Hankinta, puitejärjestely, palvelumuotoilu, Kanslia
Palvelumuotoiluhankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (ryhmittymä Profit Interior Oy ja Weekday Gardener Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä ryhmittymän Profit Interior Oy ja Weekday Gardener Oy palvelumuotoiluhankinnan yhteishankinnasta 8.6.2022 § 120 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyssä (H088-21) tarjouksen antanut ryhmittymä Profit Interior Oy ja Weekday Gardener Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu kansliapäällikön 8.6.2022 § 120 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä. Ryhmittymällä on asiasta vireillä myös valitus markkinaoikeudessa.
Palvelumuotoilun puitejärjestelyn tavoitteena on saada kaupungin käyttöön monipuolista muotoiluosaamista. Hankinta on jaettu kolmeen osaan: 1) Palveluiden ja organisaation muotoilu, 2) Digitaalinen palvelumuotoilu ja 3) Palveluympäristöjen muotoilu.
Hankintaoikaisuvaatimus koskee hankinnan kolmatta osa-aluetta. Palveluympäristön muotoilu sisältää esimerkiksi kokonaisvaltaisia palveluympäristöuudistuksia, tilojen käyttäjälähtöistä konseptointia, tilankäytön visioita, tilojen brändäystä ja opastesuunnittelua.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan, että hankintayksikkö poistaa virheellisen hankintapäätöksensä ja ratkaisee asian uudelleen. Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että tarjouspyynnön referenssivaatimus on ollut epäselvä ja että hankintayksikkö on sulkenut oikaisuvaatimuksen esittäjät kilpailutuksesta vastoin tarjouspyynnön ehtoja.
Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan projektipäällikön referenssin tuli olla toteutettuna viimeisen viiden vuoden aikana tarjousten määräajasta lukien. Tarjouspyynnön lisätietojen yhteydessä selvennettiin vastauksena esitettyyn kysymykseen referenssin toteutusaikataulua siten, että referenssin kokonaisuudessaan tuli olla toteutettu ajalla 22.4.2017 - 22.4.2022. Toteuttamisen ajankohdalle oli siten asetettu selvästi alku- ja loppupäivämäärä. Tarjoaja, jonka projektipäällikön referenssin toteuttamisaikataulu ei asettunut annettuun aikaväliin, ei edennyt vertailuun.
Hankintayksikkö on projektipäälliköiden referenssivaatimuksella halunnut varmistaa, etteivät esitetyt referenssihankkeet ole liian vanhoja. Tämän vuoksi hankintayksikkö oli rajannut tarjouspyynnössä referenssien toteuttamisajankohtaa siten, että referenssien tuli kokonaisuudessaan olla toteutettuja mainitun aikavälin sisällä.
Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että päätöksenteossa on tarkennettu tai tiukennettu poissulkemiseen käytettyjä vaatimuksia ja näin poikettu tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetuista ehdoista. Tarjoajan projektipäällikön referenssin ajalliseen arviointiin käytettiin kuitenkin johdonmukaisesti, tasapuolisesti ja avoimesti tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettuja ehtoja. Päätöksenteossa ei käytetty tarjouspyyntöasiakirjoihin kuulumattomia ehtoja. Tarjouspyynnössä alun perin määriteltyä viiden vuoden ehtoa ei muutettu hankintamenettelyn aikana.
Alalla ammattimaisesti toimivan tarjoajan on tullut ymmärtää, että referenssin toteuttamisella tarkoitetaan hankkeen tai työn toimeenpanemista. Toteuttaminen-ilmaisua ei tarjouspyyntöasiakirjojen valossa voi ymmärtää yksinomaan hankkeen tai työn päättämisenä, semminkin kun tarjousmenettelyn lisätiedoissa kysymykseen on annettu selvennys 'kokonaisuudessaan toteutettu ajalla 22.4.2017 - 22.4.2022'. Ilmaisulla tarkoitetaan hankkeen tai työn toteuttamista aloituksineen ja lopetuksineen.
Tarjouspyynnössä oli asetettu referenssivaatimuksia yhtäältä tarjoajayritysten ja toisaalta tarjoajan henkilökunnan (projektipäällikön) soveltuvuuden arviointia varten. Vaatimukset olivat erilaiset, ja niitä arvioitiin toisistaan riippumatta. Tarjoajayritysten referenssivaatimuksen täyttämiseen riitti, että referenssityö oli 'valmistunut viimeisen viiden vuoden aikana'. Valmistunut-ilmaisulla tarkoitetaan työn päättämistä.
Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous tai osallistumishakemus on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia.
Oikaisuvaatimuksessa esitetään referenssiasiakkaan vahvistuksen kera, että tarjouksessa mainittu referenssin alkamisajankohta tulisi korjata 1.4.2017 sijasta päiväykseen 1.5.2017. Tarjoajan tekemän virheen korjaaminen tässä vaiheessa johtaisi kuitenkin tarjouksen kiellettyyn parantamiseen, eikä korjaaminen olisi sopusoinnussa tarjoajien tasapuolisen kohtelun periaatteen kanssa. Hankintamenettelyssä hankintayksikön asiantuntijatyöryhmä on arvioinut kaikkien tarjoajien esittämiä referenssejä johdonmukaisesti samoilla perusteilla. Viiden vuoden toteuttamisaikaväliä on kaikkien kohdalla arvioitu päivän tarkkuudella.
Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Hankintayksikön on mahdollista hankintamenettelyn aikana, mutta ei enää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, hankintalain 74 §:n esitöiden yksityiskohtaisten perustelujen mukaisesti pyytää täydentämään tarjousta, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä ja pyyntö tehdään noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tarjoajien ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Tarjoaja ei esimerkiksi saa vaihtaa sellaista referenssiä, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia.
Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kilpailutukselle asetettuja ehtoja. Hankintapäätös on tehty noudattaen hankintaoikeudellisia periaatteita tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei hallintolain 34 §:n mukaisesti ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö 08.06.2022 § 120
Päätös
Kansliapäällikkö päätti hyväksyä seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset hankinnan kohteittain kahdeksi vuodeksi palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyyn:
Osa-alue 1: Palveluiden ja organisaation muotoilu
- Digitalist Group Oyj, 0997039-6
- LINK Design and Development Oy, 2251285-9
- Gofore Lead Oy, 1906590-4
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
- Futurice Oy, 1623507-4
- Deloitte Consulting Oy, 0555345-6
- Pentagon Design Oy, 1049233-6
- Solita Oy, 1060155-5
Osa-alue 2: Digitaalinen palvelumuotoilu
- Gofore Oyj, 1710128-9
- Futurice Oy, 1623507-4
- Solita Oy, 1060155-5
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
Osa-alue 3: Palveluympäristöjen muotoilu
- Design Office Koko 3 Oy, 3203099-2
- Rune & Berg Design Oy, 2419350-5
- Hellon Oy, 2135725-2
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
- Agile Work Oy, 2661604-9
- Pentagon Design Oy, 1049233-6
Hankintaan kuuluu kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää kummastakin erikseen suoraa hankintaa käyttäen.
Kansliapäällikkö päätti sulkea liitteessä 1 esitetyt tarjoajat tai tarjoukset tarjouskilpailusta, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia tai tarjoajien tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa hankintajohtajan allekirjoittamaan toimittajien kanssa tehtävät hankintasopimukset sekä päättämään mahdollisten optiokausien käyttöönotosta.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo 22 000 000 euroa.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 12.3.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H088-21 HEL, Dnro HEL 2022-002395. Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 12.3.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoitusta korjattiin ja uusi korjattu hankintailmoitus julkaistiin 2.4.2022. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 22.4.2022 klo 15.00. Määräaikaan mennessä saapui 45 tarjousta:
- Adventure Club Helsinki Oy
- Agile Work Oy
- Ambientia Oy
- Capful Oy
- Capgemini Finland Oy
- CGI Suomi Oy
- Deloitte Consulting Oy
- Design Office KOKO3 Ltd
- Digimys Oy
- Digitalist Group Oyj
- Eficode Oy
- Exove Design Oy
- Ryhmittymä Fraktio & Vision Factory
- Futurice Oy
- Gesund Partners Oy
- Gofore Lead Oy
- Gofore Oyj
- Hellon Oy
- Huld Oy
- Innolink Group Oy
- Kallan Co Oy
- Knowit Insight Oy
- Kuudes Kerros Helsinki Oy
- LINK Design and Development Oy
- NHG Finland Oy
- Nitor Creations Oy
- Nordkapp Creative Oy
- Parviainen Arkkitehdit Oy
- Pentagon Design Oy
- Profit Interior Oy
- Ryhmittymä: Sisustusarkkitehtitoimisto Profit Interior Weekday Gardener
- Ramboll Finland Oy
- Rune et Berg Design Oy
- S.E.O.S. Design Oy
- Siili Solutions Oyj
- Solidabis Solutions Oy
- Solita Oy
- Swanlake Strategy Oy
- Taiste Oy
- Tamora Oy
- Tieto Finland Oy
- Ryhmittymä; Unknown Oy, Suunnittelutoimisto Fyra Oy, Poem Company Oy, Shape Helsinki Oy ja Anu Lehto tmi
- Vincit Oyj
- Workspace Oy
- WSP Finland Oy
Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot ja ESPD-lomakkeessa on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vaatimuksia tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Osa-alueella 1 Adventure Club Helsinki Oy, Agile Work Oy, Ambientia Oy, Capgemini Finland Oy, CGI Suomi Oy, Huld Oy, Innolink Oy, Knowit Insight Oy, NHG Finland Oy, Nitor Creations Oy, Ramboll Finland Oy, S.E.O.S. Design Oy, Siili Solutions Oyj, Solidabis Solutions Oy, Swanlake Strategy Oy, Tamora Oy, Tieto Finland Oy, ryhmittymä; Unknown Oy & Suunnittelutoimisto Fyra Oy & Poem Company Oy & Shape Helsinki Oy & Anu Lehto tmi ja Vincit Oyj eivät joko täyttäneet soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia tai tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia ja nämä tarjoajat / tarjoukset suljetaan pois osa-alueelta 1.
Osa-alueella 2 Digimys Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen ja näin ollen tarjous suljetaan tarjouskilpailusta ja Kallan Co Oy ei täyttänyt soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia ja näin ollen tarjoaja suljetaan pois osa-alueelta 2.
Osa-alueella 3 ryhmittymänä tarjouksen tehneiden Profit Interior & Weekday Gardener ja Unknown Oy & Suunnittelutoimisto Fyra Oy & Poem Company Oy & Shape Helsinki Oy & Anu Lehto tmi eivät täyttäneet soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia ja näin ollen tarjoajat suljetaan pois osa-alueelta 3.
Perustelut tarjoajien/tarjousten poissulkemiseen on kuvattu tarkemmin perustelumuistiossa (liite 1).
Hankintayksikkö on 25.5.2022 pyytänyt Gofore Oy:ltä hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen annetun tarjouksen hinnoista ja kustannuksista. Hankintayksikkö on vastaanottanut selvityksen 25.5.2022 ja todennut että, vastaus selvittää riittävästi tarjouksen hintarakennetta eikä yhtiö ole vastauksen perusteella myöskään rikkonut ympäristö-, sosiaali- tai työlainsäädännön velvoitteita.
Muut tarjoukset täyttivät soveltuvuudelle ja tarjouspyynnön mukaisuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuutta ja tarjouspyynnön mukaisuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kaikilla osa-alueilla kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta. Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun 60 %.
Tarjousten vertailu perusteluineen sekä hinta- ja laatupisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevissa vertailutaulukoissa (liite 2, liite 3, liite 4). Laadun pisteytyksestä vastasi kaupungin muotoilun asiantuntijoista koostuva raati.
Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan osa-alueittain seuraavat tarjoajat:
Osa-alue 1: Palveluiden ja organisaation muotoilu
- Digitalist Group Oyj, 0997039-6
- LINK Design and Development Oy, 2251285-9
- Gofore Lead Oy, 1906590-4
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
- Futurice Oy, 1623507-4
- Deloitte Consulting Oy, 0555345-6
- Pentagon Design Oy, 1049233-6
- Solita Oy, 1060155-5
Tarjousten vertailussa Hellon Oy, Pentagon Design Oy ja Solita Oy saivat kokonaistaloudellisesti samat pisteet ja sijoittuivat jaetuille sijoille 7. ja 8. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että osa-alueelle 1 valitaan enintään 8 toimijaa, joten tasapisteille tulleiden tarjoajien keskinäinen järjestys arvottiin. Hankintayksikön suorittaman arvonnan tuloksena Pentagon Design Oy ja Solita Oy tulivat valituiksi puitesopimustoimittajiksi.
Osa-alue 2: Digitaalinen palvelumuotoilu etusijajärjestyksen mukaisesti
- Gofore Oyj, 1710128-9
- Futurice Oy, 1623507-4
- Solita Oy, 1060155-5
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
Osa-alue 3: Palveluympäristöjen muotoilu
- Design Office Koko 3 Oy, 3203099-2
- Rune & Berg Design Oy, 2419350-5
- Hellon Oy, 2135725-2
- Kuudes Kerros Helsinki Oy, 1873202-3
- Agile Work Oy, 2661604-9
- Pentagon Design Oy, 1049233-6
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Lisätiedot
Eeva Kauko, hankinta-asiantuntija , puhelin: 310 25218
Päätös tullut nähtäväksi 22.09.2022
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651