Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen, sosiaali- ja terveystoimialan ja kaupunginkanslian muutokset

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Sosiaali- ja terveystoimialan muutosehdotus koskien sosiaalihuollon vastaavaa ja sosiaalihuollon johtavaa viranomaista

Hallintosäännön muutoksen perustelut

Sosiaali- ja terveyslautakunta esitti kaupunginhallitukselle 26.10.2021, § 251 muutosta hallintosääntöön koskien sosiaalihuoltolain sosiaalihuollosta vastaavaa ja sosiaalihuollon johtavaa viranomaista.

Sosiaalihuoltolain muutoksella (136/2021) lakiin lisättiin 1.3.2021 lukien uudet säännökset sosiaalihuollon tehtävistä poikkeusoloihin ja normaaliolojen häiriötilanteisiin varautumisessa. Näissä 33 b–33 d §:ssä säädetään sosiaalihuollosta vastaavasta ja sosiaalihuollon johtavasta viranomaisesta sekä sosiaalihuollon viranomaisesta.

Sosiaalihuollosta vastaava viranomainen on lainmuutosta koskevan hallituksen esityksen mukaan ”sosiaalihuollosta vastaava toimielin” (HE 230/2020). Siten sosiaali- ja terveyslautakunta toimii sosiaalihuoltolain 33 b §:n ja 33 c §:n tarkoittamana sosiaalihuollosta vastaavana viranomaisena, eikä tämä edellytä erillistä hallintosäännön määräystä.

Keskussairaalan sijaintikunnan sosiaalihuollon viranomainen (sosiaalihuoltolain 33 d §:n 1 mom.) johtaa yhteisen sosiaalihuollon valmiussuunnitelman valmistelua, johon osallistuvat sairaanhoitopiirin alueen kunnat.

Yliopistollista sairaalaa ylläpitävän sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kotipaikan sosiaalihuollon johtava viranomainen (sosiaalihuoltolain 33 d §:n 2 mom.) osallistuu sosiaalihuollon asiantuntijana terveydenhuoltolain 42 a §:n 1 momentin 1 kohdan mukaiseen sosiaali- ja terveydenhuollon valmiussuunnittelun ohjaamiseen.

Nyt esitettävällä hallintosäännön lisäyksellä halutaan selkiyttää viranomainen, jolla on toimivalta määrätä sosiaalihuollon johtavasta viranomaisesta ja sosiaalihuollon viranomaisesta sosiaali- ja terveystoimialalla, koska näitä viranomaisia ei ole erikseen laissa säännelty, ja siten määräys olisi syytä tuoda hallintosääntöön. Esityksen mukaan sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja määräisi nämä viranomaiset.

Esitys hallintosäännön muutoksesta olisi myös linjassa toimialajohtajan erityiseen toimivaltaan jo kuuluvan määräyksen kanssa, jonka mukaan sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja määrää viranhaltijan toimimaan lastensuojelulain ja sosiaalihuoltolain tarkoittamana sosiaalihuollon johtavana viranhaltijana (hallintosäännön 18 luku 3 § 2 mom. 4 kohta). Kyseinen määräys viittaa lastensuojelulain 13 §:n 2 momenttiin ja sosiaalihuoltolain 48 §:n 2 momenttiin.

Hallintosäännön muutos on käsitelty kaupungin sääntötyöryhmässä 6.9.2021. Samalla sääntötyöryhmä totesi, että sote-uudistuksen edellyttämien hallintosääntömuutosten valmistelun yhteydessä on hyvä tarkastella sosiaali- ja terveydenhuollon toimivaltamääräysten kattavuutta ja johdonmukaisuutta kokonaisuutena.

Hallintosäännön muutos

Hallintosäännön 18 luvun 3 §:n 2 momenttia muutetaan siten, että siihen lisätään uusi 8 kohta, jonka mukaan toimialajohtaja määrää viranhaltijan toimimaan sosiaalihuoltolain 33 d §:n 1 momentissa tarkoitettuna sosiaalihuollon viranomaisena ja 33 § d §:n 2 momentissa tarkoitettuna sosiaalihuollon johtavana viranomaisena.

Muutoksen jälkeen hallintosäännön 18 luvun 3 §:n 2 momentin uusi 8 kohta kuuluu seuraavasti:

Ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää

8 määrätä viranhaltijan toimimaan sosiaalihuoltolain 33 d §:n 1 momentissa tarkoitettuna sosiaalihuollon viranomaisena ja 33 d §:n 2 momentissa tarkoitettuna sosiaalihuollon johtavana viranomaisena.

Kaupunginkanslian muutosehdotukset koskien sopimusten hallinnan järjestämistä

Hallintosäännön muutosten perustelut

Kuntalain muutoksen johdosta hallintosääntöön esitetään lisättäväksi useita sopimusten hallinnan järjestämiseen liittyviä määräyksiä. Kunnan hallintosäännön vähimmäissisältöä koskeva kuntalain 90 § muutettiin 26.5.2021 voimaan tulleella lailla 419/2021. Muutoksen mukaan kunnan hallintosääntöön on otettava tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta. Kyse on uudesta sääntömääräysvaatimuksesta. Kunnan hallintosääntö on saatettava muutetun 90 §:n mukaiseksi vuoden 2021 loppuun mennessä.

Sopimusten hallinta kunnassa tarkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan kunnan sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. Sopimusten hallinnan tarkoitus on valvoa erityisesti palveluntuotannon asianmukaisuutta, silloin kuin palveluja tuotetaan sopimusten nojalla. Tarkoituksena on myös tehostaa johtamista, valvontaa ja riskienhallintaa.

Helsingin kaupungilla sopimusten hallintaa on kehitetty 2000-luvun alusta lähtien. Esimerkkinä voidaan mainita kaupungin sopimushallintajärjestelmä Cloudian käyttöönotto vuonna 2014. Kaupunginkanslia on vuonna 2021 julkaissut Sopimuskäsikirjan apuvälineeksi niille kaupungin viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka laativat, hallinnoivat ja valvovat kaupungin sopimuksia.

Kaupunginvaltuuston vuonna 2019 vahvistamien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaan sopimusten hallinta on yksi kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamiskeinoista. Kaupunginhallituksen vuonna 2020 antamassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa sopimusten hallinnalla ja valvonnalla voidaan muiden valvontatoimenpiteiden ohella edistää ja varmistaa perustehtävän tuloksellista toteuttamista ja tavoitteiden saavuttamista.

Koska sopimusten hallinta on jo osa kaupungin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa, on perusteltua määrätä jatkossa sopimusten hallinnan tehtävistä ja toimivallasta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivaltuuksien ja tehtävien yhteydessä. Näin kuntalain edellyttämät hallintosäännön muutokset noudattaisivat säännön nykyistä rakennetta sekä kuntalaissa omaksuttua systematiikkaa.

Ehdotetut lisäykset mahdollistaisivat lisäksi sopimusten hallinnan järjestelmällisemmän jatkokehittämisen. Tähän mennessä sopimusten hallintaa on kehitetty lähinnä hankkeiden kautta.

Nyt esitettävien hallintosäännön lisäysten mukaan kaupunginhallitus huolehtisi jatkossa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohella myös kaupunkitasoisen sopimusten hallinnan järjestämisestä sekä valvoisi sopimusten hallinnan toimeenpanoa. Toimialalautakunnat ja johtokunnat vastaisivat toimialallaan sopimusten hallinnan asianmukaisesta järjestämisestä ja toimeenpanon valvonnasta. Johtavien viranhaltijoiden tehtäviin taas kuuluisi huolehtia sopimusten hallinnan tuloksellisesta toimeenpanosta vastuualueellaan.

Toimialan, liikelaitoksen, kaupunginkanslian, tarkastusviraston ja pelastuslaitoksen tulisi esityksen mukaan valmistella sopimusten hallinnan kuvaukset ja viedä ne toimialalautakunnan, liikelaitoksen johtokunnan, kansliapäällikön, tarkastuslautakunnan ja pelastuslautakunnan hyväksyttäväksi. Sopimusten hallinnan kuvauksissa määriteltäisiin sopimusprosessin vaiheet sekä toimijoiden roolit, tehtävät ja vastuut sopimusprosessin jokaisessa vaiheessa. Esityksen mukaan kaupunginhallitus hyväksyisi kaupunkikonsernin sopimusten hallintaa koskevat ohjeet. Ohjeet koskisivat muun muassa sopimusten hallinnan kuvausten sisältöä sekä sopimusosaamisen kehittämistä.

Sisäinen tarkastus varmistaisi ja arvioisi jatkossa myös sopimusten hallinnan tuloksellisuutta.

Siltä osin kuin toimintasäännöissä ei ole tähän mennessä määrätty sopimusten hallinnan vastuista, tulisi sääntöjä täydentää.

Hallintosäännön muutokset on valmisteltu kaupunginkanslian oikeuspalveluissa ja muutokset on käsitelty kaupungin sääntötyöryhmässä 25.10.2021.

Hallintosäännön muutokset

Muutokset sopimusten hallinnan järjestämisen osalta on kuvattu liitteessä 2.

Kaupunginkanslian muutosehdotukset koskien tiedonhallinnan järjestämistä

Hallintosäännön muutosten perustelut

Kuntalain muutos 21.5.2021 (419/2021) edellyttää, että kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämisestä. Vuoden 2015 kuntalaki (410/2015) edellytti tarpeellisia määräyksiä asiakirjahallinnon järjestämisestä. Kuntalain esitöiden (HE 242/2020 vp) mukaan lainkohtaan olisi tarpeen lisätä tiedonhallinta, koska tiedonhallintalaki edellyttää päivityksiä kunnan hallintosääntöön. Lisäksi todetaan, että vaikka tiedonhallinta käsitteenä sisältää myös asiakirjahallinnon, on perusteltua käyttää hallintosäännössä molempia käsitteitä asian yksiselitteisyyden varmistamiseksi.

Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, 906/2019, 2 §) mukaan tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista. Kunta on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on mm. määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja lakia digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).

Kaupunginhallitus on 24.4.2017, § 3 päättänyt asiakirjahallinnon periaatteista ja johtavan viranhaltijan nimeämisestä. Tämän vuoksi on johdonmukaista, että kaupunginhallitus vastaa myös tiedonhallintalainsäädäntökokonaisuuden järjestämisestä niin, että tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien, lakisääteisten tehtävien vastuut on kattavasti määritelty.

Edellisen johdosta ehdotetaan samalla poistettavaksi hallintojohtajan toimivalta antaa asianhallintaa koskevia menettelyohjeita.

Muutokset on käsitelty kaupungin sääntötyöryhmässä 25.10.2021.

Hallintosäännön muutokset

Hallintosääntöä muutetaan siten, että 24 luvun 5 §:ään lisätään tiedonhallinnan järjestäminen ja 12 luvun 2 §:stä poistetaan hallintojohtajan toimivalta antaa asianhallintaa koskevia menettelyohjeita.

Muutoksen jälkeen hallintosäännön 24 luvun 5 § kuuluu seuraavasti:

5 § Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestäminen

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty.

Muutoksen jälkeen hallintosäännön 12 luvun 2 § kuuluu seuraavasti:

Ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, hallintojohtaja antaa hallintoa ja päätösvalmistelua koskevia menettelyohjeita.

Kaupunginkanslian muutosehdotus koskien keskushallintoon ja kaikkiin toimialoihin taikka kaupunginkanslian useampaan osastoon kohdistuvia tutkimuslupia

Hallintosäännön muutoksen perustelut

Hallintosääntöön esitetään lisättäväksi strategiajohtajan toimivaltaa koskeva kirjaus, joka sisältää toimivallan päättää kaupungin tutkimusluvista silloin, kun tutkimushanke kohdistuu samanaikaisesti keskushallintoon ja kaikkiin toimialoihin taikka silloin, kun tutkimushanke koskee useampaa kaupunginkanslian osastoa.

Helsingin kaupunki on suosittu tutkimuskohde opinnäytetöissä ja akateemisissa tutkimuksissa. Kaupunki edellyttää tutkimuksen tekijältä tutkimusluvan hakemista, jos tutkimuksen toteutus edellyttää tutkimusaineiston keruuta (esim. haastattelut tai rekisteripoiminta) ja jos tarvittava aineisto ei ole avoimesti saatavilla. Tutkimuslupaa haetaan siltä toimialalta, jonka tehtäväkenttään tutkimushanke kohdistuu.

Kaupunginkanslia ja toimialat ovat yhtenäistäneet tutkimuslupakäytäntöjään ja kehittäneet lupaprosessia parin viime vuoden aikana. Keskeisenä kehittämistavoitteena on ollut tutkimuslupaprosessin asiakaslähtöisyyden parantaminen ja lupaprosessin sujuvoittaminen. Uudessa toimintamallissa asiakas hakee tutkimuslupaa yhdellä lomakkeella huolimatta siitä, kuinka moneen toimialaan tutkimushanke kohdistuu (ns. yhden luukun -periaate).

Päätöksen tutkimusluvasta tekee se taho, jonka toimivaltaan ja/tai tehtäväkenttään tutkimushanke kohdistuu. Mikäli tutkimushanke koskee useampaa toimialaa, hakemukseen valmistellaan erilliset päätökset kultakin toimialalta.

Hallintosääntömuutoksen mukaisesti päätös tutkimusluvasta tehdään jatkossa keskitetysti silloin, kun tutkimus kohdistuu samanaikaisesti keskushallintoon ja kaikkiin toimialoihin. Ehdotettu lisäys keventää päätösvalmistelua ja selkeyttää työnjakoa laajojen, koko kaupunkia (keskushallinto ja kaikki toimialat) koskevien tutkimuslupahakemusten käsittelyssä.

Strategiajohtajan tehtäväalueeseen kuuluu kaupunkiyhteisen kehittämisen edistäminen. Tämän vuoksi on perusteltua, että päättäminen yllä kuvatun kaltaisista koko kaupunkia koskevista tutkimusluvista kuuluu jatkossa strategiajohtajan toimivaltaan.

Muutos on käsitelty kaupungin sääntötyöryhmässä 8.11.2021.

Hallintosäännön muutos

Hallintosäännön 12 lukuun lisätään uusi 4a §:

Ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, strategiajohtaja päättää tutkimusluvista, kun tutkimushanke kohdistuu samanaikaisesti keskushallintoon ja kaikkiin toimialoihin taikka silloin, kun tutkimushanke koskee useampaa kaupunginkanslian osastoa.

Kaupunginkanslian muutosehdotukset koskien kaupunginkanslian hallinto-osaston turvallisuus- ja valmiusyksikön siirtämistä strategiaosaston kaupunkistrategiayksikköön

Hallintosäännön muutosten perustelut

Hallintosääntöön esitetään muutoksia, jotka liittyvät kaupunginkanslian hallinto-osaston turvallisuus- ja valmiusyksikön siirtymiseen strategiaosaston kaupunkistrategiayksikön tiimiksi.

Kaupunginkanslian hallinto-osaston turvallisuus- ja valmiusyksikkö siirretään kaupunkistrategiayksikköön omaksi tiimikseen 1.1.2022 lukien. Turvallisuutta tarkastellaan kaupunkiturvallisuuden, varautumisen ja organisaatioturvallisuuden näkökulmista. Kaikkiin näihin kuuluu tehtäviä, joista suuri osa on sidoksissa strategiaosaston tehtävien ja vastuiden kanssa.

Siirron tavoitteena on tehostaa resurssien käyttöä, tiivistää yhteistyötä muun muassa hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä turvallisuustilannekuvan luomisen ja turvallisuusilmiöiden seurannan kanssa.

Muutokset on käsitelty kaupunginkanslian henkilöstötoimikunnassa 1.11.2021 ja kaupungin sääntötyöryhmässä 8.11.2021.

Hallintosäännön muutokset

Hallintosääntöä muutetaan siten, että 4 luvun 2 §:n 2 momentin kaupunginkanslian hallinto-osastoa koskevasta 2 kohdasta poistetaan turvallisuus- ja valmiusasioista huolehtiminen ja lisätään 4 luvun 2 §:n 2 momentin kaupunginkanslian strategiaosastoa koskevaan 4 kohtaan turvallisuuden ja varautumisen kaupunkitasoinen ohjaaminen.

Muutoksen jälkeen hallintosäännön 4 luvun 2 §:n 2 momentin 2 kohta kuuluu seuraavasti:

2 Hallinto-osasto, joka huolehtii kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja pormestarikunnan toimintaedellytyksistä, hallintomenettelyn ohjaamisesta, asianhallinnan ja asiakirjahallinnon johtamisesta, virastopalveluista sekä oikeudellisesta edunvalvonnasta ja asiantuntijapalveluista.

Muutoksen jälkeen hallintosäännön 4 luvun 2 §:n 2 momentin 4 kohta kuuluu seuraavasti:

4 Strategiaosasto, joka huolehtii kaupungin strategisesta kehittämisestä ja strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja hankkeiden koordinoinnista, digitalisaation ja tietohallinnon ohjauksesta, tilasto- ja tutkimustoiminnasta, kansainvälisistä asioista sekä turvallisuuden ja varautumisen kaupunkitasoisesta ohjaamisesta.

Päätös tullut nähtäväksi 07.12.2021

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §