Hankinta, yhteishankinta, videotuotantopalvelut, kaupunginkanslia
Videotuotantopalveluhankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä Apogee Oy:n videopalvelutuotannon yhteishankinnasta 31.5.2022 § 42 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Videotuotantopalvelun yhteishankinnassa (H03-22) tarjouksen antanut Apogee Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan 31.5.2022 § 42 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä. Apogee Oy on valittanut asiasta myös markkinaoikeuteen.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan hankintapäätöstä kumottavaksi ja laatuarvioinnin järjestämistä uudelleen sellaisella tavalla, jolla voidaan selvittää, mikä tarjouksista on kokonaistaloudellisesti edullisin.
Tarjousten laadullinen arviointi tehtiin tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan referenssiasiakkaiden asiakastyytyväisyyden perusteella. Kyselylomake oli vakiomuotoinen ja liitetty tarjouspyyntöön. Tarjoajan tuli ilmoittaa tarjouksensa referenssilomakkeella, saako hankintayksikkö lähettää asiakastyytyväisyyskyselyn kolmelle referenssiasiakkaalle.
Kyselyvastauksista otettiin huomioon kaksi ensimmäistä. Vastaamisen määräaika oli ilmoitettu päivän ja tunnin tarkkuudella. Hankintayksikkö oli tarjouspyynnössä etukäteen ilmoittanut, että tarjoaja jää pisteittä, jos kyselyvastaukset eivät saavu määräaikaan mennessä. Pisteytys tehtiin kvantitatiivisesti tarjouspyynnössä etukäteen esitetyllä tavalla. Vaikka tarjoaja jäi pisteittä, se pääsi silti mukaan hintavertailuun.
Apogee Oy oli tarjouksessaan antanut hankintayksikölle luvan asiakastyytyväisyyskyselyn lähettämiseen. Hankintayksikkö ei saanut Apogee Oy:n referenssiasiakkailta osa-aluetta 2 koskien yhtään vastausta. Näin ollen Apogee Oy sai osa-alueen 2 laatuvertailussa nolla pistettä.
Hankintayksikkö on laatuvertailun toteuttamisessa menetellyt tarjouspyynnössä seikkaperäisesti etukäteen ilmoitetulla tavalla. Kullakin tarjoajalla on näin ollut jo tarjousaikana tiedossaan seikat, joilla laatuarviointi tehdään. Menettelyssään hankintayksikkö on noudattanut hankintalainsäädäntöä ja kohdellut kaikkia tarjoajia johdonmukaisesti samalla tavalla. Kyselyvastausten antamisen määräaika oli tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla etukäteen tarjoajien tiedossa, ja tarjoajien olisi tullut viestiä tästä käyttämilleen referenssiasiakkaille. Hankintayksikkö ei lähettänyt muistutuksia referenssiasiakkaille eikä tarjoajille, koska sellaisesta ei ollut etukäteen ilmoitettu.
Asiakaskyselyviestit lähetettiin kaikille samalla tavalla. Viestin otsikoinnista selvisi riittävällä tavalla, että kyseessä on tiettyä yritystä koskeva asiakastyytyväisyyskysely. Viestit lähetettiin tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Jos viestit ovat menneet roskapostiin, tästä ei ole tullut hankintayksikköön tietoa.
Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa voidaan oikeuskäytännön mukaan käyttää referenssiyritysten asiakastyytyväisyyskyselyitä laadullisena vertailuperusteena, kunhan menettelyssä noudatetaan avoimuutta ja tasapuolisuutta, niin että tarjoajat tarjouksiaan laatiessaan tietävät millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailun ratkaisussa.
Oikeuskäytännössä on katsottu, että hankintayksiköllä on laaja harkintavalta siinä, millaisia kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita se kussakin hankinnassa käyttää. Se, että kaikilta tarjoajilta ei saatu kyselyvastauksia, ei johtunut hankintayksikön menettelystä, sillä menettelysäännöt olivat avoimesti kaikkien nähtävillä tarjouspyynnössä, ja hankintayksikkö noudatti tarjouspyynnössä ilmoittamaansa menettelyä.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi hallintolain 34 §:n mukaisesti.
Hankintayksikkö on noudattanut kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa hankintalain säännöksiä ja tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 31.05.2022 § 42
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä videotuotantopalveluiden hankinnassa seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpina.
Osa-alue 1 Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
1. Flux Productions Oy:n (3106915-8)
2. Saha Prod Oy:n (2692335-6)
3. Sakea Osakeyhtiön (2924572-2)
4. Funny Films Oy:n (2258098 -2)
5. Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0)
Osa-alue 2 Suorat lähetykset
1. Saha Prod Oy:n (2692335-6)
2. Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0)
3. Mättö Media Oy:n (2754257-1)
4. Flux Productions Oy:n (3106915-8)
5. Stremia Oy:n (2377558-9)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Hankintajohtaja päätti sulkea Fishcock Films Company Oy:n (2863943-9), Flik Helsinki Oy:n (2920474-4), Long Story Short Oy:n (3222087-6), Lucid Helsingin (2156612-6), Snacksize Oy:n (2765422-3), Strand MediaLabs Oy:n (2213676-9) ja Videotoimisto ikimedia Oy:n (2982975-2) tarjouskilpailusta, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 2 000 000 euroa (alv 0 %) sopimuskauden aikana sisältäen optiovuodet.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 01.04.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H003-22, Dnro HEL 2021-014901. Videotuotantopalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 01.04.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. sekä korjausilmoitus 06.04.2022. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 03.05.2022. Määräaikaan mennessä saapui 21 tarjousta: Apogee Oy, Cine Aesthetics Oy, Fishcock Films Company Oy, Flik Helsinki Oy, Flux Productions Oy, Funny Films Oy, Hasan Partners Oy, Illegal Oy, LongStoryShort, Lucid Helsinki, Mättö Media Oy, Otavamedia Oy, Saha Prod Oy, Sakea Osakeyhtiö, Same-eYes Oy, Snacksize Oy, Strand MediaLabs Oy, Stremia Oy, Valve Media, Videolle Productions Oy ja Videotoimisto ikimedia Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) IV-osassa Valintaperusteet kohdassa C "Tekninen ja ammatillinen pätevyys" on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien ja nimettyjen vastuuhenkilöiden osalta.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla tai tarjoajan vastuuhenkilöiksi nimeämillä henkilöillä on kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta esittää vaaditut referenssit tarjouksen jättämiselle asetetusta määräpäivästä lukien. Osa-alueen 1 referenssien kokonaismäärä on vähintään 4 referenssiä ja osa-alueen 2 referenssien kokonaismäärä on vähintään 8 referenssiä. Referenssit tuli ilmoittaa liitteellä 4 Referenssilomake.
LongStoryShort:in osa-alueelle 1 ja 2 annettu tarjous ei täyttänyt soveltuvuudelle asetettuja kriteereitä, koska referenssejä ei ollut ilmoitettu vaadittavaa määrää. Näin ollen LongStoryShort ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on viimeistään palvelun tuottamisen alkaessa vähintään 3 palvelun suorittamisesta vastaavaa nimettyä henkilöä, joilla on hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen kokemusta sekä lisäksi viiden vuoden vastuuhenkilökokemus hankinnan kohteeseen verrattavista tuotannoista. Jos tarjoaja antaa tarjouksen molempiin osa-alueisiin, voi vastuuhenkilöt olla molemmissa osa-alueissa samat henkilöt, mikäli vaatimukset täyttyvät molempiin osa-alueisiin. Tarjoajan tuli liittää tarjoukseen vaadittujen vastuuhenkilöiden CV:t, joista tuli pystyä todentamaan kokemusvaatimuksen täyttyminen.
Fishcock Films Company Oy:n tarjous osa-alueelle 1, Strand MediaLabs:in tarjous osa-alueelle 1 ja 2 sekä Videotoimisto ikimedia Oy:n tarjous osa-alueelle 1 eivät täyttäneet vastuuhenkilöille asetettuja vaatimuksia kokemuksen osalta.
Flik Helsinki Oy:n tarjous osa-aluille 1 ja 2, Lucid Helsingin tarjous osa-alueelle 1 sekä Snacksize Oy:n tarjous osa-alueelle 1 eivät täyttäneet vastuuhenkilöille asetettuja vaatimuksia, koska Flik Helsinki Oy, Lucid Helsinki sekä Snacksize Oy ilmoittivat vähemmän kuin vaaditut kolme nimettyä vastuuhenkilöä.
Näin ollen Fishcock Films Company Oy, Flik Helsinki Oy, LongStoryShort , Lucid Helsinki, Snacksize Oy, Strand MediaLabs ja Videotoimisto ikimedia Oy eivät täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintayksikkö on 17.5.2022 pyytänyt Saha Prod Oy:ltä hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen annetun tarjouksen hinnoista ja kustannuksista. Hankintayksikkö on vastaanottanut selvityksen 19.5.2022 ja todennut että, vastaus selvittää riittävästi tarjouksen hintarakennetta eikä yhtiö ole vastauksen perusteella myöskään rikkonut ympäristö-, sosiaali- tai työlainsäädännön velvoitteita.
Kaikki saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parhaita tarjouksia.
Tarjouspyynnön kohdan Päätöksen teon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 80 % ja laadun 20 %. Laadun vertailu muodostuu asiakastyytyväisyyskyselyjen kokonaispistemäärästä.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat.
Osa-alue 1 Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
1. Flux Productions Oy:n (3106915-8)
2. Saha Prod Oy:n (2692335-6)
3. Sakea Osakeyhtiön (2924572-2)
4. Funny Films Oy:n (2258098 -2)
5. Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0)
Osa-alue 2 Suorat lähetykset
1. Saha Prod Oy:n (2692335-6)
2. Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0)
3. Mättö Media Oy:n (2754257-1)
4. Flux Productions Oy:n (3106915-8)
5. Stremia Oy:n (2377558-9)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 28091
Päätös tullut nähtäväksi 06.09.2022
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651