Hankinta, puitejärjestely, huoneistojen raivaussiivouspalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella raivaussiivouspalvelun puitejärjestelyn palveluntuottajaksi ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat palveluntuottajat:

Services Netto Oy
TAF-Clean Oy
Finn-Diiling Oy
Sivina Kotipalvelut Oy.

Lisäksi toimialajohtaja päätti, että Astrello Oy, Baltimex Oy, JD Blast, LT siivous Oy, Removal Finland Oy ja Wash UP Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta ja että Besku Logistics Oy:n ja kiinteistösiivous Metsänen Oy:n tarjoukset hylätään.

Valinnat on tehty ja palveluntuottajien ensisijaisuusjärjestys on määräytynyt tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1).

Suunniteltu sopimuskausi on 1.5.2023–30.4.2025. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on 1 100 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä raivaussiivouksen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään § 231, 8.11.2022. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on raivaussiivouspalvelu. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen, terveys- ja päihdepalvelujen sekä perhe- ja sosiaalipalvelujen erityistä tukea ja sosiaaliohjausta tarvitsevien asiakkaiden huoneistojen raivaussiivouspalveluita. Raivaussiivousta tarvitaan asiakkaan kotiin tilanteissa, joissa hygieniataso on vaaraksi asukkaalle tai ympäristölle. Huoneistoissa voi olla rikkoutuneita tai pilaantuneita irtokalusteita ja eritteitä sekä paljon jätteisiin meneviä roskia. Huoneistojen koot vaihtelevat pääsääntöisesti yksiöistä kaksioihin. Vuonna 2021 tyhjennettäviä tai siivottavia kohteita oli yhteensä noin 400 huoneistoa.

Kyseessä on sosiaalihuoltoasetuksen (607/1983) 9 §:n 2 momentin mukainen palvelu.

Hankintamenettely

Raivaussiivouspalvelu on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, luvun 12 tarkoittamaa sosiaali- ja terveyspalvelua. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain tarkoittaman, sosiaali- ja terveyspalveluja koskevan kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 16.11.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle sekä määriteltiin hankittava palvelu sekä hankittavan palvelun ja palvelun laadun vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee
toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouskilpailussa ei sallittu osatarjouksia eikä rinnakkaisia tarjouksia. Kukin tarjoaja sai jättää tarjouskilpailussa yhden tarjouksen.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 14.12.2022 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 2 kysymystä, joihin vastattiin 15.12.2022.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 23.1.2023 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä 17 tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

- Astrello Oy
- Baltimex Oy
- Benoa Palvelut Oy
- Besku Logistics Oy
- Finn-Diiling Oy
- Helsingin Siivous10 Oy
- JD Blast
- JeTy Oy
- Kiinteistösiivous Metsänen Oy
- LT Siivous Oy
- Optimasiivous Oy
- Removal Finland Oy
- Services Netto Oy
- Siskon Poika Oy
- Sivina Kotipalvelut Oy
- TAF Clean Oy
- Washup Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 23.1.2023 sähköisestä järjestelmästä.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjoajalla tuli olla palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta raivaussiivouspalvelun tuottamisesta. Riittävänä kokemuksena pidettiin vähintään kahden (2) vuoden ajan tarjoamaansa palvelua sisällöltään vastaavasta tai läheisesti vastaavasta palvelutoimituksesta viimeisen viiden (5) vuoden aikana. Raivaussiivous, sisältäen myös kalmasiivousta, vaatii erityistä osaamista ja tarkkuutta henkilöstön suojauksessa ja toiminnassa, koska raivaussiivouskohteissa voi olla terveydelle ja ympäristölle vaarallisia eritteitä, aineita sekä pistäviä ja teräviä esineitä.

Astrello Oy:n tarjouksessaan ilmoittamat referenssit olivat perus- ja ylläpitosiivouksista, ei vaaditusta raivaussiivouksesta tai läheisesti vastaavasta palvelutoimituksesta.

Baltimex Oy:n tarjouksessa referenssiluettelosta puuttuivat sopimusten voimassaolon päivämäärät, joista kokemusajan olisi voinut laskea. Referenssiluetteloon ei ollut myöskään merkitty, onko referenssi julkinen vai luottamuksellinen. Referenssiluettelosta puuttui myös tieto, onko asiakkaalta lupaa referenssiin.

JD Blast:n tarjouksesta puuttui referenssilomake, tarjoukseen oli liitetty tyhjä Excel-työkirja.

LT siivous Oy:n tarjouksessaan ilmoittamat referenssit olivat perus- ja ylläpitosiivouksista, ei vaaditusta raivaussiivouksesta tai läheisesti vastaavasta palvelutoimituksesta.

Wash UP Oy:n tarjouksessaan ilmoittaman referenssin kesto oli alle kaksi vuotta.

Edellä mainituin perustein, Astrello Oy:llä, Baltimex Oy:llä, JD Blast LT Siivous Oy:llä ja Wash UP Oy:llä ei tarjousten mukaisesti ollut palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta raivaussiivouspalvelun tuottamisesta tai soveltuvuusvaatimuksen täyttymistä ei voitu todeta puuttuvien tietojen vuoksi. Näin ollen As Astrello Oy, Baltimex Oy, JD Blast, LT Siivous Oy ja Wash UP Oy suljettiin pois tarjouskilpailusta.

Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti palvelusta vastaavalla henkilöllä tuli olla puhtauspalvelualan ammattitutkinto tai vähintään yhden vuoden kokemus vastaavien töiden johtamisesta.

Removal Finland Oy ei tarjouksensa perusteella täyttänyt edellä mainittua vähimmäisvaatimusta. Myöskään Removal Finland Oy:n alihankkijaksi ilmoitetun yrityksen, Ionic Palvelut Oy:n vastaavan henkilön tutkinto tai työkokemus ei selvinnyt tarjoajan tarjouksesta. Removal Finland Oy suljettiin pois tarjouskilpailusta.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi palveluntuottajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle sekä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Hankintayksikkö havaitsi tarjouksia tarkistaessaan, että Besku Logistics Oy:n, kiinteistösiivous Metsänen Oy:n sekä Finn-Diiling Oy:n tarjoamat hinnat vaikuttivat poikkeuksellisen alhaisilta. Poikkeuksellisen alhaisten hintojen vuoksi kyseisiltä tarjoajilta pyydettiin lisäselvityksiä. Hankintayksikkö pyysi tarjoajia esittämään hankintayksikölle lisäselvityksenä kirjallisen kustannuslaskelman, kun tarjottu tuntihinta oli alle 27 euroa. Kustannuslaskelmassa tuli selvitä raivaussiivouksen yhden (1) tuntihinnan osalta tai perussiivouksen yhden (1) tuntihinnan tai molempien osalta työntekijälle maksettava alan työehtosopimuksen keskeisten ehtojen mukainen tuntikorvaus sekä miten sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteet, matkakustannukset kohteeseen sekä raivaussiivouksessa vaadittavien asiallisten suojavarusteiden, siivousaineiden ja välineiden hinnat on huomioitu. Lisäselvitys tuli lähettää hankintayksikölle viimeistään 27.2.2023 klo 12:00 mennessä. Kaikki kolme tarjoajaa vastasivat lisäselvityspyyntöön annetussa määräajassa.

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Besku logistics Oy:lta saadun lisäselvityksen perusteella hankintayksikkö katsoo, että tarjoajan toimittama selvitys ei tyydyttävästi selitä tarjouksen alhaista hintaa ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa edellytetyt vaatimukset koskien muun muassa palvelun toimittamista, laatua ja henkilöstön osaamista. Lisäksi hankintayksikkö toteaa, että myöskään sen raivaussiivouspalvelujen kilpailutuksesta olevan kokemuksen ja markkinatuntemuksen perusteella palvelua ei voida tuottaa kestävästi eikä tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan esittämällä kustannusrakenteella. Hankintayksikön kokemuksen perusteella tarjouksen hyväksyminen merkitsisi riskiä toimituksen puutteellisuudesta. Edellä mainituin perustein hankintayksikkö katsoo, että sillä on laajan harkintavaltansa nojalla perusteltu syy hylätä tarjous, joten Besku Logistics Oy:n tarjous hylättiin.

Kiinteistösiivous Metsänen Oy:n lisäselvitys ei sisältänyt lisäselvityspyynnössä pyydettyjä matkakustannuksia eikä raivaussiivouksessa vaadittavien asiallisten suojavarusteiden, siivousaineiden ja välineiden hintoja. Hankintayksikkö ei pystynyt saadun lisäselvityksen perusteella luotettavasti toteamaan, että tarjoaja kykenee tuottamaan palvelun tarjotulla hinnalla tarjouspyynnön vaatimukset huomioiden. Kiinteistösiivous Metsänen Oy:n tarjous hylättiin.

Finn-Diiling Oy:lta saatu lisäselvitys sisälsi kaikki lisäselvityspyynnössä pyydetyt asiat. Hankintayksikkö katsoi selvityksessä esitetystä kustannusrakenteesta ilmenevän luotettavasti, että tarjoaja kykenee tuottamaan palvelun tarjotulla hinnalla tarjouspyynnön vaatimukset huomioiden. Finn-Diiling Oy:n tarjous hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.

Muut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjoajat, joiden tarjoukset hyväksyttiin tarjousvertailuun, olivat Benoa palvelut Oy, Finn-Diiling Oy, Helsingin siivous10 Oy, JeTy Oy, Optimasiivous Oy, Service Netto Oy, Siskon poika Oy, Sivina Kotipalvelut Oy ja TAF-Clean Oy.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousvertailu tehtiin hyväksyttävistä tarjouksista. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus edullisimman vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta muodostui seuraavasti: asunnon häätö- tai kuolinpesätyhjennys sekä siivous 70 %, irtaimiston vienti kaatopaikalle peräkärryllä 10 % ja irtaimiston vienti kaatopaikalle lavalla 10 %, asunnon perussiivous 10 %. Vertailuhinta on näiden painotettujen tarjoushintojen yhteissumma. (Liite 1 Vertailutaulukko)

Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan kohteeseen valittiin ensisijaisuusjärjestyksessä neljä (4) ensimmäistä tarjoajaa.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kahden (2) vuoden pituiset sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.5.2023 ja se päättyy 30.4.2025.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on toimialajohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.