

2. Haltija Group Oy (Y-tunnus 2412395-3), tuote: Sopur Easy Life i

3. Movetta Oy (Y-tunnus 2349975-6), tuote: Catalyst 5VX

4. Camp Scandinavia Oy (Y-tunnus 0282300-0), tuote: Compact Attract

5. Haltija Group Oy (Y-tunnus 2412395-3), tuote: Sopur Easy 300

6. Mediq Suomi Oy (Y-tunnus 2285192-2), tuote: Avanti

7. Algol Trehab Oy (Y-tunnus 2031642-4), tuote: Progeo Excelle Vario Dynamic

8. Mediq Suomi Oy (Y-tunnus 2285192-2), tuote: Smart

9. Rehaco Oy (Y-tunnus 2447737-2), tuote: Helio A7

Valinta on tehty tarjousten vertailutaulukon (liite 1) mukaisesti.

Varsinainen sopimuskausi on kahden (2) vuoden mittainen ja sen suunniteltu aloitusajankohta on 1.7.2021. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päättäessä jatkaa yhdellä (1) yhden (1) vuoden optiokaudella.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 550 000 euroa (alv 0 %) koko sopimuskaudelle mahdollinen optiokausi mukaan laskettuna.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes palveluntuottajat toimittavat rikosrekisteriotteensa ja hankintayksikkö on tarkastanut ja hyväksynyt otteet.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on asiakkaalle yksilöllisesti sovitettavat ja varusteltavat ristikkorunkoiset aktiivipyörätuolit soveltuvin lisävarustein ja varaosin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden asiakkaita varten.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tilaajalle ristikkorunkoisia aktiivipyörätuoleja.

Hankintamenettely

Ristikkorunkoisten aktiivipyörätuolien hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu, joka käynnistettiin 28.3.2021 julkaistulla hankintailmoituksella julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa (hankintailmoitukset.fi). Tarjouskilpailu järjestettiin lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä 15.4.2021 mennessä. Kysymyksiä esitettiin kaksitoista (12) kappaletta. Esitettyihin kysymyksiin vastattiin 20.4.2021.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajille asetettavat kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Osatarjouksia ei hyväksytty. Tarjoaja saattoi jättää tarjouksen useammasta tuotteesta. Etusijajärjestys on muodostettu siten, että tuotteet on arvioitu erillisinä. Vertailuhinta muodostui tarjotusta tuotteen sekä sen pakollisten lisävarusteiden ja varaosien yhteenlasketusta kokonaishinnasta.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 4.5.2021 klo 15:00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti kuusi (6) tarjoajaa:

- Algol Trehab Oy (Y-tunnus 2031642-4)

- Camp Scandinavia Oy (Y-tunnus 0282300-0)

- Haltija Group Oy (Y-tunnus 2412395-3)

- Mediq Suomi Oy (Y-tunnus 2285192-2)

- Movetta Oy (Y-tunnus 2349975-6)

- Rehaco Oy (Y-tunnus 2447737-2)

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Movetta Oy:n jättämään tarjoukseen pyydettiin täsmennystä varaosa- ja lisävarusteiden hintaliitteessä ilmoitettuihin hintoihin pyörätuolin istuinkankaan sekä pidemmän tai lyhyemmän kyynärtuen osalta. Movetta Oy toimitti hankintayksikön asettamassa määräajassa täsmennyksen. Movetta Oy täsmensi tarjouksensa olevan hintaliitteen mukainen.

Hankintayksikkö totesi tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastamisen jälkeen, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuus-ja soveltuvuusvaatimukset.

Kaikki tarjoukset ja tarjotut tuotteet täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset.

Kaikista tarjotuista tuotteista tuli toimittaa näyte 21.5.2021 katselmukseen. Katselmuksessa tuotteiden tuli olla varustettuna ehdottomissa vaatimuksissa määritellyillä ominaisuuksilla. Lisäksi katselmuksessa tuli olla mukana irrallisena pakolliset lisävarusteet ja varaosat. Mikäli tuote täytti ehdottomat vaatimukset, se otettiin mukaan laatuvertailuun.

Laaturaati arvioi tuotteet 21.5.2021. Laaturaati koostui apuvälinepalvelujen henkilöstöstä, jotka tekevät muun muassa apuvälinesovituksia sekä kaupunkiympäristötoimialan apuvälineasentajista, joilta sosiaali- ja terveystoimiala ostaa apuvälineiden huoltopalveluja.

Laaturaati arvioi ammatillisen osaamisensa näkökulmasta tuotteen laatua ja ominaisuuksia sekä soveltuvuutta siihen käyttötarkoitukseen, johon se on tarkoitettu käytettäväksi. Arvioinnissa laaturaati käytti arviointilomaketta, jossa tuote yhdessä sen pakollisten lisävarusteiden ja varaosien kanssa pisteytettiin asteikolla 1-4. Kokonaislukujen lisäksi arvioinnissa voitiin käyttää desimaaleja 0,25, 05 ja 0,75.

Pisteytysasteikko muodostui seuraavasti:

1-1,75 = arvioitu tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon se on tarkoitettu käytettäväksi

2-3,75 = tuote soveltuu tarkoitettuun käyttöön, mutta tuotteessa on raadin mielestä joku sellainen puute tai ominaisuus, että sille ei voida antaa täyttä pistemäärää.

4 = tuote soveltuu erinomaisesti sille tarkoitettuun käyttöön.

Kaikkien tuotteiden osalta laaturaadin jäsenten antamista pisteistä laskettiin keskiarvo. Ne tuotteet, joiden yhteenlasketun laatupisteiden keskiarvo oli 2,5-4 pistettä, otettiin mukaan hintavertailuun.

Kaikki laatuvertailussa olleiden tuotteiden laatupisteiden keskiarvo oli enemmän kuin 2,5 ja ne otettiin mukaan hintavertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Hankinnassa tuotteiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että halvin hinta katsotaan riittäväksi valintaperusteeksi ehdottomien vaatimusten täyttymisen jälkeen ja tuotteen laatupisteiden keskiarvon ollessa 2,5 pistettä tai enemmän. Vertailuhinta muodostui tarjotusta tuotteen sekä sen pakollisten lisävarusteiden ja varaosien yhteenlasketusta kokonaishinnasta.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valinta, ensisijaisuusjärjestys ja vertailuhinnat käyvät ilmi tämän päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1).

Sopimuskauden aikana tilaukset tullaan tekemään pääsääntöisesti puitejärjestelyn ensisijaiselta toimittajalta. Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa muun muassa tilanteissa, joissa pyörätuolia käyttävällä asiakkaalla on sellaisia erityistarpeita, että ensisijaiseksi valittu sopimustuote ei hänelle sovellu.

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Varsinainen sopimuskausi on kahden (2) vuoden mittainen ja sen suunniteltu aloitusajankohta on 1.7.2021. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päättäessä jatkaa yhdellä (1) yhden (vuoden) optiokaudella. Päätös optiokauden käyttöönotosta tehdään viimeistään kolme (3) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa perussopimuskauden päättyessä.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.

Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen.

Sosiaali- ja terveystoimi ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Hankintavaltuudet

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.