Hankinta, DPS, digitaalinen ja muu harrastustoiminta, kausihankinnat kevät 2022, Harrastamisen Suomen malli, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päätti valita Harrastamisen Suomen mallin digitaalisen ja muun harrastustoiminnan puitesopimustoimittajiksi ajalle 1.1. – 15.6.2022 seuraavat toimijat:

AvunAvain Oy, Break the Fight Oy, Contract Bridge World Ky, Helsingin 4-H yhdistys ry, Helsingin NMKY ry, Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry, toiminimi Maaria Klemetti, Mahistuki Oy, Norr om Stan rf, QJ:DIASPORASSA, School of Gaming Galactic Oy, Shelter Gameroom Oy, Stadin Nuorisoseurat ry, Taito Etelä-Suomi ry.

Toimialajohtaja päätti suorahankinnasta osa-alueen Anime, Goshplay ja Kpop sekä Eläin ja luontoharrastus koska ko. osa-alueisiin ei saatu yhtään tarjousta. Lisäksi muiden osa-alueiden kohdalta, joissa valituiksi tulevilta tarjoajilta ei saada riittävästi harrastustoimintaa, toimialajohtaja oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön valitsemaan sopivimmat tarjoajat näihin osa-alueen kohteisiin.

Toimialajohtaja päätti hylätä AvunAvain Oy tarjoukset osa-alueilta pelit ja koodaus sekä Anime, Goshplay ja Kpop hinnaltaan liian korkeana tarjouksena tarjouspyynnön ehtojen vastaisena.

Samalla toimialajohtaja päätti oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön allekirjoittamaan hankintasopimukset ja lisäksi oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen projektipäällikön tilaamaan harrastustoimintaa enintään 250 000 eurolla ilman arvonlisäveroa.

Hankintasopimukset sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuskausi alkaa 1.1.2022.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa ajalla 1.1 .2022 – 15.6.2022 koko toimialan kattavan Harrastamisen Suomen malli-ohjelman, jonka kokonaisbudjetti on 818 500 euroa. Hankkeen koordinoinnista, hallinnosta ja taloudesta vastaa nuorisopalvelukokonaisuus (Haj 30.11.2020, 33 §, tiliöinnin tunniste 2930022).

Helsingin kaupunki on 6.9.2021 perustanut harrastustoimintapalvelujen hankintaa varten dynaamisen hankintajärjestelmän Tarjouspalvelu-hankintapalvelussa. Hankintajärjestelmä on jaettu kolmeen (3) luokkaan: 1) liikunnallinen harrastustoiminta ja 2) kulttuurinen ja 3) digitaalinen ja muu harrastustoiminta. Hankintajärjestelmän perustamisvaihe on päättynyt ja hankintavaiheeseen siirrytty 6.10.2021.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 49.2 §:n mukaan hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tulee noudattaa rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö on 1.11.2021 julkaissut puitesopimusjärjestelyä koskevan tarjouspyynnön digitaalisen harrastustoiminnan järjestämisestä ja korjannut sen sisältöä 8.11.2021 siten, että puitesopimuksen kokonaisarvo on julkaistu nähtäväksi. Sisäiseen kilpailutukseen ovat voineet jättää tarjouksensa kaikki luokkaan 3 hyväksytyt tarjoajat. Tarjousten jättämisen määräaika on ollut 18.11.2021 klo 12:00.

Hankinnan kohteena on digitaalisen ja muun harrastustoiminnan järjestäminen kaikissa Helsingin kouluissa. Tarjouspyyntö on jaettu 5 osa-alueeseen: Pelit ja koodaus, ruuanvalmistus, eläin ja luontoharrastus, Anime, goshplay, Kpop ja Muu laji (esim. biljardi, kielet, tiede, keppihevonen, historia).

Puitesopimus tehdään kevätlukukaudelle 2022. Hankinnan ennakoiduksi arvoksi on arvioitu enintään 250 000 euroa (alv 0 %). Hankintamäärät ovat arvioita, eivätkä ne muodosta ostovelvoitetta. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan palveluita hankitaan hankintayksikön tarpeen mukaan.

Määräaikaan 18.11.2021 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti tarjoukset seuraavilta toimijoilta:

AvunAvain Oy, Break the Fight Oy, Contract Bridge World Ky, Helsingin 4-H yhdistys ry, Helsingin NMKY ry, Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry, toiminimi Maaria Klemetti, Mahistuki Oy, Norr om Stan rf, QJ DIASPORASSA, School of Gaming Galactic Oy, Shelter Gameroom Oy, Stadin Nuorisoseurat ry, Taito Etelä-Suomi ry

Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä soveltuvuudelle esitetyt vaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä ja vaatimukset on tarkistettu hyväksyttäessä ehdokas DPS-järjestelmään.

Tarjousten vertailuperusteena on käytetty kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Vertailun perusteella 14 tarjoajaa on valittu puitejärjestelyyn ja tilaukset tehdään tarjousvertailusta muodostuvassa etusijaisuusjärjestyksessä. Yksittäiset hankinnat sopimuskautena tehdään pääsääntöisesti etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta tarjoajalta. Mikäli tarjoaja ei pysty tarjoamaan pyydettyjä ryhmiä taikka pystyy tarjoamaan vain osan pyydetyistä harrastusryhmistä, tehdään hankinta niiden ryhmien osalta, joita tarjoaja ei pysty tarjoamaan, seuraavaksi sijoittuneelta jne. Pistevertailun perusteella etusijajärjestyksessä on seuraava:

Pelit ja koodaus

1. Shelter Gameroom Oy (45 €)

2. School of Gaming Galactic Oy (55 €)

3. Norr om Stan rf (60 €)

4. Toiminimi Maaria Klemetti (65 €)

Ruuanvalmistus

1. Helsingin NMKY ry ( 65 €), QJ:DIASPORASSA (65 €)

2. Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry (75 €)

3. Helsingin 4H-yhdistys ry (79 €), Stadin Nuorisoseurat ry (79 €)

4. Norr om Stan rf (80 €)

5. AvunAvain Oy (90 €)

Eläin ja luontoharrastus

Ei tarjouksia

Anime, goshplay, Kpop

Ei tarjouksia

Muu harrastustoiminta

1. OJ:DIASPORASSA (55 €), School of Gaming Galactic Oy (55 €)

2. Mahistuki Oy (58 €)

3. Break the Fight Oy (60 €), Norr om Stan rf (60 €)

4. Helsingin 4H-yhdistys ry (62 €)

5. Contract Bridge World (65 €)

6. Taito Etelä-Suomi ry (70 €)

7. Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry (75 €)

8. AvunAvain Oy (100 €)

Hankintalain 40.2 §:n 1 kohdan mukaan suorahankintaa voidaan käyttää, mikäli rajoitetussa menettelyssä ole saatu lainkaan soveltuvia tarjouksia. Lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Tarjousten määräajan päätyttyä menettelyssä osa-alueessa Anime, Goshplay ja Kpop ja Eläin ja luontoharrastus ei saatu yhtään hankinnan kohteen mukaista tarjousta. Hankintayksikkö päättää tällä perusteella hankkia osa-alueen mukaiset hankinnat suorahankintaa noudattaen tarpeen mukaan.

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajiksi puitesopimusjärjestelyyn edellä mainitut tarjoajat siten, että hankintojen kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on enintään 250 000 euroa.

Hankintayksikkö hylkää AvunAvain Oy:n osa-alueilta pelit ja koodaus sekä Anime, Goshplay ja Kpop tarjoushinnaltaan liian korkeana. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tilaaja varaa oikeuden hylätä tarjous, mikäli tarjoajan jättämä tarjous on yli 100 euroa ilman arvonlisäveroa harrastustunnilta, tarjoajaa ei hyväksytä toimittajaksi.

Hankintayksikkö toteaa, ettei se noudata sopimusmenettelyssä odotusaikaa hankintalain 130 § 3 kohdan nojalla.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 2.3.2021, § 26 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 300 000 euroon saakka.