Hankinta, apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisu, Sosiaali- ja terveystoimiala

HEL 2021-009455
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 50
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun hankinta

Tietohallintopäällikkö

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella Apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun toimittajaksi Polycon Oy:n.

Hankinnan arvioitu kokonaiskustannus on 399 760 euroa (alv 0%) neljälle vuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Päätöksen perustelut

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveystoimialan kuntoutussuunnittelu ja apuvälineet –yksikkö tuottaa lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluita kaikille yli 16-vuotiaille helsinkiläisille. Vuonna 2019 apuvälineitä hankittiin lähes kahdella miljoonalla eurolla ja nykyrekisteristä saatavan tiedon mukaan apuvälinepalvelut omistaa noin 100 000 apuvälinettä.

Apuvälineet luokitellaan lääkintälaitteiksi, mutta ei niitä voida rekisteröidä asiakkaiden tietosuojan säilymisen vuoksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) lääkintätekniikan tietojärjestelmään. Apuvälineet on rekisteröity toimialan omaan potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmässä ei ole riittäviä irtaimiston hallintaa tukevia toiminnallisuuksia. Tämän vuoksi apuvälineiden lainaus- ja varastotietoja on vaikea pitää ajan tasalla eikä järjestelmästä saada riittäviä toimintaa tukevia raportteja. Nykyjärjestelmä ei myöskään tue apuvälineiden jäljitettävyyttä eikä takaisinperintää.

Helsingin väestön ikääntyessä ja väestömäärän kasvaessa tulee apuvälineiden määrä kaupungissa lisääntymään. Taloudellisesti kestävän ja tuottavan apuvälinetoiminnan edellytys on hankkia apuvälinejärjestelmä, joka mahdollistaa irtaimiston hallinnan ja toimintaa tukevan raportoinnin kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.

Uuden apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun määrittelytyö suoritettiin kevään 2021 aikana.

Hankintamenettely

Apuvälipalvelun tietojärjestelmäratkaisun hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 17.5.2021 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 21.6.2021 klo 12.00 mennessä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava tietojärjestelmäratkaisu sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetettavat soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras siten, että hinnan painoarvo on 80 prosenttia ja laatutekijöiden painoarvo 20 prosenttia.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun käyttöönottoprojektin kiinteästä hinnasta (euroa/käyttöönottoprojekti), jatkuvan palvelun kuukausiveloituksesta (euroa/kuukausi), kehittämistyön sekä muun konsultointityön tuntihinnasta (euroa/tunti), muun koulutuksen tuntihinnasta (euroa/tunti) sekä Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän liittymän kiinteästä toteutushinnasta (euroa/liittymä) ja SAP-järjestelmän liittymän kiinteästä toteutushinnasta (euroa/liittymä).

Laatutekijöiden pisteet annettiin osana tarjousta toimitettujen vaatimusluetteloiden pisteytyksien mukaisesti. Tietojärjestelmäratkaisun toiminnallisten vaatimusten maksimi pistemäärä on 71 pistettä ja täydentävien vaatimusten maksimi pistemäärä on 53 pistettä. Tarjoaja saa laatuvertailussa pisteitä vaatimusluetteloiden mukaisesti niistä ei-pakollisista vaatimuksista, jotka sen tarjoama järjestelmä täyttää. Tarjoajan laatuvertailupisteet lasketaan yhteen.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 30.5.2021 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä seitsemän (7) lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi 8.6.2021.

Saatu tarjous ja tarjouksen tarkastaminen

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan 21.6.2021 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Polycon Oy.

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjoajan soveltuvuutta, tarjottavaa tietojärjestelmäratkaisua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneen tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden. Polycon Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi. Tarjotun hinnan ja ilmoitettujen laatutekijöiden todettiin vastaavan hankinnan kohdetta ja asetettuja vaatimuksia.

Polycon Oy:n tarjous on ainoa tarjouskilpailuun jätetty tarjous, eikä tarjousten vertailua voi siten suorittaa.

Hankintasopimus

Polycon Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus.

Apuvälinepalvelun tietojärjestelmäratkaisun määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään Tilaajan puolelta kolmen (3) kuukauden ja Toimittajan puolelta kuuden (6) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Tietohallintopäällikön oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.

Päätös tullut nähtäväksi 17.09.2021

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimusten perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Sulje

Lisätietojen antaja

Jukka-Pekka Lehtomaa, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 24074

jukka-pekka.lehtomaa@hel.fi

Jukka Pääkkönen, ict-suunnittelija, puhelin: 09 310 75471

jukka.paakkonen@hel.fi

Päättäjä

Petri Otranen
tietohallintopäällikkö