Hankinta, apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisu, Sosiaali- ja terveystoimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella Apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun toimittajaksi Polycon Oy:n.

Hankinnan arvioitu kokonaiskustannus on 399 760 euroa (alv 0%) neljälle vuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveystoimialan kuntoutussuunnittelu ja apuvälineet –yksikkö tuottaa lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluita kaikille yli 16-vuotiaille helsinkiläisille. Vuonna 2019 apuvälineitä hankittiin lähes kahdella miljoonalla eurolla ja nykyrekisteristä saatavan tiedon mukaan apuvälinepalvelut omistaa noin 100 000 apuvälinettä.

Apuvälineet luokitellaan lääkintälaitteiksi, mutta ei niitä voida rekisteröidä asiakkaiden tietosuojan säilymisen vuoksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) lääkintätekniikan tietojärjestelmään. Apuvälineet on rekisteröity toimialan omaan potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmässä ei ole riittäviä irtaimiston hallintaa tukevia toiminnallisuuksia. Tämän vuoksi apuvälineiden lainaus- ja varastotietoja on vaikea pitää ajan tasalla eikä järjestelmästä saada riittäviä toimintaa tukevia raportteja. Nykyjärjestelmä ei myöskään tue apuvälineiden jäljitettävyyttä eikä takaisinperintää.

Helsingin väestön ikääntyessä ja väestömäärän kasvaessa tulee apuvälineiden määrä kaupungissa lisääntymään. Taloudellisesti kestävän ja tuottavan apuvälinetoiminnan edellytys on hankkia apuvälinejärjestelmä, joka mahdollistaa irtaimiston hallinnan ja toimintaa tukevan raportoinnin kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.

Uuden apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun määrittelytyö suoritettiin kevään 2021 aikana.

Hankintamenettely

Apuvälipalvelun tietojärjestelmäratkaisun hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 17.5.2021 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 21.6.2021 klo 12.00 mennessä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava tietojärjestelmäratkaisu sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetettavat soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras siten, että hinnan painoarvo on 80 prosenttia ja laatutekijöiden painoarvo 20 prosenttia.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun käyttöönottoprojektin kiinteästä hinnasta (euroa/käyttöönottoprojekti), jatkuvan palvelun kuukausiveloituksesta (euroa/kuukausi), kehittämistyön sekä muun konsultointityön tuntihinnasta (euroa/tunti), muun koulutuksen tuntihinnasta (euroa/tunti) sekä Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän liittymän kiinteästä toteutushinnasta (euroa/liittymä) ja SAP-järjestelmän liittymän kiinteästä toteutushinnasta (euroa/liittymä).

Laatutekijöiden pisteet annettiin osana tarjousta toimitettujen vaatimusluetteloiden pisteytyksien mukaisesti. Tietojärjestelmäratkaisun toiminnallisten vaatimusten maksimi pistemäärä on 71 pistettä ja täydentävien vaatimusten maksimi pistemäärä on 53 pistettä. Tarjoaja saa laatuvertailussa pisteitä vaatimusluetteloiden mukaisesti niistä ei-pakollisista vaatimuksista, jotka sen tarjoama järjestelmä täyttää. Tarjoajan laatuvertailupisteet lasketaan yhteen.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 30.5.2021 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä seitsemän (7) lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi 8.6.2021.

Saatu tarjous ja tarjouksen tarkastaminen

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan 21.6.2021 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Polycon Oy.

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjoajan soveltuvuutta, tarjottavaa tietojärjestelmäratkaisua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneen tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden. Polycon Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi. Tarjotun hinnan ja ilmoitettujen laatutekijöiden todettiin vastaavan hankinnan kohdetta ja asetettuja vaatimuksia.

Polycon Oy:n tarjous on ainoa tarjouskilpailuun jätetty tarjous, eikä tarjousten vertailua voi siten suorittaa.

Hankintasopimus

Polycon Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus.

Apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään Tilaajan puolelta kolmen (3) kuukauden ja Toimittajan puolelta kuuden (6) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Tietohallintopäällikön oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.